數(shù)字化背景下高校聲像檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

周 丹

（湖南工學(xué)院，湖南 衡陽(yáng) 421001）

高校聲像檔案能直觀、形象地再現(xiàn)高校教學(xué)、科研、學(xué)生管理、學(xué)校發(fā)展等各個(gè)方面的工作，記載著高校發(fā)展的歷史，是學(xué)校重要的檔案資源和寶貴財(cái)富。隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案數(shù)量和種類(lèi)在不斷增加，但也存在著一些問(wèn)題，直接影響了高校檔案工作的管理質(zhì)量和發(fā)展態(tài)勢(shì)，全面規(guī)范聲像檔案管理意義重大、刻不容緩。

1 數(shù)字化背景下聲像檔案存在的問(wèn)題

1.1 聲像檔案長(zhǎng)久保存難

眾所周知，紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間短，數(shù)字化檔案是用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行保存，雖然比紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間長(zhǎng)得多，但由于諸多因素的影響，還是存在不能永久保存的問(wèn)題。一方面，一般的硬盤(pán)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)在不動(dòng)用數(shù)據(jù)的情況下，可以保留三四十年。但是高校聲像檔案需要經(jīng)常讀取，由于硬盤(pán)的損耗等物理因素，硬盤(pán)的存儲(chǔ)期限會(huì)大大減少。另一方面，在人員工作交接的時(shí)候，由于一些人為的因素，也會(huì)存在檔案資料丟失的可能。

1.2 聲像檔案專(zhuān)業(yè)化管理難

目前，很多高校檔案專(zhuān)業(yè)人員稀缺，從事檔案工作的人員老齡化日益嚴(yán)重，很少有年輕的專(zhuān)業(yè)人員來(lái)從事檔案工作。在數(shù)字化檔案處理中，對(duì)專(zhuān)業(yè)化要求非常高，如對(duì)數(shù)據(jù)的錄入、數(shù)據(jù)的處理、數(shù)據(jù)的保存等，需要專(zhuān)業(yè)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行處理，并且還要求專(zhuān)業(yè)人員有足夠的耐心，做事要細(xì)心、謹(jǐn)慎。許多現(xiàn)任檔案人員不懂信息技術(shù)，沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)錄入、處理及保存存在這樣或那樣的問(wèn)題，檔案資料的存檔形同虛設(shè)。

1.3 聲像檔案充分利用難

高校數(shù)字化聲像檔案建設(shè)程序復(fù)雜、工作繁瑣，并且還需要耗費(fèi)較大的人、財(cái)、物等資源，但是大部分高校檔案利用都比較少，有人甚至不知道有數(shù)字化檔案存在，到用的時(shí)候還會(huì)去以前的檔案室找紙質(zhì)檔案。加之很多高校領(lǐng)導(dǎo)不重視，老師不精通業(yè)務(wù)，也導(dǎo)致數(shù)字化檔案的利用率一直偏低。很多高校教師和學(xué)生在查閱聲像檔案時(shí)，嫌麻煩，又不愿意用網(wǎng)絡(luò)查找，加之每次查找都需要有專(zhuān)業(yè)的人幫助，導(dǎo)致很可能難以找到自己所需要的聲像檔案資料。

1.4 聲像檔案制度保障難

在一些高校，由于思想認(rèn)識(shí)不到位，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到聲像檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致高校在實(shí)際工作中對(duì)聲像檔案的管理存在一些漏洞。一是聲像檔案管理制度不健全。許多高校沒(méi)有制定關(guān)于聲像檔案管理的規(guī)范性文件制度，沒(méi)有實(shí)行統(tǒng)一規(guī)范管理，聲像檔案分散在學(xué)校各個(gè)二級(jí)學(xué)院（系、部、處、中心），而這些部門(mén)單位的檔案管理人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)模糊、收集管理意識(shí)談薄，有的同志和部門(mén)單位甚至認(rèn)為聲像檔案屬于個(gè)人作品，不應(yīng)整理歸入學(xué)校檔案，導(dǎo)致很多聲像檔案沒(méi)有及時(shí)歸檔管理，散存于學(xué)校相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)單位和個(gè)別老師學(xué)生手上，使這部分聲像檔案一直處于分散、凌亂的“無(wú)家可歸”狀態(tài)，甚至可能損壞、丟失。二是有的高校雖然建立了相關(guān)管理制度，但由于制度執(zhí)行不嚴(yán)，甚至根本沒(méi)有執(zhí)行，導(dǎo)致聲像檔案的管理極不規(guī)范，隨意性很大，聲像檔案管理事故時(shí)有發(fā)生。

2 數(shù)字化背景下高校聲像檔案管理的對(duì)策

2.1 在硬件上注重提標(biāo)升級(jí)，力求檔案保存的永久性

目前數(shù)字檔案記錄載體有磁性、光學(xué)性、磁光性等幾種類(lèi)型。一般而言，我們不會(huì)使用軟磁盤(pán)來(lái)作為數(shù)據(jù)的載體，而是選擇光盤(pán)或者磁帶。我們對(duì)于永久性這個(gè)問(wèn)題，可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)，把那些特別重要的數(shù)據(jù)分為一類(lèi)，將他們放在較好的載體中。另一方面，由于對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的要求比較高，數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)空間要防塵、防磁、避高溫、避潮濕。還有就是要有專(zhuān)業(yè)人員定期進(jìn)行檢測(cè)數(shù)據(jù)的情況，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)的變化，看是否存在損壞、丟失的現(xiàn)象。一旦發(fā)現(xiàn)損壞丟失，應(yīng)立即采取專(zhuān)業(yè)措施，進(jìn)行防范或者補(bǔ)救。比如，數(shù)據(jù)重新錄入，改變數(shù)據(jù)的載體，改變載體的環(huán)境等等。此外，數(shù)字化聲像檔案管理還需要利用云存儲(chǔ)功能，將所有的檔案資料上傳到云數(shù)據(jù)庫(kù)中，利用網(wǎng)絡(luò)就能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的上傳和下載，實(shí)現(xiàn)檔案保存的長(zhǎng)久性。

2.2 在隊(duì)伍上注重選優(yōu)配強(qiáng)，力求專(zhuān)業(yè)人才干專(zhuān)業(yè)工作

高校檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作。提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，選優(yōu)配強(qiáng)高校檔案專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍，是做好數(shù)字化背景下高校聲像檔案管理的關(guān)鍵所在。在人員配備上，要盡量選用檔案理論知識(shí)扎實(shí)、能精通計(jì)算機(jī)使用、年齡在30歲左右、做工作細(xì)致有耐心的人。在逐步增加檔案專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍的基礎(chǔ)上，高校還要著力解決檔案管理隊(duì)伍穩(wěn)定性差的問(wèn)題，除了要改善檔案人員工作條件和福利待遇外，還要多方面關(guān)注關(guān)心他們的成長(zhǎng)，比如，要定期不定期開(kāi)展業(yè)務(wù)教育培訓(xùn)，不斷拓寬渠道，打通檔案管理人員的職稱(chēng)晉升通道和政治上升空間等等。

2.3 在技術(shù)上注重?cái)?shù)字化管理，力求檔案得到充分運(yùn)用

首先，要對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化采集。對(duì)于聲像檔案中的照片、圖表、影像視頻資料，可以利用掃描儀、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施，將照片圖表等資料全部輸入到專(zhuān)用電腦中，并對(duì)所有的資料進(jìn)行編碼、保存。同時(shí)，對(duì)于數(shù)碼膠片類(lèi)型的聲像檔案，可以利用轉(zhuǎn)換設(shè)備，裝換為數(shù)字格式，存于專(zhuān)用電腦，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化采集。其次，要建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。建立數(shù)據(jù)庫(kù)，是為了檢索、使用的方便快捷，為了更好地對(duì)聲像檔案進(jìn)行分類(lèi)管理。各高校可以根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行分類(lèi)，如教學(xué)數(shù)據(jù)庫(kù)、科研數(shù)據(jù)庫(kù)、教師學(xué)生個(gè)人信息數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)校重大活動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)等。最后，要對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行編目。編目工作是聲像檔案管理工作的重點(diǎn)難點(diǎn)，只有管理人員有效做好著錄編目工作，利用者才能方便快速檢索到所需的資料，真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的意義與價(jià)值。比如，我們要建立學(xué)生檔案，就可以通過(guò)學(xué)生的年級(jí)、學(xué)生所在學(xué)院、學(xué)生的學(xué)號(hào)等方面來(lái)進(jìn)行分類(lèi)編目。

2.4 在制度上注重常態(tài)長(zhǎng)效，力求檔案管理規(guī)范科學(xué)

高校檔案部門(mén)應(yīng)建立健全聲像檔案管理制度，其中，重要的制度要以學(xué)校名義下發(fā)，確保制度的權(quán)威性，使聲像檔案的收集、整理、保管及開(kāi)發(fā)利用等工作規(guī)范、有序開(kāi)展。一方面，要健全聲像檔案管理制度，包括收集歸檔制度、整理保管制度、開(kāi)發(fā)利用制度。要在現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)條件下，對(duì)聲像檔案的即時(shí)歸檔、整理保管和開(kāi)發(fā)利用等工作進(jìn)行細(xì)化、提出明確要求，確保聲像檔案信息來(lái)源真實(shí)有效，對(duì)涉密資料要嚴(yán)格按照有關(guān)保密工作的法律法規(guī)進(jìn)行，確保涉密檔案資料安全。另一方面，要建立聲像檔案管理工作檢查考核制度，把該項(xiàng)工作納入各業(yè)務(wù)部門(mén)單位的管理績(jī)效考核內(nèi)容，可根據(jù)各部門(mén)檔案工作任務(wù)輕重等實(shí)際情況，適當(dāng)增加或減少分值，確保考核權(quán)重科學(xué)，督促學(xué)校其他業(yè)務(wù)部門(mén)單位重視該項(xiàng)工作，有效發(fā)揮考核“指揮棒”的作用。同時(shí)，學(xué)校檔案管理部門(mén)每年要對(duì)學(xué)校聲像檔案資料的收集、整理、歸檔等工作開(kāi)展情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要督查有關(guān)部門(mén)單位進(jìn)行整改，確保聲像檔案管理制度落實(shí)落地。