基層國土資源檔案管理工作的探索

劉平

近年來，隨著經濟社會快速發展，管好、用好國土資源檔案，搞好信息化建設越來越重要，淄博市國土資源局臨淄分局檔案管理工作以《全國檔案事業發展“十二五”規劃》《國土資源信息化“十二五”規劃》為依據，以“構建數字化、網絡化、智能化為一體的智慧檔案”為目標，通過系統化科學化建設，全面實現檔案查閱網上申請、在線審批、按職查詢、對點提供和線下查（借）閱相結合，提高了國土資源檔案保障能力和保護水平，被評為全省“檔案工作科學化管理先進單位”。

1 我局檔案工作現狀

臨淄分局現存11個門類檔案，包括：文書、科技、專門（會計、人物、專業）、照片、聲像、實物、重大活動檔案以及政府公開信息、資料等，門類齊全。各類檔案總計約157000卷（件），其中文書檔案1500卷（件），專業檔案約155500卷（件）（其中，登記發證檔案135000卷，建設用地檔案1200卷，礦產管理檔案135卷，宅基地檔案16565卷，其它類檔案2600卷），會計檔案516卷（冊），聲像檔案192件，實物檔案68件，人物檔案1件，圖書資料180件，重大活動檔案及政府公開信息67件，電子檔案79196卷（件）。通過不斷努力和探索臨淄國土資源分局檔案管理為全區國土資源管理工作的順利開展提供了優質、高效、快捷的服務和保障。

2 檔案管理的主要方式和方法

1）健全完善規章制度。臨淄分局制定《關于規范文件材料歸檔范圍和保管期限的暫行辦法》《檔案工作責任制度》《檔案工作崗位制度》《檔案設備維護使用制度》《檔案鑒定銷毀制度》《重大活動檔案登記制度》《檔案保密制度》《檔案統計制度》《檔案保管制度》《業務檔案查閱、借閱管理辦法》等相關檔案管理制度，強化落實，檔案管理工作水平得到進一步提升。

2）建立管理培訓機制。一是每年組織兩名專職檔案管理人員參加檔案專職學習培訓，學習檔案收集、分類、整理、庫房管理、規范化建設、檔案的移交、鑒定銷毀等專業知識。并協同集中整理文書檔案，保證文書檔案整理規范和質量。二是邀請市國土局和區檔案局檔案指導人員對檔案管理工作進行業務指導，對各科室、所兼職檔案管理人員進行相關法律法規、檔案整理規范進行專題培訓，演示檔案整理操作規程，指導做好整理工作，提高了檔案管理水平。三是加強國土所檔案管理。嚴格檔案管理，專職檔案員到各國土所進行檔案管理知識講解和指導，了解存在的問題，積極協調、幫助各所開展好檔案整理和管理工作，從源頭上提升檔案整理規范。

3）嚴格執行查閱、借閱檔案程序。為保障檔案查詢規范化，嚴格按照分局《業務檔案查閱、借閱管理辦法》執行，履行檔案借閱、查閱審批程序，受理原始檔案資料借閱、查閱業務。同時積極配合分局各類重大事項和急、難任務辦理，保證流程準確執行的情況下，及時為各部門統計報表等工作提供準確案卷資料。

4）認真做好檔案交接。國土資源部門檔案主要是業務檔案，業務檔案均由業務責任部門負責整理，搞好交接，保證檔案規范移交十分重要。每年分局都對局屬各單位和機關各科室整理好的檔案，及時嚴格按照程序進行接收。案卷移交做到檔案裝盒，紙質檔案、案卷目錄、電子目錄、工作臺賬、同時移交，檔案室和各移交單位雙方簽字，認真負責。通過定期督促各科室整理資料，及時移交，保障了檔案的真實性防止了檔案資料遺失或泄密。

5）扎實做好檔案管護。為確保檔案管理安全，一是做好檔案室整理、標簽制作張貼和目錄整理工作。二是完成閱覽室的整理和制度上墻工作，為保障所有檔案不出檔案室提供了場地支撐。三是在新檔案室投入使用后，換裝了防爆燈管、加裝了空氣消毒機、除濕機、防磁柜、滅火器等相關設備，達到了省檔案工作科學化管理先進單位標準。開展室藏檔案數字化掃描。

3 存在的問題

1）檔案管理人員專業水平不夠高。從目前來看，檔案管理人員都是國土系統專業型人才，缺乏專業的檔案管理人才。

2）檔案掃描工作沒有形成機制。目前我局已對2014年產生的紙質檔案形成了電子版，但2014年后產生的檔案還沒有掃描。

3）不動產登記發證資料檔案形成不夠及時和完備。目前我局登記發證資料在前期已經進行了掃描或高拍儀拍照，但不能從登記發證系統有效歸入檔案管理系統。

4 建議和對策

1）加強檔案管理人員隊伍建設，不斷提高人員素質。檔案管理人員隊伍建設是國土資源檔案管理工作規范化、科學化的保證，要加強國土資源檔案管理專業人才的培養，努力提高國土資源檔案管理人員的知識水平和管理能力。要有計劃地開展繼續教育，通過培訓、自學等方式努力學習檔案管理相關知識，提高檔案管理人員的綜合能力，同時要科學、合理地引進一批年輕的檔案管理的專業技術人才。

2）全面提高檔案管理水平，形成檔案數字化長效機制。在抓好檔案基礎工作的前提下，著重提高檔案管理的科技含量。及時配置不斷更新檔案現代化管理所必須的辦公設備，充分利用現代化技術，探索對國土資源檔案進行掃描、光盤存儲管理等新的辦法和有效的機制。把檔案掃描工作列入局年度工作計劃，每年申請相應經費，對新產生的檔案進行數字化掃描，保障各部門檔案不定期產生，但能夠定期形成數字化檔案。

3）統一加強信息系統建設，完善檔案歸檔有效機制。要加快檔案信息電子化建設進程，充分利用計算機存儲、網絡、計算的功能，加快檔案信息系統建設。同時使其具備和不動產登記系統之間的數據借口，通過不動產登記申請材料的掃描，在完成土地登記后，可以直接生成電子影像檔案，同時形成紙質和電子檔案數據。

4）推進依法治檔工作。利用多種形式，有針對性地加大對《檔案法》等檔案法規的學習和宣傳力度，把依法治檔工作貫穿到檔案管理工作的各個環節。