信息公開制度下的高校人事檔案管理機(jī)制

高霞

摘 要：高校對(duì)人事檔案進(jìn)行有效管理，可以推動(dòng)高校順利轉(zhuǎn)型。而信息的公開又為檔案管理提出了新要求與依據(jù)。論文主要就高校中人事檔案相關(guān)管理工作在信息公開下的現(xiàn)存問題進(jìn)行探討、分析，并總結(jié)出完善管理機(jī)制的有效措施，以其為提升檔案管理質(zhì)量做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：信息公開；高校；人事檔案管理

引言

高校人事檔案主要指內(nèi)部人員各項(xiàng)經(jīng)歷、素質(zhì)水平等情況最為原始的記錄，對(duì)各方面信息進(jìn)行了集合。其中大多數(shù)可以公開，但一些涉及諸如隱私、財(cái)產(chǎn)等信息則需要保密。現(xiàn)階段，高校由于管理設(shè)施不完善等諸多因素的限制，使得檔案管理浮于形式，導(dǎo)致檔案信息存在很大的泄露隱患。

一、高校人事檔案管理現(xiàn)存問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善

現(xiàn)階段，人事檔案有紙質(zhì)與電子兩種形式的載體。一般來說職工檔案需要專門的檔案部門進(jìn)行保存，而學(xué)生資料則一般由學(xué)工處進(jìn)行保管。這兩個(gè)部門間較為獨(dú)立，并且其使用的相關(guān)管理軟件存在差異，無法進(jìn)行相互間的聯(lián)網(wǎng)操作，無法使軟件發(fā)揮其規(guī)模性與通用性等優(yōu)勢(shì)。此外，高校并不重視信息化在檔案方面的建設(shè)，導(dǎo)致檔案部門相關(guān)設(shè)施較為簡(jiǎn)陋，甚至諸如掃描儀等基本形式的電子設(shè)備也未備齊。此外，在對(duì)部分檔案進(jìn)行歸整時(shí)還需要進(jìn)行手工操作。再加之檔案人員專業(yè)技能較弱，嚴(yán)重阻礙了檔案管理向信息化的進(jìn)程。

（二）管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)不一致，無法對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行共享

檔案管理想要走向信息化，必須具備規(guī)范與統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。而高校中，不同檔案需要由不同單位進(jìn)行歸檔保存，學(xué)工處、檔案部門都擁有自身的管理機(jī)制，并以其工作對(duì)象為基礎(chǔ)，制定出檔案從收集至保存的一套標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致部門間無法對(duì)其管理目標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)一，也就不能使檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行充分共建或者是共享。

（三）檔案無法得到充分利用

高校對(duì)人事檔案進(jìn)行管理是從方便人才引進(jìn)相關(guān)政策的制定以及提升師資水平等目的出發(fā)的。而高校中檔案人員很多服務(wù)觀念十分滯后，其意識(shí)也較為淡薄，對(duì)人事檔案并不加以重視，導(dǎo)致人事檔案無法得到有效應(yīng)用，逐步成為擺設(shè)。高校想要實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型發(fā)展，必須重視對(duì)其檔案資源的管理，要對(duì)其整合、利用等方式進(jìn)行不斷優(yōu)化，要提升員工對(duì)檔案各方價(jià)值的認(rèn)識(shí)。否則，很容易使檔案人員對(duì)該工作心生厭煩，無法提升其檔案管理的使命感。

二、推動(dòng)人事檔案向信息化前進(jìn)的相關(guān)措施

（一）對(duì)管理理念進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，強(qiáng)化信息意識(shí)

長(zhǎng)期以來檔案管理都相對(duì)封閉，這種被動(dòng)形式的服務(wù)無法有效發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。此外，該工作的保密性使員工很少記錄、歸檔相關(guān)的動(dòng)態(tài)信息，導(dǎo)致歸檔不完善以及檢索的效率不高等問題。而在信息公開這一條件下，檔案部門需要改變自身管理觀念，將被動(dòng)形式的服務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)，以保密原則為基礎(chǔ)，幫助人事決策更為順利地制定。檔案機(jī)構(gòu)需要對(duì)其歸檔范圍進(jìn)行擴(kuò)張，可以建立諸如“人事卡”、“信息庫”等新型的目錄索引，利用數(shù)據(jù)庫將諸如人才信息和業(yè)績(jī)等材料推動(dòng)人事工作順利進(jìn)行。

（二）完善檔案的管理模式

檔案機(jī)構(gòu)不論是在人資結(jié)構(gòu)還是資源配置等方面都處于劣勢(shì)，若其不能對(duì)傳統(tǒng)模式進(jìn)行有效改善，必然無法提升其在信息業(yè)的位置。檔案部門在檔案資源方面有著獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，其檔案較為原始且真實(shí)，若可以對(duì)該檔案資源進(jìn)行有效挖掘、利用，會(huì)推動(dòng)檔案部門的發(fā)展。而現(xiàn)階段，高校中主要有集中、分散兩種檔案管理的模式。前者主要是把全校檔案移入檔案館進(jìn)行管理，后者則對(duì)人事檔案進(jìn)行分類歸檔，由不同檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行歸檔。前者可以對(duì)機(jī)構(gòu)、人員等進(jìn)行精簡(jiǎn)，使其檔案設(shè)施可以得到有效應(yīng)用，有利于檔案資源及時(shí)共享。而后者主要遵循相關(guān)法律，確保黨可以有效管理干部。

高校需要結(jié)合檔案實(shí)際，實(shí)現(xiàn)檔案管理的資源化、科學(xué)化。首先，可以進(jìn)行人事管理網(wǎng)的構(gòu)建，比如可以建立相應(yīng)的檔案委員會(huì)，并給予檔案成員相關(guān)權(quán)利、職責(zé)。其次，要將公開、保密兩類檔案進(jìn)行區(qū)別處理，可將前者放入集中模式，而后者應(yīng)由相應(yīng)行政部門進(jìn)行檔案的管理。

（三）重視對(duì)管理隊(duì)伍的整體建設(shè)，提升素質(zhì)

首先，由于高校中檔案人員在文化背景以及專業(yè)水平等方面差異較大，高校想要使管理工作更加協(xié)同，必須利用多種培訓(xùn)來強(qiáng)化其職業(yè)素養(yǎng)，使員工可以很好地了解人事檔案的相關(guān)特點(diǎn)。其次，需要對(duì)人事檔案相關(guān)的管理制度進(jìn)行健全，確保員工可遵循相關(guān)規(guī)范對(duì)檔案進(jìn)行歸、建檔的操作。第三，要基于該工作人員流動(dòng)性較強(qiáng)的特點(diǎn)，分配專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，從而使該工作隊(duì)伍可以保持穩(wěn)定。

三、結(jié)語

總之，隨著高教體制深化改革，高校對(duì)其人事檔案進(jìn)行管理必須從信息公開的角度出發(fā)，正視檔案管理現(xiàn)存問題，并以此來總結(jié)改善檔案管理的有效措施，從而推動(dòng)高校更為順利轉(zhuǎn)型。

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