淺談電力企業文秘工作與檔案管理的有效結合

王 蕾

（國網湖北省電力有限公司利川市供電公司，湖北 利川 445400）

文秘是電力企業中一個非常重要的職位，文秘工作主要是負責會議安排和文件處理之類的事務，而在處理這些事務的過程中，肯定會產生大量的公文資料并且大多都會被作為檔案資料保存起來，檔案資料又是電力企業日常活動的記錄，其涉及的方面比較多，所以需要專業人員保管，因此，電力企業就必須做好檔案管理工作，有效結合文秘工作與檔案管理工作，不能讓文秘工作出現失職，如果文秘工作一旦出現紕漏，就會直接影響檔案管理，這就需要電力企業必須做好文秘工作，這樣才能順利開展檔案管理。

1 電力企業文秘工作與檔案管理有效結合的重要意義

1.1 有效提高文秘工作和檔案管理的質量

隨著信息技術的不斷發展，電力企業的文秘工作和檔案管理都已經邁入信息化，網絡計算機的運用極大地提升了工作效率，在電力企業的日常活動中，充分利用現代化的電子設備能夠促使辦公室的自動化，節約大量的勞動力，為電力企業的日常工作提供很大便利，極大地減少工作失誤，文秘工作和檔案管理的有效結合在很大程度上提升了計算機的準確率，有效提高文秘工作和檔案管理的質量。

1.2 增強辦公人員的專業素養

文秘人員在電力企業內部起著非常重要的銜接和輔助作用，是電力企業內部的重要組成部分，檔案管理人員不僅要歸納分類處理文件，還要給領導及時提供所需資料，確保查詢服務的準確性，隨著工作量的不斷增加，這就需要文秘工作人員注重提升自身的工作效率，而如何才能做到這點呢？這就需要其具備較強的職業素養，檔案管理是對文秘工作成果的管理，只有把兩者有效結合起來，才能不斷提高他們的專業素養，確保工作環節的連貫性，提升文秘工作的時效性，并為檔案管理奠定良好基礎。

2 電力企業文秘工作與檔案管理有效結合的策略

2.1 注重加強文檔的一體化建設

在現代信息技術飛速發展的今天，人們越來越重視電力企業文檔的一體化建設，如今越來越多的電力企業投入到文檔一體化建設過程中，引進了各種現代自動化的辦公設備，文檔一體化建設能夠促進電力企業文秘工作與檔案管理的有效融合，其可以為電力企業創設良好的發展環境，因此，電力企業就必須注重計算機的應用，同時建立檔案管理信息系統，把文秘人員歸檔的各種文件資料都有效存儲到平臺中在，這樣不僅能為電力企業各個部門查詢檔案信息提供很大便利，還能真正實現文檔的一體化建設。

2.2 建立綜合性的工作制度

電力企業的文秘工作和檔案管理是緊密相連的，在具體工作中必須有效融合組織制度，科學合理地管理文檔，在大多數電力企業中，文秘部門和檔案管理部門都是屬于獨立運行的個體，由于在工作中溝通的不到位，導致檔案質量很難得到有效保障，這就使得檔案管理面臨很大困難，還有的是由于檔案管理出現了一些問題，所以在開展文秘工作時往往會遇到一定困擾，而如果把文秘工作和檔案管理工作有效結合起來，綜合考慮兩者的實際情況，建立起一個綜合性的工作制度，要注意是的必須建立在我國相關法律條例基礎上來制定，這樣才能確保公文的質量，另外還要緊密結合電力企業的實際管理狀況，建立嚴密的檔案人員網絡，確保各個部門的檔案管理真正做到責任到人，并形成一個相互配合的管理體系，這樣才能促進文秘工作和檔案管理的共同發展。

2.3 嚴格規范文書格式

電力企業公文格式的規范性直接影響了文秘工作與檔案管理的一體化，在起草文書時一定要認真謹慎，嚴格按照國家規定的格式來編寫，確保文書規模的準確性，尤其要注意文書的各方面細節，版記是文秘工作與檔案管理銜接的重要標記，其極大地影響了文檔的一體化建設，這就要求文秘工作人員必須充分重視這個環節，必須準確無誤地標記出文件的印發部門和具體打印時間，并且要在電腦上做好詳細記錄，在流轉后就必須立即立卷歸檔，只有確保文書格式的規范化，才能確保檔案管理的規范化。

3 結語

綜上所述，隨著電力企業的不斷發展，必然會日積月累產生大量有價值的文檔，而做好文秘工作能夠為電力企業的檔案管理工作提供重要參考，確保電力企業的有效運轉，在自動化辦公不斷更新的時代背景下，對電力企業的文秘工作和檔案管理提出了新的要求，要求電力企業必須確保文秘工作與檔案管理工作的一體化。