淺談如何做好實驗室檔案管理

張玉玉

合肥供水集團水質(zhì)檢測中心，安徽合肥 230000

1 檔案管理工作的重要性

1.1 體現(xiàn)整體社會意義，是未來發(fā)展的需要

檔案在形成初期，是服務(wù)于某個單位或者個人的，具有局部價值，滿足當(dāng)前工作的需要。也就是說做好檔案管理工作，可以為當(dāng)下單位的各項經(jīng)營業(yè)務(wù)服務(wù)，或者為個人提供檔案查詢和利用服務(wù)，具有一定的現(xiàn)實意義。同時，如果從長遠的角度來看，在檔案形成較長一段時間后，檔案管理人員將具有長遠價值的檔案信息整合起來，成為社會發(fā)展的文化財富。能夠真實地反映歷史面貌，使得國家的歷史文化傳承下去，具有一定的歷史意義。此外，檔案管理工作的性質(zhì)決定了它是一項服務(wù)性的工作，所以可以為黨和國家各項建設(shè)事業(yè)，包括企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)、事業(yè)單位的管理、機構(gòu)的科學(xué)研究和宣傳教育等服務(wù)，從而解決社會經(jīng)濟問題，提高經(jīng)濟效益和社會效益。所以說，檔案管理工作能體現(xiàn)整體的社會意義，是為當(dāng)前工作和未來發(fā)展服務(wù)的，為我國歷史和文化的傳承發(fā)展做出一定貢獻。

1.2 檔案管理工作能體現(xiàn)企業(yè)的管理水平和工作業(yè)績

檔案管理工作是企事業(yè)單位管理工作的一部分，實驗室檔案管理可反映實驗室管理水平和檢驗質(zhì)量，從而體現(xiàn)企業(yè)整體管理水平與工作業(yè)績。如果對檔案管理工作不重視，檔案就會出現(xiàn)不完整、信息不準(zhǔn)確等問題，從而影響企事業(yè)單位各項經(jīng)營生產(chǎn)活動的進行。而對企業(yè)各項業(yè)務(wù)的影響則會阻礙企事業(yè)單位在其他方面的管理，從而降低企業(yè)整體管理水平。此外，檔案作為國家機構(gòu)、社會組織和個人過去一切活動形式的記錄，是對社會實踐的一種原始記錄，具有原始性、憑證性，是原始的技術(shù)憑證和法律證據(jù)，也是開展調(diào)查研究的重要依舊，所以實驗室檔案管理是企事業(yè)單位管理者建章立制的基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)在制定決策時都要以檔案內(nèi)容為重要憑證，這樣才能建立和完善工作制度，保證各項業(yè)務(wù)活動的順利進行。如果檔案文件丟失，一方面會給工作造成困難，另外一方面檔案作為一種管理工作便無法充分發(fā)揮其管理價值，從而降低工作效率，降低企事業(yè)單位的管理水平。

1.3 具有宣傳教育和維護合法權(quán)益的作用

檔案文件作為一種原始性、直觀真實性、歷史性的文件材料，具有宣傳教育的重要價值。比如企事業(yè)單位在宣傳企業(yè)歷史文化，在宣傳某種思想意識的時候，通過檔案文獻，以影像、圖片或者書面的數(shù)據(jù)來展示，會給工作人員留下深刻的印象，從而更容易形成某種思想。黨和國家或者社會組織在向公眾宣傳某種價值觀念或講述某件重要歷史事件的時候，通過生動的檔案材料對人的心靈沖擊更大，從而使人感同身受，能更好地發(fā)揮宣傳教育的作用。

2 新時期檔案管理工作面臨的主要問題

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施問題

實現(xiàn)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理的基礎(chǔ)是擁有完整的基礎(chǔ)設(shè)施和計算機硬軟件設(shè)備，現(xiàn)階段雖然大多數(shù)企事業(yè)單位和機構(gòu)已經(jīng)開始實行數(shù)字化管理檔案，但在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上還有很大的提升空間。這主要是因為管理人員對于數(shù)字化檔案管理的認識不足，對網(wǎng)絡(luò)化管理檔案的重視程度不夠，所以部分檔案管理的計算機軟硬件設(shè)施還是無法滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。隨著檔案需求的增大以及檔案數(shù)量的增多，很顯然使用傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不可行，而加強更新計算機軟件系統(tǒng)，加強硬件設(shè)備建設(shè)才是提高檔案管理的關(guān)鍵。

2.2 管理人員問題

在信息化發(fā)展的背景下，檔案管理工作者不僅僅是檔案的管理者，更是檔案信息內(nèi)容的收集者、整理歸納者以及信息的分享和傳播者。也就是說在新時期檔案管理人員的職能范圍擴大，從單純的管理者變成了信息服務(wù)者，要為企事業(yè)單位所有工作人員或社會公眾提供服務(wù)。但是一方面由于檔案管理人員本身專業(yè)能力不足，對信息化檔案管理的認識不夠，因而無法適應(yīng)檔案管理的發(fā)展。管理人員對計算機信息技術(shù)的掌握程度低，缺乏檔案信息系統(tǒng)的管理方法和經(jīng)驗，所以也會對實現(xiàn)高效的檔案管理產(chǎn)生阻礙。另一方面檔案管理人員的待遇往往是實驗室工作中最低的，工作人員工作積極性和責(zé)任心不強，領(lǐng)導(dǎo)對于實驗室檔案管理人員并不重視，沒有意識到檔案管理的重要性。所以需適當(dāng)提高檔案管理人員的工資待遇，將檔案管理的思想灌輸?shù)饺w員工中，使每一名員工都能感受到檔案管理的意義。

2.3 管理范圍和管理制度問題

企事業(yè)單位和機構(gòu)的信息檔案內(nèi)容繁多，包括各種基礎(chǔ)性資料、財務(wù)資料和管理資料等，這些資料的收集和管理部分單位或機構(gòu)還沒有明確管理范圍，哪部分資料應(yīng)歸哪個部門管理，管理人員的具體職責(zé)未完全確定。如果管理范圍和管理職責(zé)不明確，則會出現(xiàn)管理混亂的問題，甚至可能出現(xiàn)檔案丟失的情況。此外，實驗領(lǐng)導(dǎo)雖關(guān)注檢驗檢測工作，但是由于不重視檔案管理工作，所以許多實驗室還沒有建立起完善的檔案管理制度，檔案人員一般都身兼數(shù)職，每一個科室自己管理自己的檔案，科室之間缺乏聯(lián)系，檔案管理水平參差不齊。

2.4 信息安全問題

盡管我們國家一直在加強網(wǎng)絡(luò)信息安全管理，在不斷研究和開發(fā)防入侵防病毒系統(tǒng)，但對于大部分單位或機構(gòu)來說，其在進行網(wǎng)絡(luò)化管理檔案時還缺乏有效的信息安全措施。這是因為一方面計算機軟件和計算機網(wǎng)絡(luò)本身就存在不完善和不穩(wěn)定的情況，另一方面對于黑客的入侵和病毒的入侵防不勝防，一旦攻入到單位的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)則會給單位造成巨大的損失，導(dǎo)致檔案信息無法被高效利用。

3 對新時期實驗室檔案管理的基本要求

3.1 依據(jù)準(zhǔn)則制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)范

檔案管理的目的是提供檔案信息為實驗室檢驗檢測服務(wù)，根據(jù)《檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)認定評審準(zhǔn)則》的規(guī)定，檢驗檢測實驗室必須要建立相關(guān)文件控制程序，評審客戶要求、標(biāo)書和合同的保持程序，對這些內(nèi)容進行檔案資料管理可解決檔案分散零亂的問題。任何單位機構(gòu)的實驗室檔案管理工作，為保證工作順利開展，都必須要先建立操作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在制定檔案管理操作流程規(guī)范時應(yīng)該參考檔案管理方面有關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，然后結(jié)合機構(gòu)實際的工作特點來進行，使得檔案管理操作規(guī)程符合相應(yīng)準(zhǔn)則。比如，按照準(zhǔn)則要求制定實驗室資料接收、歸檔、借閱和歸還程序；在人員管理方面制定人員出入檔案室程和人員檔案管理程序；在儀器設(shè)備方面制定相應(yīng)的歸檔程序和事故損失修復(fù)程序；另外還要制定檔案的銷毀程序，按照嚴格要求進行檔案銷毀。

3.2 對檔案管理人員的要求

檔案管理人員首先不管是在專業(yè)檔案管理知識上，還是在業(yè)務(wù)能力上都要滿足機構(gòu)單位實驗室檔案管理的要求，在上崗之前要按照程序，遵循準(zhǔn)則對其進行系統(tǒng)的培訓(xùn)，在考核通過之后必須是由單位或機構(gòu)通過書面文件任命才能夠正式上崗。對于單位或機構(gòu)來說，為確保實驗室檔案管理工作正常進行，試驗機構(gòu)的負責(zé)人除了要配備檔案管理人員外，還應(yīng)該特別指定候補檔案管理人員，這樣可避免由于檔案管理工作人員空缺，無法履行職責(zé)而影響檔案管理工作。

4 加強數(shù)字化檔案管理的對策

4.1 加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了使數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化管理檔案更加有效，提高檔案的利用率，首要做的是加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，比如重新布置網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)線，更新檔案管理軟件系統(tǒng)，引進技術(shù)含量較高的計算機硬件設(shè)備等。但是在滿足當(dāng)前檔案管理發(fā)展需求的同時，還要考慮到單位或機構(gòu)自身的未來發(fā)展，所以在進行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)時還應(yīng)該確保這些基礎(chǔ)設(shè)施可以適應(yīng)單位或機構(gòu)整體事業(yè)發(fā)展特點。具體來說，基礎(chǔ)設(shè)施包括抽樣工具、物品制備、數(shù)據(jù)處理和分析等檢驗檢測設(shè)施，所有設(shè)備設(shè)施的技術(shù)指標(biāo)和功能都要滿足要求，對設(shè)備儀器進行跟蹤檢測和維護，保證檢驗結(jié)果的準(zhǔn)確性，通過數(shù)字監(jiān)控手段對實驗室的環(huán)境進行監(jiān)督和記錄。

4.2 提高管理人員服務(wù)能力

人員檔案管理是實驗室檢驗檢測質(zhì)量的保障之一，實驗室關(guān)于人員的檔案包括各種工作人員如抽樣和檢測人員、操作設(shè)備人員、技術(shù)人員等檔案內(nèi)容，對人員的資質(zhì)、能力、教育培訓(xùn)等進行記錄確認。在檔案管理人員能力提升上，首先是要改變他們傳統(tǒng)的管理理念，使他們充分認識到利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行檔案管理的必要性和重要性。其次，豐富管理人員的專業(yè)知識，提高他們在檔案管理方面的專業(yè)能力。

4.3 明確管理范圍和具體職責(zé)

為了避免檔案信息因管理不當(dāng)而出現(xiàn)丟失、損壞等問題，單位或機構(gòu)有必要建立一套檔案管理制度體系，通過制度來提高實驗室工作人員的積極性，約束檔案管理人員的行為，提高他們的責(zé)任意識，明確自己的工作職責(zé)。其次，應(yīng)對檔案內(nèi)容進行合理的分類歸納，確定每一類型的管理范圍，并及時收納和補充新的檔案信息。另外，實驗室應(yīng)建立專門檔案管理部門，進行全面質(zhì)量管理和檔案管理的系統(tǒng)化教育培訓(xùn)，一線檢驗檢測科室需要配合檔案管理的工作，檔案人員不僅要對資料文件進行管理，還要充分了解實驗室的工作流程，減少實驗室各個科室間的重復(fù)性工作。

5 結(jié)語

檔案管理工作不管是對企事業(yè)單位或機構(gòu)各項業(yè)務(wù)工作的展開，還是對經(jīng)營決策的制定，對于個人、國家和集體權(quán)益的維護，對于整個社會經(jīng)濟的發(fā)展都具有重要的作用。在新時期，要做好檔案管理工作，則需要加強管理制度方面的建設(shè)、加強信息化管理并做好信息安全維護工作，科學(xué)規(guī)范的檔案管理體現(xiàn)的是一個單位或機構(gòu)的管理水平，也能實現(xiàn)檔案的最大價值和檔案管理人員的自身價值。

[1] 范立榮.檔案管理基礎(chǔ)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2013.