現代企業檔案管理模式與創新思考

曹磊

摘 要：檔案作為企業管理中的的重要環節，為企業發展提供數據信息支持，在當前的發展趨勢當中，對檔案進行現代化管理已經成為了主流，但是由于技術的局限性和一些歷史問題，在進行檔案管理工作時，難免會碰到一些問題，對檔案的管理工作產生影響，譬如管理人員的檔案管理知識儲備不足，操作不合規；標準化水平較低；另外，對于檔案管理工作的重視不夠，導致投入不足等。而如何改變現有的檔案管理模式，進行檔案管理的創新與發展成為了檔案工作人員需要思考的問題。筆者根據相關文獻，從檔案管理當中存在的問題出發，對當前檔案管理存在的不足進行討論，并討論如何進行檔案管理模式的創新。

關鍵詞：檔案管理；現代企業；創新斯考

隨著計算機和網絡技術的應用，以及科技的突破和經濟環境的改變，現代企業檔案管理也發生了巨大的改變，網絡化為檔案工作的發展提供了巨大的空間，應用計算機網絡技術使檔案的服務功能得到明顯提高。現代化檔案管理是指在檔案管理中注入現代化技術和管理理念，并借助現代化設備來進行檔案的管理工作，以做到檔案管理的高效和智能化，讓檔案管理工作的管理水平不斷提高，為了讓檔案管理工作不斷完善，我們需要對當前檔案管理中存在的問題進行分析并提出解決對策，來實現現代化檔案管理的進步。

1 現代企業檔案管理存在的問題

1.1 創新意識不足

目前，許多檔案管理人員受到傳統檔案管理思想的束縛，無法跳出圈子來看待問題，沒有革新意識，沒有改革覺悟，導致檔案管理工作一直止步不前，沒有突破。也正是因為檔案管理創新意識的缺乏以及創新手段的匱乏，導致了目前檔案管理出現瓶頸，嚴重的制約了現代企業檔案管理的進步[1]。

1.2 企業的檔案管理體制仍處于舊式傳統管理

隨著社會的信息化發展，知識管理和信息管理的意識在現代企業中所占的比重越來愈大，管理意識也越來越強，通過辦公自動化及信息管理等手段應用來促進企業信息化的發展[2]。但現實的企業檔案管理模式卻一直處于傳統、舊式管理，檔案未實現信息化及共享，且分散管理于每個部門中，沒有進行有效的檔案整合及科學的規劃。

1.3 檔案工作人才缺口較大

隨著檔案管理的發展，對于檔案管理人員的綜合素質也有了新的要求，但是就目前檔案管理人員的情況來看，綜合素質偏低，在管理水平上比較欠缺，在檔案管理上束手束腳，技術應用方面也存在較大的局限性，管理水平和檔案業務精通的綜合性復合人才更是少之又少。由于檔案工作人員的技術水平局限性，在當前的網絡環境下，無法使用當前的網絡技術來進行檔案的管理工作，使檔案管理的效率大打折扣，也無法使當前的管理技術得到進步。

1.4 對檔案管理工作不重視

現今，社會各界對于檔案管理工作的認知不足，導致了對檔案管理工作不夠了解，也正是因為認知不足，對于檔案管理也不夠重視，在進行檔案管理時資金投入不足[3]。導致在進行檔案管理時要么場地不足，要么設備落后，更有甚者基本管理軟件技術落后，導致在進行檔案管理時，無法滿足現有的工作需求，也無法進行數字化建設，這就讓檔案管理水平止步不前，嚴重制約了檔案管理水平的提高。

1.5 管理軟件缺乏統一標準，體制僵化

對于整個檔案管理來說，其自身具有工作量大、工作分散性以復雜性特點，為了對其進行有效的管理，一般都會進行管理軟件的應用，但是目前對于檔案管理軟件并沒有一個統一的標準。在管理軟件的開發上面，并沒有以國家為主導的，標準化的軟件出臺，基本都是自主研發的一些管理軟件，不僅不符合國家設計標準，功能單一，軟件的一些篩選計算功能低下，數據庫容量小以及共享性差。這給檔案的管理帶來了許多的困難，再加上管理體制的僵化，嚴重的阻礙了檔案管理的發展進程[3]。

2 現代企業檔案管理模式創新思考

2.1 加強檔案管理工作的制度化和標準化建設

檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎。檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的[4]。信息時代，檔案信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準來進行規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現代化各項工作的有效實現，遵循標準，推進標準。

2.2 大力進行高素質的檔案人員培養

在整個檔案管理創新與發展中，檔案工作人員有著極其重要的作用，為了提高檔案管理的水平，提高檔案管理的效率，加強檔案管理的規范性，就必須從檔案管理員工入手，來進行檔案管理工作的建設。加強檔案工作人員的工作能力，要定期對工作人員來進行培訓，將現行的一些技術手段和先進設備的使用方法進行傳授，還有在新形勢下的檔案管理所必須具備的網絡操作技術，也必須進行教導，例如一些基本的計算機操作技術，多媒體技術以及一些微縮攝影技術等等，將一切涉及到檔案管理工作的相關技術做好普及，確保工作人員在進行實際操作時能夠不出問題，確保檔案工作的順利進行。

2.3 加大資金的投入，進行技術的引進和革新

數字化建設需要有較高的資金投入和較高的技術投入，尤其是在進行數據庫建設時，需要投入大量的人力物力來進行新技術的開發和研究。數據庫技術的應用是數字化管理的核心，也是實現現代化管理的重要環節。利用計算機技術，經過編程和處理能夠讓其對數據庫中的數據和資料進行計算和分析，以檢索出自己所需要的信息，從數據庫技術的工作原理上，我們可以發現，它實際上是對數據進行管理和處理的一門信息處理技術。在進行實際應用當中，我們可以利用這門技術進行數據的分析、檢索和處理并且能夠對其進行不斷的補充擴展和更新。因此，在建立數字化管理中心時，必須要加強數據庫技術的使用，提高檔案的管理能力和管理水平。為了實現檔案現代化以及數字化管理，進行管理模式的創新，就必須要加大資金投入比例，進行技術的創新和引進，才能讓技術和設備、人才到位，才能實現管理的優化。

2.4 對檔案的工作機制進行開拓創新

在企業檔案事業發展的幾十年里，雖然已經有了一定程度的發展，也取得了一定的成績，但隨著社會的不斷進步和發展，市場經濟逐步的建立和完善，信息化和網絡化時代也逐步的到來，檔案管理工作開始面臨一定的挑戰和機遇。因此，檔案管理者要進一步拓寬視野，對檔案管理機制積極的進行探索和創新實踐，不斷的拓寬服務的領域和范圍，對服務的方式和機制要改進方式，完善手段，大膽實踐，讓企業檔案管理對企業經濟發展發揮出應有的作用[5]。

3 結語

在當前的社會經濟環境下，進行現代企業檔案管理模式的轉變和創新是時代發展的必然訴求，我們要正確的認識到現階段檔案管理的不足，并針對這些不足做出改變和調整，來促進現代企業檔案管理的發展和進步，創新和突破，提高現代企業檔案管理的水平。

參考文獻

[1]吳芳.科技企業中的檔案管理問題與創新思考[J].中國管理信息化，2017，20（04）：172-173.

[2]周宏.國有企業檔案管理的創新思考[J].現代經濟信息，2016，（02）：45.

[3]溫碧梅.對企業檔案管理創新工作的探討[J].辦公室業務，2012，（11）：61.

[4]鞏穎勤.企業檔案管理創新工作的思考[J].河南理工大學學報（社會科學版），2008，（03）：342-345.

[5]黃平.國有商業銀行省級分行經營管理體制研究[D].西南財經大學，2000.endprint