論知識管理環境下的企業檔案工作

李瑤 王峰

摘 要：本文在知識經濟的背景下，闡明了企業知識管理與企業檔案工作的關系，同時指出知識管理環境下企業檔案工作的問題，并嘗試探討了二者之間的協同策略。

關鍵詞：知識管理；企業檔案；檔案工作；措施

在知識經濟時代下，知識是企業重要的戰略資源，知識管理是企業生存與發展的核心競爭力。企業檔案室企業重要的知識資源，企業檔案管理是對企業檔案知識的管理活動和過程，是企業知識管理的重要內容。

1 企業知識管理與企業檔案工作

1.1 企業知識管理

知識從形式上分為顯性知識（Explicit Knowledge）和隱性知識（Tacit Knowledge）。顯性知識指可以用規范化和系統化的語言進行傳播，可以用語言、文字、數字、圖表等清楚地表達，以文件、數據、檔案、圖表、影像、程序等顯示的結構化或半結構化的信息，也叫做編碼知識。隱性知識指物化在機械設備或隱藏在人們腦海中的知識，也稱隱含知識，是高度個人化的知識，難以表達清楚、隱含于過程和行動之中，難以規范化而不易傳遞，主要包括經驗、技巧、訣竅、信仰、世界觀、思維模式以及員工潛能等。顯性知識屬于物質形態的范疇，易于利用數據和IT技術進行整理和存儲，可以通過技術手段來進行管理。隱性知識屬于意識形態的范疇，難以把握、交流和共享。

知識管理就是應用現代技術對知識資源（包括顯性知識和隱性知識資源）進行管理，以促進知識創新的活動，包括知識資源管理、知識技術管理以及知識思維管理三個方面。知識資源管理就是管理知識信息或與知識有關的信息以及記錄知識和信息的載體，主要管理企業內的顯性知識資源。知識技術管理指知識管理的實踐活動，目標在于建構一套保障知識管理活動順利進行的技術平臺。知識思維管理是管理企業內的人力資本，包括建立協同的企業文化、協同的工作環境、協同的思維模式等，其目標是通過思想文化滲透實現對組織內隱性知識的管理。

企業知識管理是對企業所擁有的的知識資源進行識別、獲取、開發、分解、存儲、傳遞的過程，通過促進知識共享，鼓勵知識創新，實現知識增值。它是將企業知識的管理滲透到戰略管理、市場營銷、人力資源管理、生產管理、企業文化建設等方面，利用企業的集體智慧來提高企業的應變能力和創新能力，增進企業經營績效的手段和過程。

1.2 企業知識管理與企業檔案工作的關系

企業知識管理與企業檔案工作既有聯系又區別。

它們之間的聯系表現在：企業檔案直接記錄并反映了企業生產、管理等各項活動，是企業、發展過程中形成的知識財產，是企業顯性知識的重要組成部分，是企業知識管理的對象；企業知識管理與企業檔案工作的最終目的都是為企業獲取利益和持續發展服務；企業知識管理離不開企業檔案管理，企業檔案管理是企業知識管理工作的有機組成部分，服務于企業知識管理工作的開展。

二者區別在于：首先從管理范圍上看，企業知識管理的范圍更廣，不僅涉及企業內部知識的管理，還包括外部與企業活動有關知識的管理；不僅包括對可以通過編碼方式表達的顯性知識的管理，更重要的是對難以形式化、高度個體化、存在與人腦中的隱性知識的管理，即以人的主觀意志為管理對象。而企業檔案管理范圍主要是企業管理、財務、人事、生產、銷售等活動中產生的原始記錄。其次從管理內容上看，企業知識管理重在對信息和知識的內容的管理，即綜合利用企業內部、外部以及組織成員的顯性和隱性知識、經驗，通過人、技術、組織三要素的共同作用，不斷地進行知識創造和知識更新。企業檔案工作的側重點則在于對檔案實體的管理，無論是管理傳統的紙質檔案還是電子檔案，都需要在內容上保持檔案信息的原始性。

2 知識管理環境下加強企業檔案工作的措施

2.1 培養知識型人才，提高企業檔案人員的素質

知識經濟是一種創新經濟，檔案管理體系創新應以實施知識型人才戰略為核心。一方面，新型的檔案管理方式要求檔案人員應是知識型高素質人才，而不是簡單的手工勞動者；另一方面又要求管理者能以新的方式、新的觀念全方位發掘、培養、選拔檔案人才，建立檔案人才庫，并不斷嘗試采用新的模式高效率地使用和激勵檔案人才，充分發揮其聰明才智，為檔案管理事業發展提供智力支持。

2.2 增強企業檔案的標準化建設

標準化是組織現代化生產的重要手段，是科學管理的重要組成部分。企業在標準化進程中，要把有關的科技文件材料匯總起來，進行分析研究，參照國家和上級的有關規定，制定出具體的檔案工作標準：檔案本身標準化；企業檔案整理的標準化；檔案分類排架的標準化；企業檔案服務標準化。

2.3 提高檔案信息的競爭力

企業檔案信息對企業信譽塑造、品牌推廣、商務溝通、企業形象定位等都具有重要作用。企業檔案部門要由面向企業內部提供常規服務轉向面向市場管理而服務，依托企業中豐富的檔案信息資源，結合檔案信息化的要求，對檔案信息內容進行篩選、提煉并通過數字化、網絡化的傳播，把企業檔案部門建設成為信息發布、管理、交流的中心，使之成為提高企業綜合競爭力的重要部門。

2.4 加強對檔案信息的編研

知識經濟決定了企業檔案必須把提高經濟效益服務作為工作的主旋律，檔案編研是檔案工作提供利用服務的重要手段。在日常工作中檔案人員應及時捕捉企業生產經營活動的熱點，主動對所藏檔案信息進行分析、研究，并與科技人員攜手，編制出符合企業生產實際的、高質量的檔案編研材料，使檔案信息轉化成有用的知識，以獲取更深層次的研究成果。

2.5 建立健全知識庫系統

知識庫系統可以將隱性知識轉變為顯性知識加以存儲，將個人的知識庫轉變為組織的知識庫加以利用。知識庫是顯性知識的集合，除了所藏檔案資源以外，還要特別重視收集檔案管理人員和其他員工在工作中創造的知識成果以及來自利用者的信息和知識。知識庫系統的有效運作依賴于傳輸網絡和企業內部網絡，運用系統則需要用到全文檢索、數據挖掘等技術，企業檔案部門應及時跟上信息技術發展的步伐，采用信息技術來完善自己的知識庫系統，更好地為企業管理者提供決策的依據。

2.6 強化企業檔案工作的服務功能

檔案對企業的服務應是全方位的。企業檔案部門應不斷創新觀念，調整服務思路，打破原有單一的等利用者上門的被動型服務模式，主動服務、超前服務，以及為企業提供參與競爭、圍繞企業經濟高效運行的跟蹤服務，建立新型的優質服務體系，提高企業檔案工作在企業中的地位，促進檔案事業的全面發展。

3 結論

企業檔案管理是企業管理的基礎性工作，是企業的信息交流中心，對企業的發展起著舉足輕重的作用。在企業知識管理的環境下，企業檔案部門應當引進、吸納并實施現代知識管理對檔案管理有提升價值的理念和技術，通過改革現今企業檔案管理傳統模式和管理策略，變被動為主動，介入企業知識管理的過程之中，發揮企業檔案部門在知識、信息管理中的優勢，從而提高檔案部門在企業知識管理布局中的作用，為企業創造更大的經濟效益和社會效益服務。

參考文獻

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