檔案管理工作問題分析及其創(chuàng)新

問少冠

摘 要：檔案是信息的重要載體，檔案管理是十分重要的工作，管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。為了更好地完善檔案管理工作，加強檔案管理和解決檔案管理工作中的問題，本文針對性地提出實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑，以保障檔案管理工作順利進行。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策；創(chuàng)新

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展以及時代的不斷進步，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展的需求，亟需對檔案管理工作進行創(chuàng)新。檔案是重要的信息資源，是活動業(yè)務(wù)開展的憑證和記錄，對促進企業(yè)和事業(yè)單位的發(fā)展起到重要的作用。而檔案管理工作的有效開展能夠提高檔案資源利用率，基于此，筆者進行了相關(guān)介紹。

1 檔案管理中的問題分析

1.1 管理制度缺乏規(guī)范性

迄今為止，雖然我國的檔案管理較之前的模式來看已經(jīng)有了很大的變化，逐步進入了電子信息化的管理模式，但是依然沿用了之前的管理模式和管理制度，在一定程度上不能完全適應(yīng)新型的管理方式，管理有一定的盲目性。檔案管理的人員也沒有進行專業(yè)的培訓(xùn)，相關(guān)的內(nèi)容都不是非常了解，檔案管理的相關(guān)步驟也并不熟練，都是從傳統(tǒng)檔案館里的有關(guān)部門調(diào)度過來的。

近些年來，我國相關(guān)部門出臺了一些關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，由于法律的約束力檔案管理工作取得了一些成績，但是檔案管理工作還是有一些欠缺，制度上存在不完美的部分，像是沒有完整規(guī)定的部門去整理卷宗，也沒有固定的相關(guān)人員對檔案進行管理，這樣一來出現(xiàn)問題的話就會難以解決。

1.2 管理意識不強，檔案管理的方法落后

在現(xiàn)代社會的企事業(yè)單位，由于文件管理投入不足，文件管理方式仍處于傳統(tǒng)的手工管理模式，采用手工采集、整理、編輯、檢索文件。現(xiàn)代信息技術(shù)的使用使得檔案管理符合現(xiàn)代社會的發(fā)展，搜索過程復(fù)雜且容易出錯。在降低工作效率的過程中，文件信息的準確性不能保證，這對企事業(yè)單位是不利的。盡管許多組織對文件管理的重視程度越來越高，但在實際的文件管理工作中，由于工作人員對文件管理的理解不夠，在收集和整理數(shù)據(jù)的過程中經(jīng)常會遇到很多困難。

1.3 檔案載體保存和安全

因為信息檔案管理是以計算機電子文件的形式保存，材料一般是CD或磁盤來存儲的，某些情況下磁盤是容易產(chǎn)生生理反應(yīng)的，會發(fā)生卷曲，磁性脫落無法讀碟，這樣就會損害里面的文件，這樣相比之下，紙質(zhì)檔案的保存壽命更長，電子產(chǎn)品的保存壽命正常情況為十年左右，在這期間就要求我們需要對文件進行更新整理，而紙質(zhì)檔案就可以較為長時間的保存。由于電子檔案有很大的脆弱性，很容易受到損害使數(shù)據(jù)無法讀取。

2 實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

2.1 思想觀念的創(chuàng)新

想要對檔案管理進行創(chuàng)新在觀念層次便要進行改革，新的思想理念要從始至終伴隨著檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理工作的創(chuàng)新必須依靠于現(xiàn)代化的技術(shù)和新興的管理制度，對檔案管理要進行社會與網(wǎng)絡(luò)的同步改善，將創(chuàng)新知識在檔案管理的脈絡(luò)中體現(xiàn)出來，轉(zhuǎn)變落后的思想，讓藏起來的各類檔案信息重見天日。此時必須建立兩種觀念：一種是將有用信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐庾R的積極觀念。檔案管理工作十分復(fù)雜，檔案信息庫非常巨大，現(xiàn)實中各類檔案被分散保存在各個單體檔案中，在有需求時，將相關(guān)檔案文件尋找歸類，發(fā)揮其根本作用，所以講檔案信息進行編輯整理加工為更加直接的信息是檔案工作的關(guān)鍵。另一種是利用檔案更加便捷有效率的觀念。在檔案管理工作的過程中應(yīng)該認識到管理檔案的根本在于將檔案信息有效的利用起來，從思想觀念方面入手，提高對工作的認識和重視程度，這樣才能更好的提高工作效率，對檔案信息加以有效的運用，這樣才能將檔案管理工作的價值發(fā)揮到極致。

2.2 加大資金投入

檔案管理信息化建設(shè)需要投入大量的資金，建設(shè)的前提就是館藏檔案的數(shù)字化，檔案部門在硬件設(shè)備方面應(yīng)該積極引進必需的應(yīng)用設(shè)備，通常工作人員應(yīng)該借助先進科學(xué)的硬件設(shè)備，轉(zhuǎn)化、掃描、補充、整理館藏檔案資源，注重各環(huán)節(jié)的具體要求，利用各類文檔處理軟件來整理建立的數(shù)據(jù)庫，保障檢索服務(wù)的高效性；或者是建立各類網(wǎng)絡(luò)安全防護系統(tǒng)，注重數(shù)據(jù)信息的備份與加密等工作。

2.3 服務(wù)方式的創(chuàng)新

檔案管理工作在社會工作中的地位非常重要，由于檔案管理工作的性質(zhì)檔案管理工作也是服務(wù)類，也是需要提供服務(wù)來表達它的工作職能。而檔案管理的服務(wù)也是檔案管理工作的核心之處。不斷提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，促進檔案管理工作蓬勃發(fā)展，促進社會經(jīng)濟發(fā)展，必須要堅持可持續(xù)發(fā)展。改善檔案服務(wù)現(xiàn)狀應(yīng)從兩個方面著手：第一，豐富創(chuàng)新檔案服務(wù)的內(nèi)在。由于社會經(jīng)濟水平的提高，檔案服務(wù)的范圍愈加廣泛，內(nèi)容愈發(fā)豐富，因此豐富創(chuàng)新檔案服務(wù)十分重要。第二，由于科技的進步，信息化技術(shù)也有了長足的發(fā)展，檔案服務(wù)的方法隨著檔案工作條件的不斷變化和改進，也不斷進行創(chuàng)新。因此需要在現(xiàn)實中不斷對服務(wù)方式進行創(chuàng)新，在實踐中進行豐富及改善服務(wù)活動。工作過程中，必須不斷改善檔案服務(wù)的現(xiàn)狀，使其更加主動及時和有針對性，不斷加大對檔案工作各方面的研究，在了解檔案工作的需求方面更應(yīng)重視，實現(xiàn)檔案服務(wù)障礙的進一步減少，創(chuàng)新服務(wù)。

2.4 檔案系統(tǒng)的創(chuàng)新

對檔案管理工作進行跨越時代的進步，首先要做的就是對檔案的系統(tǒng)進行創(chuàng)新，重中之重在于對檔案管理的脈絡(luò)進行新的梳理，將各項復(fù)雜的檔案管理脈絡(luò)進行簡化，同時為了實現(xiàn)信息時代背景下的檔案管理創(chuàng)新，需要適當?shù)夭捎每茖W(xué)的信息化手段進行檔案管理，如此一來，能夠大大的提升檔案管理的效率，還能夠在一定程度上保證檔案管理的信息準確性，不僅如此，現(xiàn)今來說，大部分的檔案分為兩種形式，一種是實體文本格式，另一種是電子文本格式，都需要進行準確的分類與儲存，這些都需要科學(xué)化、信息化的檔案管理系統(tǒng)來進行，由此可見，檔案系統(tǒng)的創(chuàng)新是現(xiàn)代化發(fā)展的必然選擇，想要更好的進行檔案管理的工作就要有新方法新思路。

參考文獻

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