醫院內部控制信息化管理優化策略

華蕾菲

隨著國家醫藥改革的不斷深入，信息化技術已普遍運用在公立醫院的日常經營活動中，醫院信息系統HIS的部署是醫院采用現代化管理技術的重要體現。醫院信息化系統已由單一系統擴展到多系統共享數據信息，建立了較為完善的內部控制體系，提高了醫院管理的綜合水平。根據2014年國家出臺的《行政事業單位內部控制規范》，作為行政事業單位的公立醫院如何在信息化的大環境下對醫院內部控制進行優化和提升是擺在醫院財務部門管理者面前的一項重要工作。

一、醫院實施內部控制信息化的意義

1.日常經營活動得到優化。患者到達醫院的第一步就是掛號收費，目前絕大多數的醫院都是采用人工排隊掛號，患者光排隊就需要花費很多時間，尤其不利于單身前來就診的患者。采用自助掛號信息化系統就無需患者排隊掛號，只需將社保卡、醫保卡在自助掛號機上劃卡就可實現自助式掛號收費，方便快捷，無需排隊，極大地減輕患者焦慮等待的心理狀態，最大限度地避免患者帶有怨氣的與一線醫務工作者交流，縮短就診時間，提高就診效率。通過信息化系統可將來診患者的信息與各職能科室進行共享，了解患者所需要配備的藥品、醫療器械、檢查設備等，為后續藥品、醫療器械、醫療設備采購、維護、保養提供真實有效的數據，方便財務部門對各項原始數據進行采集、整理、過濾、匯總，能更準確的為醫院管理層提供財務分析報告，為醫院各部門的進一步資源分配提供有效的數據信息支持。

2.提高各項業務的安全性。所有財務相關人員都需要分配一個操作賬號和密碼，對財務數據的查詢和輸入分別設置不同的權限，不同級別的人員所能接觸到的數據資源是不同的，越是對核心數據的輸入修改需要的權限要求就越高。不同業務不同部門所能查詢的數據資源也是不同的。因為每個業務人員的業務流程不同，其輸入的數據如果有錯，就能很方便的在他的業務信息系統找出問題，不會牽涉到其他業務人員，能夠大幅減少數據錯誤糾錯時間，提高財務人員的日常工作效率。

3.實現了業務數據的共享。針對不同級別的醫院員工都能從信息化系統中獲取自身所需的業務數據，各部門管理者能及時查詢到當前門診、住院的相關數據，為進一步計劃分配本部門人員、設備等醫療資源提供幫助。醫院管理層能實時查詢到各類財務數據，對醫院當前的經營狀況有大致了解。信息系統應用到各部門后，財務人員不再需要等待各部門匯總整理上報數據，而是直接使用信息系統里的數據即可，方便快捷，及時有效地完成醫院各類賬目，充分發揮數據共享的效果。

4.為管理者提供決策依據。按照統一協調、分工負責、上下聯動、有效監督的原則，全面梳理業務流程，并將其固化，建立預算管理、資金管理、內控與風險管理、供應鏈管理、核算管理、績效管理等模塊，按照管理權限為各級管理者提供有數據、有分析的表單，風險預警和消息，以及可供選擇的解決方案，通過信息化管理系統實現風險識別、風險評估、風險對策、風險控制、風險監督等相關功能。

二、醫院實施內部控制信息化的成效

1.增強數據核算的準確性。現代醫院采用了HIS信息系統作為整個醫院信息系統的中繼站，所有涉及到此系統的操作人員都有明確的業務范圍和職責要求，并根據職務級別授予不同的操作權限。財務部門可通過HIS信息系統隨時檢查核對前臺收費情況，收費人員是否嚴格按照業務流程操作。醫院要樹立“正確收費”的管理理念，建立完善的HIS系統收費復核機制，通過HIS信息系統定期檢查醫院門診、住院病人人數及計費情況，及時確保收支安全。專職物價員定期進行督查追蹤，建立“大費用抽查復核機制”，并能做好問題導向的后期處理、改善與提高。

2.提高固定資產精細化管理水平。由于擁有大型醫療檢測設備和高精尖精密儀器的數量是衡量一家醫院綜合實力的一項重要考核指標，所以固定資產管理是醫院內部控制的一個重要組成部分。但由于檢測儀器和設備分布范圍廣、使用人員眾多、數量大而很難集中管理。必須借助現代信息技術，運用固定資產信息管理系統，高效、全面、及時、準確地掌握醫院各部門固定資產的使用情況。固定資產管理人員要定期將固定資產變更信息錄入系統，以方便醫院其他員工查詢設備信息，使財務人員能及時掌握各部門固定資產購買、使用、維護、保養、報廢等情況，對固定資產使用進行全程有效監督，提高固定資產使用率和管理水平。開展固定資產條形碼管理，有效節約人力資源成本，降低資產重復購置率，實現資產的精細化管理，確保國有資產的保值增值。同時，要及時在財務報表上準確的反映固定資產折舊及報廢情況，保障會計信息數據的準確性。

3.有效提高存貨管理水平。藥品、試劑、耗材作為醫院直接成本，數量多、使用量大且出庫入庫頻率高，屬于醫院內部控制中的重要部分。應當完全采用信息化技術，建立存貨的出入庫管理系統，規范存貨的申請、采購、入庫、保管、領用、調撥及盤點控制流程，定期對各庫房的存貨進行盤點，清點實物，核對賬目，發現有盤盈、盤虧現象，及時查找原因，經上級主管部門、財政部門批準后做賬務調整處理，確保賬賬相符、賬實相符。同時，對管理人員進行權限分類，分級授權，采購人員、庫管人員、會計人員權限不可混用，不能以多種身份進入信息系統操作，采用日志管理規則限制操作人員多次刪改輸入數據，禁止非信息系統認可的外部人員操作系統，賦予相關人員查詢的權限以提高信息系統的使用效率。

4.強化全面預算管理的實施。醫院的全面預算管理系統是醫院實行現代化管理的一個重要標志，將全面預算管理系統與醫院HIS系統通過接口技術進行連接，實現2個系統的互連，共享信息數據。全面預算管理能夠對醫院日常經營活動進行有效控制、監督，減少業務執行中的錯誤，降低業務執行中的風險，對違反預算規則的行為進行實時預警和制止。財務部門通過年度預算編審、每月執行追蹤分析等環節，及時披露薄弱環節中存在的問題，分析原因，采取調整措施，在實際工作中有效發揮預算的調控作用，確保年度預算目標順利完成。

三、優化醫院內部控制信息化管理的策略endprint

1.醫院管理層高度重視。現代醫院是一個專業性、技術性、針對性非常強的行業，只有醫院內部從上至下，從管理層到各職能科室相互協作配合，才能把信息化系統與內部控制這兩者高效地結合在一起。醫院管理層人員要學會充分利用現代化信息系統進行查詢、檢索，獲取自己需要的相關信息，認識到信息系統的重要性、必要性。從而推動醫院整體的信息化建設，進一步強化內部建設。增強了醫院在市場上的競爭力，提高了醫院的經濟效益。通過醫院HIS系統，將醫院各個信息系統有機結合起來，才能高效地實現醫院現代化管理流程，做到事前預測、過程控制、事后分析、人員考核評定，整體提高醫院內部控制水平。

2.完善內部監督體系。信息化技術有著很強的專業性，在醫院部署過程中需要應用軟件開發商全力協助，培訓指導員工操作，提供各類注意事項，需要聘請專業化內部控制業務咨詢公司制定符合醫院自身日常經營的業務流程。通過網絡互連開發出一套完整完善數據共享的內部控制信息系統。醫院內部財務人員、管理層都需要接觸機密數據，信息系統的安全性尤為重要，對數據的共享、獲取、安全性要求較高，權限分配要合理，需要建立一整套安全監督機制，防范數據泄露，加強數據安全性及事后的責任追究制度。聯網計算機都需要定期查殺病毒，硬件也要定期維護，以保護數據的安全。

3.提高財務人員綜合素質。信息化技術在帶給我們便利的同時也給相關操作人員提出了更高的從業要求。隨著財務業務的日益多樣化、廣泛化、復雜化、技術化、專業化，財務人員的綜合素質就顯得尤為重要。財務人員不僅需要掌握普通的財會知識，更要懂得財務核算、財務管理、信息化技術、內部管理控制。醫院內部要定期對財務收費人員、庫房管理會計進行業務知識培訓、普及網絡應用、數據維護知識，加強業務操作流程，樹立內部控制觀念，使財務人員能在日常工作中始終把內部控制放在首位，在提高自身業務能力的同時加強風險防范意識。

4.加強對關鍵環節的控制。在醫院日常管理中，對關鍵環節的控制是醫院能否成功實施內部控制管理的重點，醫院必須對資金進行管控，比如：資金使用效率、資金使用監督、各類經費支出，科室預算的執行情況。對于每年上報的投資項目都要進行可行性分析，嚴格按照資金審批流程進行評估和審核。最大限度地避免發生任何資金風險。要確保各部門預算計劃的合理性，設定各個部門計劃指標，對于部門突然提高的預算計劃要嚴格審查。改善收入分配機制，避免將科室收入與個人收入掛鉤，造成各類“以藥養醫”的局面，避免醫患關系緊張。對于固定資產要在申請、審批、采購、驗收、入庫、出庫、報廢等環節加強控制，杜絕各類有形無形資產流失損耗。只有充分依靠內部控制管理手段才能確保醫院日常經營活動正常開展，只有會計數據真實可靠準確無誤才能確保醫院各類資產安全與完整。

四、結語

在我國的醫療衛生體制改革大環境下，醫院必然要加強內部控制管理，才能不斷提高醫院的服務水平和綜合業務能力。現代醫院通過改善內部控制環境，健全內部控制管理機制，提高應對各類風險的管控能力，并運用信息化技術必然引導醫院內部控制的進一步發展，對醫院整體市場競爭力有進一步提升，加強信息化建設，加強內部控制，促進醫院向更深層次的現代化發展，使醫院能夠不斷應對新的機遇和挑戰，促進了醫院各項事業健康、可持續發展。

（作者單位：無錫市第三人民醫院）endprint