王穎

摘 要：檔案材料是重要的記錄性材料，主要的功能是對重要信息進(jìn)行記錄。檔案材料的種類也比較多，除了常見的個(gè)人信息檔案、實(shí)物檔案等材料之外，檔案管理人員還需要對重大的活動信息記錄存檔，這種檔案材料的特殊性使其管理工作開展的難度也相對比較高，因此在重大活動類型的檔案的收集工作之中存在很多問題，只有對這類管理問題給出合適的處理方式，才能保證這類檔案材料被有效保存。本文根據(jù)對管理重大活動類型的檔案材料的管理經(jīng)驗(yàn)，對待解決問題以及應(yīng)對對策進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：重大活動檔案；收集；問題；對策

當(dāng)企業(yè)根據(jù)經(jīng)營需求組織了重大活動，或者社會開展的大規(guī)模的社會活動時(shí)，相關(guān)人員需要對活動開展的基本情況進(jìn)行記錄，并將記錄數(shù)據(jù)進(jìn)行存檔，這種檔案也是檔案館的管理人員的重點(diǎn)管理對象，但是在對這類檔案材料實(shí)施管理的時(shí)候，常常會出現(xiàn)管理問題，導(dǎo)致重大活動的檔案材料出現(xiàn)缺失的問題，因此檔案管理人員必須要根據(jù)相關(guān)檔案管理規(guī)范，來改變重大活動檔案材料的管理現(xiàn)狀，保持這類檔案材料的完整性，本文根據(jù)對重大檔案材料管理體系的了解，對當(dāng)值管理水平低的原因以及解決管理問題的方法進(jìn)行分析。

1 主要問題分析

在對重大活動這個(gè)類型的檔案進(jìn)行收集與管理的時(shí)候，筆者發(fā)現(xiàn)了以下幾種管理問題，這些問題給檔案處理工作帶來了極大的負(fù)面影響。

1.1 概念問題

重大活動實(shí)際上是一個(gè)比較模糊的概念，一些管理人員并沒有認(rèn)真地閱讀檔案管理的相關(guān)規(guī)范，因此并沒有對重大活動這個(gè)概念進(jìn)行明確，這也就導(dǎo)致管理工作難以開展到位，管理人員并不能對開展的活動的重大程度進(jìn)行有效判斷，概念的不明確使得管理人員會漏掉一些活動的檔案，因此想要規(guī)范這種檔案的管理工作，管理人員就必須要先對重大活動這一概念進(jìn)行清晰地界定。

1.2 管理要求不明確

與一般的人事檔案相比，重大活動檔案的材料構(gòu)成相對復(fù)雜，不僅僅只有紙質(zhì)材料，還包括音像、實(shí)物等其他類型的材料，因此需要借助明確的管理要求來對各種材料進(jìn)行具體的管理，但是相關(guān)的管理規(guī)范中并沒有提出管理特殊材料的方法，這就給歸檔人員的工作造成了一定的困難。

1.3 收集工作問題

在管理概念不清晰，管理要求不明確的前提之下，檔案收集者的工作也面臨巨大困難，其中一個(gè)問題就是檔案材料的收集工作存在滯后性問題，當(dāng)檔案管理者接收到采集活動檔案信息的任務(wù)時(shí)，活動已經(jīng)結(jié)束，收集人員只能通過轉(zhuǎn)述等方法收集信息，檔案信息的準(zhǔn)確度也會有所欠缺。

1.4 協(xié)調(diào)問題

重大活動之中涉及到的檔案類型比較多，與之相關(guān)的工作人員也有很多，因此檔案收集者還需要對與活動相關(guān)的各個(gè)部門的基本信息材料進(jìn)行收集，收集工作開展的同時(shí)，管理人員還需要進(jìn)行協(xié)調(diào)與溝通，這類繁雜的工作使檔案管理人員的收集效率降低。

1.5 特殊檔案難收集

聲像檔案收集難這個(gè)長期困繞檔案收集工作的難題在重大活動檔案資料收集中也不例外，仍有個(gè)別同志把照片檔案當(dāng)作自己的私有財(cái)產(chǎn)，不愿意提供給檔案部門。

1.6 其他問題

收集工作啟動滯后，收集工作必然需要更多時(shí)間。概括而言，這個(gè)環(huán)節(jié)的工作通常需要三個(gè)步驟才能結(jié)束，第一步找到具體人員，說明收集內(nèi)容，展開收集工作；第二步協(xié)商確定收集時(shí)間、收集方式，辦理檔案收集相關(guān)事宜：第三步主動上門收集，辦理交接手續(xù)。一般情況下，這三個(gè)步驟下來， 已經(jīng)過去幾個(gè)月時(shí)間了。

重大活動檔案資料整理的復(fù)雜性，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是類型眾多，形式多樣。其中有紙質(zhì)檔案，也有電子文件、聲像檔案；有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的文件，也有形狀不一的圖形圖紙；有紙質(zhì)載體的文件材料，也有以光盤為載體的電子文檔；有單份裝訂的，也有匯集成冊的文件匯編，等等，這些不同類型、不同載體的檔案要按照規(guī)范分別進(jìn)行整理，程序繁雜。二是數(shù)量巨大的照片檔案， 需要一張張甄別。三是這些檔案資料本應(yīng)與各單位的文書檔案一起立卷整理，如此才能保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，現(xiàn)在單獨(dú)收集到檔案館后， 因無法與其它文書檔案一起整理，需要單獨(dú)確定檔案類別和整理方法等等，這些問題導(dǎo)致整理工作異常復(fù)雜。

2 解決對策分析

2.1 建設(shè)管理規(guī)范

黨的群眾路線教育活動很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，就是要求對存在的問題建章立制， 限時(shí)整改，因而能使“四風(fēng)”頑疾迅速得以糾正。重大活動檔案資料收集也要借鑒這種立竿見影式的解決問題方法。任何一項(xiàng)重大活動，都必須將形成的各種類型的檔案資料歸檔一份，交檔案部門保存。對此，檔案工作主管機(jī)關(guān)要出臺專門的重大活動檔案資料收集制度，對歸檔工作提出具體要求，尤其要明確歸檔范圍、時(shí)間和方式等，使相關(guān)部門人員明確職責(zé)，按制度開展工作。

2.2 做好籌劃工作

重大活動檔案資料的收集，爭取上級領(lǐng)導(dǎo)的重視很重要。為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)做好兩個(gè)方面的提前籌劃：一是檔案工作主管機(jī)關(guān)提前做好工作籌劃，努力爭取上級領(lǐng)導(dǎo)對重大活動的組織方提出明確的檔案收集歸檔要求，明確收集內(nèi)容、收集方式和收集時(shí)限；二是擔(dān)負(fù)檔案收集任務(wù)的部門和人員也要提前做好工作籌劃，適時(shí)展開收集工作，確保收集齊全，確保歸檔及時(shí)，確保移交及時(shí)。提前籌劃應(yīng)大力提倡的一種做法是：檔案工作主管機(jī)關(guān)及擔(dān)負(fù)檔案收集任務(wù)的部門人員，都應(yīng)將重大活動檔案資料收集列入年度工作計(jì)劃，作為年度工作的一項(xiàng)內(nèi)容，在實(shí)際工作中為檔案收集預(yù)留出必要的時(shí)間、人力和物力做保障，只有這樣，才能確保收集任務(wù)的順利完成。

2.3 采取跟蹤收集的方法進(jìn)行檔案收集工作

筆者建議盡可能從完善相應(yīng)制度機(jī)制來解決重大活動檔案收集中存在的問題。另外，筆者提出跟蹤收集這一概念，是覺得它不同于我們常講的主動收集。主動收集強(qiáng)調(diào)的是檔案部門主動去收集應(yīng)歸檔的檔案資料，而這種主動接下來會遇到各種各樣的問題，筆者更關(guān)注的是這些問題的解決過程，因而提出跟蹤收集這一概念。所謂跟蹤收集是指收集人員要密切跟蹤收集進(jìn)度，做到鍥而不舍，一而再，再而三地催收檔案，協(xié)調(diào)解決遇到的任何難題，直至收集任務(wù)最終完成，要有一種不達(dá)目的誓不休的態(tài)度，這也是解決重大活動檔案收集工作現(xiàn)實(shí)問題所不可缺少的。

3 結(jié)束語

重大檔案材料是一種極為特殊的檔案材料，只有對這種材料進(jìn)行有效管理，才能保證檔案管理體系的完整性。檔案材料的價(jià)值在于能夠真實(shí)地反映歷史信息，這類歷史信息具有的價(jià)值主要是研究價(jià)值，因此管理人員對重大活動類型的檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，首先需要對檔案材料的類型進(jìn)行區(qū)分，將這類檔案材料當(dāng)作管理工作之中的重點(diǎn)，借助合理的管理機(jī)制來進(jìn)行檔案的處理工作，從收集檔案工作開展規(guī)范檔案管理活動，實(shí)現(xiàn)高效管理重大活動檔案材料。

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