我國地質資料向“單軌制”轉型前景及面臨問題分析

齊釩宇，李曉蕾，商云濤

(1.中國地質調查局發展研究中心，北京 100037；2.全國地質資料館，北京 100037)

地質資料具有檔案屬性，是一種特殊的專業類科技檔案[1]。目前，我國地質資料在匯交、管理等業務工作采用檔案領域相關理論和標準。2016年國家檔案局開始部署在有條件的部門開展電子檔案單套制(即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存)、單軌制(即不再生成紙質檔案)管理試點[2]。相對于以往地質資料“雙軌制”，“單軌制”理論研究及實踐相對匱乏，要完成地質資料“雙軌制”向“單軌制”的轉型尚需時日。本文基于地質資料業務領域，探討地質資料向“單軌制”轉型的前景及面臨的問題。

1 我國地質資料運行的“雙軌制”模式

隨著計算機技術和信息技術的發展，我國地質資料已經歷了由紙質資料為主，到紙電并行的階段。截至目前，我國地質資料運行使用“雙軌制”模式，即地質資料在驗收、匯交、管理和服務的運行過程中，紙質資料和電子資料同步隨業務流程運轉。地質資料運行過程中，紙質資料和電子資料處于同等地位，均需經歷接收、驗收等業務工作流程，最終歸檔是紙質資料和電子資料兩份保存，備份是多份紙質資料和電子資料同時備份。

2 “雙軌制”模式存在的問題和不足

1) 造成資源浪費。隨著計算機的普及，絕大部分地質資料原生形態就是數字化的，將這些生而數字化的地質資料打印成多份紙質地質資料，再進行匯交、驗收、歸檔、備份等地質資料業務環節，大量的紙張被浪費使用。在提倡環境保護和節約的當今，地質資料“雙軌制”的弊端就在于地質資料業務工作流程中大量環節需要的打印成冊，這樣造成了資源的浪費。

2) 紙介質的局限性。地質工作原始記錄和成果是一個多維度多形式的信息復合體，包括相互關聯的報告、文獻、表格、數據和數據庫、圖形等。紙介質資料更像是一個壓縮版，將多維度立體的過程記錄和成果，簡單的壓制成一個傳統的紙介質資料，失去了地質資料原本的特性，也失去了地質資料間的關聯關系。同時，根據全國地質資料服務統計，電子地質資料已占據地質資料服務的絕對地位，紙質地質資料在服務過程中的比例逐年減少，這也說明了紙質地質資料在服務過程的作用逐漸變小。

3) 增加工作量及成本。地質資料“雙軌制”運行意味著每份文件從制作、評審、傳輸、驗收到歸檔、備份等環節，都是需要電子和紙質兩個版本同時存在并運轉。相對于傳統紙質文件運行模式，雙軌運行增加了電子版本的辦理及管理的工作量。同時，也降低了工作效率[3]。

4) 紙質資料保存要求高，不利于長期保存。作為紙質檔案，其保存過程需要很苛刻的保存條件。我國歷史上很早就有檔案記錄，目前能保存的時間久的檔案材料均是非紙質的，而紙質檔案保存下來的也就一二百年，可見紙質資料保存時間短的特性。其次，紙質資料保存過程中對溫度、濕度要求也較高，常溫下保存時間短。此外，地質資料中圖件在噴墨且無覆膜的情況下，保存周期與保存狀況也十分堪憂，需要定期進行更加復雜和昂貴的紙質地質資料修復工作。

5) 紙質資料占用資源高。對于地質資料館而言，兩套并存，無疑將大量增加了庫房占用量。而對紙質資料庫房的投入，不僅僅是排架，防水、防潮、防火、防蟲等投入量也是巨大的。長此以往，隨著地質資料匯交量逐年增長，排架和庫房均隨之增長，無疑會造成庫房使用的緊張，不僅增加地質資料管理部門的經濟負擔，也不利于地質資料的長期可持續發展[4]。

3 國外“單軌制”研究進展

目前，國外“單軌制”理論研究和技術實踐均取得實質性進展，具有代表性的是澳大利亞數字連續性政策和美國生命周期理論。

3.1 澳大利亞數字連續性政策

2011年7月，澳大利亞政府為提髙政府工作效率發布了《政府數字轉型政策》(The Government’s Digital Transition Policy)，旨在敦促澳大利亞政府機構轉向以數字化形式進行文件管理，要求2015年后原生形態是電子形式的文件將只以電子形式移交至國家檔案館。這意味著政府機構的絕大部分文件將以數字形式創建、保存和管理，不再形成新的紙質文件，以實現澳大利亞政府機構文檔管理的全面電子化[5-6]。

對于檔案與地質資料管理的單軌制，其理論基礎就是數字連續體理論，其要點為信息要有價值；信息要以數字化形式保存；信息、系統及業務過程要能互操作。

澳大利亞第一個行動計劃出臺于2011年。2015年發布最新的《數字連續性2020》，它的頂層設計更加充分，且政策不斷更新，顯現了由信息管理轉向信息治理乃至政府治理的趨向，政策框架更加完善，增加原則與案例研究兩大維度。

目前，在澳大利亞聯邦檔案館的指導下，澳大利亞聯邦法院、澳大利亞地球科學公司、澳大利亞漁業管理局等多家政府機構和公司基于數字連續體理論，實現了業務檔案全流程“單軌制”運轉。

3.2 美國生命周期理論

美國檔案領域更加遵循文件生命周期管理理論，與數字連續性背后的文件連續體理念有相異之處，沒有提出數字連續性戰略與計劃。美國檔案領域更加強調前端控制與全程管理，在數字基礎設施、無紙辦公、數字保存、開發與利用等方面發布了一系列戰略、計劃與規范，旨在建立國家信息資源全流程創新生態系統。總的來說，美國相關政策覆蓋了從數字形成、流通、管理、保存到處置、開發及利用的全生命周期流程，其目標與數字連續性保障信息的長久可用是一致的[7]。

美國NASA在1998年為數字保存和長期利用開啟ERA項目的研究，美國國會圖書館在2000年啟動國家數字信息基礎設施和保存項目，旨在為未來保存數字內容做好理論與技術基礎。2012年，美國總統奧巴馬簽署文件管理指令，要求聯邦政府在2019年12月31日之前實現無紙辦公，保證以電子形式管理所有永久保存的文件，本質上就是數字連續性所要求的以數字形式形成、管理、保存與利用信息。

4 “雙軌制”模式向電子文件“單軌制”的轉變前景

從社會和技術發展的角度來看，地質資料“雙軌制”模式向“單軌制”模式轉變是必然的。

1) 經濟角度。紙質地質資料業務流轉過程復雜，期間需要多次、多份打印地質資料，還需運輸、異地備份等大量費用支出。此外，紙質地質資料在利用、存儲、查詢、統計、服務等方面需要耗費大量人力、物力和財力，增加了工作強度和經濟成本。

2) 技術發展角度。紙質地質資料是紙張、印章和簽字的結合，有極強的安全性和憑證性，這也是目前檔案“雙軌制”無法轉型成“單軌制”的重要原因之一。但隨著科學技術的發展，電子文件在可信倉儲、長期保存等技術方面有著突飛猛進的進展，這也為地質資料“單軌制”鋪平了道路。隨著人工智能技術的發展，批量檢查和驗收電子資料的時代可期，這也將使地質資料“單軌制”轉型成為必然。

3) 可持續發展角度。地質資料“單軌制”讓地質資料走上可持續發展的道路。目前，庫房緊張是各專業、各級檔案館均面臨的問題。絕大部分檔案館中資料均是永久保存的，這也導致了庫房只進不出。各個檔案館只能通過年年增加排架、租用庫房等形式來解決這一問題，但卻無法根治。地質資料“單軌制”將有效解決資料庫房緊張這一問題，讓地質資料發展走上可持續發展的道路。

4) 社會發展角度。時代在發展，社會在進步。人類歷史上記錄檔案的載體很多，從遠古結繩記事、甲骨、青銅器、簡牘、縑帛、紙張[8]，到當代的數字化記錄載體，檔案記錄載體隨著社會發展而改變。當今社會，是信息技術高速發展的時代，也是檔案載體改變的重要轉折點。

5 我國地質資料實行“單軌制”面臨問題

5.1 完善的頂層設計和政策法規體系

無論是地質資料還是檔案，想要推進“單軌制”，勢必先要學習澳大利亞國家檔案館，開展頂層設計的編寫。完成頂層設計后，相應的政策法規將是“單軌制”必不可少的支撐。澳大利亞構建了完備的法規體系，包括法律法規、標準和指南等，用以推動數字轉型政策的實施。首先，法律法規對電子文件證據效力予以認可，對相關主體的權利、義務進行規范；其次，指南工具則為機構科學地實施數字轉型提供策略；最后，標準體系為機構具體操作提供基準，保證國家文件、檔案信息資源的一致性和互通性。在我國現階段的地質資料管理體制中，全國地質資料館有帶動省級館藏機構業務工作的任務。省級館藏機構業務工作水平參差不齊，需要完善的頂層設計和相應的政策法規做基礎，指導其向“單軌制”的業務轉型。

5.2 長期保存技術與可信數字倉儲

與紙質資料一樣，電子資料也面臨著長期保存的問題。長期保存是電子文件進入檔案管理階段后的主要管理目的，對于地質資料館藏機構，保存電子文件信息的期限通常是永久保存，所以長期保存技術對地質資料“單軌制”的實現起著至關重要的作用。地質資料長期保存需要關注技術變化的影響，包括新介質、載體及數據格式等。

可信數字倉儲(Trustworthy Digital Repository，簡稱TDR)是負責數字資源長期、可靠的管理和維護的機構組織，它按照普遍接受的協議和標準設計完整的運行系統，制定切實可行的政策和實施方案，并且有持續的財政支持和規范的評價系統，能夠為資源提供者和用戶長期負責。數字檔案館本身是運用現代信息技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統，應當將其定位為適用于電子文件長期保存的可信數字倉儲，它既是實體概念，也是系統概念[9-10]。

地質資料“單軌制”另一個技術難點是如何保證電子地質資料的可信度，換而言之，要確保電子地質資料在保存過程中未經過修改，是可信賴的數字資源。數字信息的特性決定了其存在的短暫性，長期保存難度較大，傳統資源的保存方法難以應用于數字資源，并且隨著數字信息的指數級增長，沒有任何一個機構能夠獨自承擔保存責任，需要眾多機構、組織和個人共同參與。如何建立可靠安全的長期保存與可信數字倉儲制度，是地質資料“單軌制”實現的重要技術保障。

6 結 語

綜上所述，我們可以看出，“單軌制”是地質資料發展的方向，并已在世界上部分發達國家開展了相應的研究試點工作。我國檔案界在“單軌制”問題上起步較晚，缺少明確的“單軌制”的研究和規劃目標。相對于國外的檔案界，我們需要更加認真的學習其理念及技術，確保我國檔案界可以由“雙軌雙套制”向“單軌單套制”轉型，節約社會成本，提高檔案利用效率。如今是地質資料發展的轉折時期，加強“單軌制”的研究及工作部署有益于地質資料未來的發展。在社會高速發展的今天，檔案載體介質的升級勢在必行，我們要與時俱進，不斷創新，不能局限在守舊的檔案保管思路中，爭取在“單軌制”方面政策、技術走在世界前列。