分合相宜 透視報表生成分頁和匯總報表

愚人

簡單分頁 混雜報表變身分頁報表

為了方便統計，工作中很多報表數據都是歸集在一起。比如公司HR整理的員工考勤報表，所有員工是按照月份統計整合在一起（圖1）。

現在老總需要查看每月的各部門考勤，因此需要將上述匯總數據按照月份和部門類別分別整理。這類操作借助透視報表就可以輕松完成了，下面以月份整理為例。

點擊“插入→數據透視表”，表區域選擇原始數據中的數據區域，設置透視表的位置選擇“新工作表”，這樣在新工作表中會生成一個透視表（圖2）。

在出現的數據透視表窗口，在數據透視表字段，勾選“員工”、“曠工天數”和“月份”。接著使用鼠標分別將“月份”拖到下方的篩選器，“員工”、“曠工天數”拖到“行”（圖3）。

切換到“數據透視表→選項→顯示報表篩選頁”，在打開的窗口選擇按照“月份”進行篩選。這里篩選是根據上述篩選字段進行設置，因此如果是其他報表，如要對部門進行篩選，則在上述篩選字段添加“部門”字段即可（圖4）。

完成上述操作后，點擊“確定”，這樣在當前工作簿下就會新增11月份、12月份兩個子表，切換到各子表后，員工曠工數據就一目了然了。顯然利用自行定義字段的方法，我們可以自行選擇需要的數據進行展示，并自動生成需要的報表（圖5）。

快速整合 獨立子表融合為匯總表

上述介紹的是將總表的數據分離為特定數據所需的子表，在實際工作中還有很多反向操作，即將多個子表的內容匯總，匯總操作同樣可以借助數據透視表完成。比如一份原始數據如下，銷售部業績已經按照月份做好統計，現在需要分別統計銷售一、二、三部的銷售額（圖6）。

按Alt+D快捷鍵，接著繼續按下P鍵，彈出“數據透視表和數據透視圖向導”，選擇“多重合并計算區域”。繼續點下一步選擇“創建單頁字段”，在選定區域這步，按提示選擇“1月”工作表的“$C$1：$D$4”（即只要選擇C、D列內容即可），點擊“添加”將其添加到下方的列表。重復上述操作，依次將“2月”工作表、“3月”工作表相應的數據區域也添加到列表中，最后點擊“完成”（圖7）。

在打開的新建數據透視表中，選中“頁1”將其更改為“銷售分部統計”，這樣在新的數據透視表中就可以將每個銷售分部的統計數據自動列出。利用數據透視表可以非常方便地按照指定的要求，將各個子表的特定數據列出并進行自動統計（圖8）。

當然這個透視表還可以根據我們的實際需要，利用行標簽的篩選，靈活顯示數據。比如只要顯示銷售一部的數據，那么只要在“行標簽”下拉列表中勾選“銷售一部”，這里顯示的就是銷售一部的統計數據了。此外，在數據透視表中我們還可以根據自己的實際需要，結合函數完成更多數據要求的展示。

比如在上述原始透視表數據中還包含回款金額，現在需要在透視表中增加回款率指標（即回款額/銷售額）。切換到“數據透視表工具→字段、項目和集→計算字段”，在打開的增加字段窗口，點擊將默認的字段名改成“回款率”，在公式欄輸入“=”，依次選擇“回款額”并點擊插入字段，在插入的回款額字段后輸入除號（也就是/），然后選中“銷售額”并點擊“插入字段”（圖9）。

這樣在原來的透視表中就會新增一個回款率的字段，這個字段會自動根據上述的公式進行計算。為了方便顯示，可以將顯示單元格數據設置為百分比顯示（圖10）。

當然我們可以根據自己的實際需要插入更多的計算字段，這樣即使原始數據中沒有相應的統計，通過自行插入字段的方法，可以在透視表中顯示更多的數據。endprint