淺析辦公自動化的現(xiàn)狀與發(fā)展方向

王勤

摘 要：辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）系統(tǒng)，是利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)和現(xiàn)代辦公設(shè)備構(gòu)成的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，輔助管理人員進(jìn)行各種辦公活動。實(shí)現(xiàn)辦公自動化建設(shè)的目的是為了讓決策更加的有效。利用辦公自動化，或者是數(shù)字化辦公的實(shí)現(xiàn)，對管理組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，并且進(jìn)行管理體制的調(diào)整，在效率提高的情況下，切實(shí)增加協(xié)調(diào)辦公能力，讓決策更加一致，提高決策的實(shí)際效能。推行辦公自動化是高等學(xué)校在信息時(shí)代的必然選擇。

關(guān)鍵詞：辦公自動化 電子信息技術(shù) 現(xiàn)代辦公設(shè)備

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）10（c）-0185-02

1 辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀

辦公自動化的實(shí)質(zhì)就是提高工作效率。在全球信息化、網(wǎng)絡(luò)化的背景下，我們的工作方式及生活方式正在發(fā)生著重大的改變，提高信息化建設(shè)成為社會各個(gè)階層發(fā)展的必然趨勢。但在實(shí)際的應(yīng)用中存在以下問題。

1.1 辦公自動化與上網(wǎng)相混淆

辦公自動化是利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)，接合現(xiàn)代辦公設(shè)備，輔助管理人員進(jìn)行各種多樣的辦公活動。但在實(shí)際操作中卻很容易與上網(wǎng)相混淆。以政府上網(wǎng)工程為例，政府部門把一些政務(wù)信息到Internet上，進(jìn)而在網(wǎng)上建立與老百姓溝通的渠道，以實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開和政府行為接受監(jiān)督的目的。但是實(shí)際效果并不是特別的明顯，究其原因，主要是政府公開網(wǎng)站上發(fā)布的政務(wù)信息多數(shù)是靜態(tài)，實(shí)質(zhì)進(jìn)展性的工作很少。及時(shí)性、實(shí)質(zhì)動態(tài)性的信息相對較少。很多部門將上網(wǎng)工程與辦公自動化混為一談。以為政務(wù)公開了就是實(shí)際了辦公自動化。其實(shí)不然，辦公自動化工程要求我們要把內(nèi)部工作利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)真正地實(shí)際數(shù)字化辦公，進(jìn)而優(yōu)化管理組織結(jié)構(gòu)，提高辦事效率。政務(wù)公開屬于政府的外網(wǎng)建設(shè)，只有內(nèi)部真正實(shí)際辦公自動化，才能更及時(shí)有效地發(fā)布信息，實(shí)現(xiàn)動態(tài)化辦公，做到真正的政務(wù)公開，真正的為民服務(wù)，與老百姓溝通，并接受社會及大眾的監(jiān)督。

1.2 辦公自動化的數(shù)字程度尚處于初級階段

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的高速發(fā)展，辦公軟件理論與技術(shù)也得到了快速的發(fā)展，這對于實(shí)現(xiàn)辦公自動化是有很大的促進(jìn)作用的。但是目前想要達(dá)到真正意義上的數(shù)字化辦公還是很一定的距離的。我們的數(shù)字化辦公程序還處于初級階段。所謂數(shù)字化辦公即幾乎所有的辦公業(yè)務(wù)都在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)。這勢必對我們現(xiàn)有的管理體制有一定的沖擊，使現(xiàn)有管理體制發(fā)生變革，同時(shí)現(xiàn)有的工作習(xí)慣、工作方式和法律體系亦會發(fā)生變化。而這些變化并不是我們短時(shí)間內(nèi)能操控和修正的，是需要時(shí)日來慢慢改變和適應(yīng)的。盡管如此，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。

2 辦公自動化發(fā)展方向

數(shù)字化辦公不同于傳統(tǒng)的OA，也不等同于MIS的建設(shè)，它的基礎(chǔ)是Intranet網(wǎng)絡(luò)平臺，將整個(gè)內(nèi)部看成一個(gè)整體，依托網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，對所有的用戶進(jìn)行集中管理，對所有的網(wǎng)絡(luò)資源分層授權(quán)，自上而下，行之有效的進(jìn)行管理、操作和分配。

辦公自動化經(jīng)歷了這幾年的發(fā)展，已經(jīng)被我們所接受并有所了解。大到政府，小到企業(yè)都在不同程度的提倡并實(shí)踐著數(shù)字化辦公。深入理解管理以及搜集相關(guān)的信息是辦公自動化最根本的工作內(nèi)容，這些也是實(shí)現(xiàn)辦公自動化的方式方法。辦公軟件是辦公自動化的關(guān)鍵，也是決定辦公自動化能否真實(shí)高效的關(guān)鍵。同時(shí)，數(shù)字化辦公環(huán)境下的硬件也是必不可少的。安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是數(shù)字化辦公的基礎(chǔ)及保障，數(shù)字化辦公是具有開放性的，這就使得安全的信息以及使用的分層需要靠授權(quán)來完成，這也是數(shù)字化辦公系統(tǒng)啟用的必要條件，這樣做，就使得信息得到共享以及開放。隨著越來越多的人加入到辦公自動化，使得移動辦公協(xié)同工作越來越重要，我們可以隨時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)處理工作，使得工作的效率得到大大地提升，同時(shí)也使得辦公的費(fèi)用減少了。安全性控制功能是辦公自動化系統(tǒng)安全應(yīng)用的前提條件。辦公自動化系統(tǒng)安全控制功能，就是指針對一些辦公自動化中出現(xiàn)的不正常行為的用戶的進(jìn)入，以及一些內(nèi)容的具體限制，以及加上密碼。

3 高校推行辦公自動化的必要性

推行辦公自動化是高等院校在信息時(shí)代的必然選擇，也是高等院校自身建設(shè)、改革和發(fā)展的必然要求。

（1）推行辦公自動化是學(xué)校科學(xué)管理的需要。通過集成處理與發(fā)布信息平臺，可以有效解決信息收集、處理和發(fā)布問題，實(shí)現(xiàn)資源共享，更能推動各部分間的高效協(xié)同工作。同時(shí)，高校管理者也可以通過信息平臺，隨時(shí)了解學(xué)校各部門的工作進(jìn)度、學(xué)校運(yùn)行情況，做到及時(shí)交流與溝通，提高管理和決策的水平；通過辦公自動化，還可以規(guī)范工作流程，剔除不必要的程序運(yùn)作，節(jié)省時(shí)間，提高效率；同時(shí)還可以明確每個(gè)部分及每個(gè)責(zé)任人的職責(zé)，增加工作的責(zé)任心，最大限度的減少部分之間的相互扯皮和推諉。

（2）推行辦公自動化是現(xiàn)在高校多校區(qū)辦公的需要。隨著高校管理體制的改革和高校布局結(jié)構(gòu)的調(diào)整，現(xiàn)在高校一般都會有多個(gè)校區(qū)，且地理位置各異，傳統(tǒng)辦公方式就難于滿足上傳下達(dá)的及時(shí)性及有效性，這就迫切要求數(shù)字化辦公的出現(xiàn)。

（3）推行辦公自動化是高校移動辦公的需要。隨著開放性程序的不斷提高，高校領(lǐng)導(dǎo)外出參加學(xué)術(shù)研討及考察已經(jīng)是成為經(jīng)常性的常規(guī)工作。這時(shí)移動辦公的優(yōu)勢就顯現(xiàn)出來了，領(lǐng)導(dǎo)可以不受時(shí)間和空間的約束，隨時(shí)隨地的辦公。

（4）推行辦公自動化是高校提高效率、節(jié)約成本的需要。無紙化辦公在節(jié)約大量紙張油墨等耗材的同時(shí)，更能使信息傳遞及時(shí)快速，節(jié)省大量時(shí)間成本及人力成本，同時(shí)提高工作效率及管理水平。

（5）推行辦公自動化是高校信息溝通、民主管理的需要。在辦公自動化環(huán)境下，可以設(shè)置一個(gè)交流區(qū)，高校領(lǐng)導(dǎo)這樣能夠比較好地聽到師生的建議和意見。網(wǎng)絡(luò)本身便是匿名的，在這種情況下師生可以將自己的想法說出來，對于這些問題，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)部門也能夠根據(jù)針對性來進(jìn)行答復(fù)和解決，這樣能夠提高高校管理工作本身的有效性。實(shí)施辦公自動化也能夠讓院務(wù)公開，教職工可以根據(jù)自動化系統(tǒng)的相關(guān)信息來了解工作開展的情況，提高高校管理的民主性。

4 順利推行高校辦公自動化工作的建議

4.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，更新觀念

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，更新觀念是高校推行辦公自動化的基礎(chǔ)。高校辦公自動化涉及到高校工作的方方面面，需要高校領(lǐng)導(dǎo)的重視，并積極提倡。這樣才能將辦公自動化落到實(shí)處，使人人都能更新觀念，積極配合學(xué)校的數(shù)字化建設(shè)。

4.2 加強(qiáng)管理，科學(xué)規(guī)劃

辦公自動化是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，它涵蓋高校管理的方方面面，這就需要加強(qiáng)管理，科學(xué)規(guī)劃，突出時(shí)效，逐步實(shí)施。做到由急到緩，由簡到繁，結(jié)合實(shí)際需要，不斷補(bǔ)充、調(diào)整，真正建成適合本校需要的高效完善的辦公自動化系統(tǒng)。

4.3 制訂制度，健全機(jī)制

高校在辦公自動化系統(tǒng)推進(jìn)的時(shí)候，需要根據(jù)本校的實(shí)際情況，進(jìn)行相關(guān)規(guī)章制度的完善和健全，從而保證系統(tǒng)本身的安全、保證管理的科學(xué)性、信息的有效性以及文件發(fā)布的嚴(yán)肅和規(guī)范。并且還需要做好考核和檢查工作，并且還應(yīng)該定期派人進(jìn)入到各個(gè)部門中去檢查相關(guān)情況，需要定期進(jìn)行考核，并且還應(yīng)該組織經(jīng)驗(yàn)交流，從而推動辦公自動化更好的進(jìn)行。

總之，高校辦公自動化系統(tǒng)的實(shí)施和應(yīng)用是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，辦公自動化的順利實(shí)施與管理者、參與者的觀念、素質(zhì)，學(xué)校的硬件、軟件配置、管理水平以及資金狀況密切相關(guān)，的以，我們必須進(jìn)行充分細(xì)致的調(diào)查和縝密的分析，堅(jiān)持以需求為導(dǎo)向，選擇適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)功能并不斷完善，敢于發(fā)現(xiàn)問題、正視問題、解決問題，以應(yīng)用促發(fā)展。

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