福利彩票游戲檔案特點(diǎn)解析

◎蔣大娟

自1987年中國福利彩票在我國發(fā)行和銷售以來，距今已有30多年的歷史。這些年來，福彩系統(tǒng)以“扶老、助殘、救孤、濟(jì)困”為宗旨，在推進(jìn)社會福利事業(yè)發(fā)展方面發(fā)揮了十分重要的作用，也形成了以福利彩票游戲檔案為主體的大量業(yè)務(wù)檔案。這些檔案記錄了福彩事業(yè)發(fā)展的歷程，在實(shí)踐中發(fā)揮著不容忽視的憑證和查考作用，是存史資政、輔助決策的重要載體，需要妥善保管和有效利用。與其他門類專業(yè)檔案不同，福利彩票的發(fā)行和銷售都是圍繞游戲這一軸心進(jìn)行的，因此福彩游戲檔案集中反映了福彩行業(yè)的特點(diǎn)。由于福彩游戲檔案本身的特殊性，也對其規(guī)范路徑提出了新的要求。本文將就其構(gòu)成、特點(diǎn)、歸檔范圍劃定原則和整理方法做一探討。

一、 福彩游戲檔案的構(gòu)成

福利彩票按游戲類型劃分，可分為即開票、電腦票和視頻型彩票三大類。福彩游戲檔案就是在各類彩票游戲的申請審批（包括申請開設(shè)游戲、申請變更審批事項(xiàng)、申請停止彩票游戲）、銷售、開（兌）獎以及即開票的銷毀過程中形成的具有保存價值的歷史記錄。

二、福彩游戲檔案的形成主體

福彩游戲檔案的形成主體包括了福彩發(fā)行機(jī)構(gòu)、福彩銷

售機(jī)構(gòu)和省級以下各級福彩機(jī)構(gòu)。根據(jù)各省管理體制不同，省級以下福彩機(jī)構(gòu)可為各地市福彩機(jī)構(gòu)或者派出機(jī)構(gòu)。

三、福彩游戲檔案的特點(diǎn)

（一）成套性強(qiáng)。所謂成套性，即是指某些事由之間有著比較密切的聯(lián)系。雖然可能時間跨度很大，但表現(xiàn)出較強(qiáng)的系統(tǒng)性，利用時需要互相參照、查證。福彩游戲檔案圍繞游戲的生命周期形成，一個游戲從申請審批到實(shí)施銷售再到開（兌）獎，直至停銷、銷毀，這就是它的生命周期。圍繞這個周期形成的文件材料無疑具有很強(qiáng)的成套性，整體反映了一個游戲的來龍去脈，利用時可以互相佐證。

（二）時間跨度大，具有動態(tài)性。福彩游戲檔案從第一份文件形成到最后一份文件歸檔，其間會持續(xù)很長時間。以雙色球?yàn)槔?003年2月16日上市至今已有十五載，每年都會形成大量的銷售和開（兌）獎文件。只要該游戲彩票沒有停銷，與之相關(guān)的文件材料繼續(xù)形成，其歸檔工作就不會結(jié)束。福彩游戲雖然按類型劃分只有三大類，但算上全國性游戲和地方游戲，每一類中具體游戲很多。這些游戲個體差異性強(qiáng)，形成的文件材料多少不一，結(jié)檔時間長短也不同，動態(tài)特征明顯。

（三） 審批類與日常銷售類并存。與登記類專業(yè)檔案（如婚姻登記檔案、社會組織登記檔案）不同，前者總體偏重于與公權(quán)力機(jī)構(gòu)往來過程中形成的文件材料，審批類文件材料占主體，行政色彩濃厚。彩票游戲文件材料的歸檔范圍則涵蓋了審批文件以及通過審批之后游戲投入市場進(jìn)行銷售形成的一系列文件材料，以及該游戲終結(jié)后處理相應(yīng)彩票形成的文件材料，并不僅僅局限于審批類文件。這些文件材料重要性程度各有不同，對保管期限的要求也存在 差異。

（四）涵蓋了多種門類和載體。由于福利彩票包括即開票、電腦票以及視頻票三大種類，且銷售渠道多樣，包括現(xiàn)有的福彩銷售場所、視頻型彩票銷售廳、電話售彩等，因此在發(fā)行和銷售過程中形成的文件材料并不單純僅有文書類，而是囊括了聲像、電子、實(shí)物等多種門類和載體。比如，即開票的樣票即屬于實(shí)物檔案；刻錄于不可改寫的存儲介質(zhì)的彩票銷售數(shù)據(jù)屬于電子檔案；通過專用搖獎設(shè)備進(jìn)行搖獎的全程錄像以及電話售彩形成的重要錄音文件即屬于聲像檔案，門類 較多。

（五）形成情況較為復(fù)雜。一般而言，民政專業(yè)檔案形成主體比較單一，如婚姻登記檔案的形成主體為婚姻登記機(jī)關(guān)，殯葬服務(wù)單位業(yè)務(wù)檔案的形成主體為殯葬服務(wù)單位，行政區(qū)域界線檔案的形成主體為民政部門的行政區(qū)域界線管理機(jī)構(gòu)。而福彩游戲檔案的形成主體則涵蓋了福彩發(fā)行機(jī)構(gòu)、銷售機(jī)構(gòu)以及地市福彩機(jī)構(gòu)或派出機(jī)構(gòu)。更為復(fù)雜的是，發(fā)行機(jī)構(gòu)和銷售機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)存在一定程度的交叉與重合。發(fā)行機(jī)構(gòu)也管銷售，銷售機(jī)構(gòu)也管審批，因此無法從性質(zhì)上將其形成的文件材料完全“一刀切”區(qū)分開來。由于審批制的存在，發(fā)行機(jī)構(gòu)與銷售機(jī)構(gòu)留存的游戲檔案不可避免存在一定重復(fù)，一般來講，銷售機(jī)構(gòu)的申請材料和發(fā)行機(jī)構(gòu)的批復(fù)文件兩級機(jī)構(gòu)都會 留存。

（六）利用主體多元、內(nèi)容敏感。雖然福彩游戲檔案日常利用主體主要為福彩發(fā)行和銷售機(jī)構(gòu)，但近年來，隨著福利彩票在千億元以上高位運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)持續(xù)增長和防控各種風(fēng)險(xiǎn)的壓力不斷增大，相關(guān)政府部門對福彩行業(yè)加強(qiáng)了監(jiān)管力度。審計(jì)機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等調(diào)閱檔案的頻次和數(shù)量明顯增多，福彩游戲檔案面對的利用主體更為多元。此外，《彩票管理?xiàng)l例》等法規(guī)、規(guī)范性文件均規(guī)定了對購買者（投注賬戶）和中獎?wù)叩膫€人信息的保密義務(wù)，在提供相應(yīng)的檔案利用時也需加以注意。因此，不論是從利用主體還是利用內(nèi)容來看，福彩游戲檔案的利用都承受著更高的社會關(guān)注度和敏感性。

四、歸檔范圍劃定原則

（一）不分票種設(shè)置總的歸檔范圍。由于即開票、電腦票和中福在線視頻型彩票不論是票種形式還是游戲規(guī)則都存在很大差異，歸檔范圍按理說應(yīng)當(dāng)分開劃定。但這樣會造成重復(fù)列出的文件材料過多，因此最好的做法是歸納出一個總的歸檔范圍，每一票種歸檔時，將與本票種有關(guān)的文件材料納入歸檔范圍，其他的忽略即可。例如，并非所有游戲都采用了電話銷售的方式,因此，沒有采用此類銷售方式的游戲文件材料歸檔時即可過濾掉電話銷售錄音文件 一項(xiàng)。

（二）以“我”為主。以“我”為主是界定機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的一項(xiàng)重要原則，目的是為了突出立檔單位的主體地位。這一原則在劃定福彩游戲文件材料的歸檔范圍時同樣適用。根據(jù)福彩文件材料的報(bào)批流程，發(fā)行機(jī)構(gòu)和銷售機(jī)構(gòu)留存的材料存在一定重復(fù)，以游戲申請開設(shè)為例，發(fā)行機(jī)構(gòu)和銷售機(jī)構(gòu)都會留存銷售機(jī)構(gòu)的申請材料。除了這些無法避免的重復(fù)之處外，我們在設(shè)定歸檔范圍時應(yīng)盡量本著以“我”為主的原則，區(qū)別發(fā)行機(jī)構(gòu)和銷售機(jī)構(gòu)留存的材料。還是以游戲申請開設(shè)為例，發(fā)行機(jī)構(gòu)的申請材料、民政部的審核意見和財(cái)政部的書面決定都交由發(fā)行機(jī)構(gòu)歸檔，而銷售機(jī)構(gòu)只需留存發(fā)行機(jī)構(gòu)的批復(fù)意見 即可。

五、整理方法

根據(jù)前述特點(diǎn)，福彩游戲檔案的整理工作應(yīng)順應(yīng)規(guī)律，以便于檢索利用和深度開發(fā)為導(dǎo)向，優(yōu)化整理原則和方法。

（一）以各游戲?yàn)橹骶€。由于福彩游戲檔案有著較強(qiáng)的成套性，相比其他普通文書檔案有著更高的利用率和利用需求，因此不宜將福彩游戲檔案與普通文書檔案混同在一起直接按年度、機(jī)構(gòu)、保管期限簡單分類管理，而應(yīng)按照專業(yè)檔案的規(guī)范要求單獨(dú)集中整理規(guī)范，保證文件材料整理齊全完整有序，既方便裝訂，也易于查找。

（二）分年度、問題按件進(jìn)行整理。福彩游戲檔案形成時間跨度長、數(shù)量大，涵蓋了三個或者四個不同的生命周期階段，處于一種需要長時間不斷收集、積累文件材料的過程，因此應(yīng)對每一種游戲分開不同年度、問題進(jìn)行整理。“問題”可分為審批、銷售、開（兌）獎和銷毀四個小類。本著“簡化整理、深化檢索”的原則，采用以“件”為整理單位的整理方式，以適應(yīng)福彩系統(tǒng)辦公自動化水平不斷提升的需要，與今后即將開展的電子文件歸檔工作做好 銜接。

（三）按相應(yīng)的順序進(jìn)行排列。按照前述分類原則，每個游戲同一年度同一小類的歸檔文件材料按照形成時間順序排列，一份文件為一件，從“1”開始編制件號。即使各小類文件材料之間因重要程度不同導(dǎo)致保管期限不一，這樣的排列編號順序也不會因其中部分檔案保管到期被移交（或者銷毀）而受到任何影響。各小類之間按照審批文件在前，銷售文件、開（兌）獎文件、銷毀文件依次在后的順序排列；不同游戲檔案之間按照游戲批準(zhǔn)開設(shè)的時間順序排列。需要注意的是，整理時，不同游戲、不同年度，不同問題（小類）的歸檔文件材料不要放入同一檔案盒，以免發(fā)生混淆，給后續(xù)工作造成 不便。