新形勢下海洋監(jiān)測檔案信息化管理的研究與探討

石巖

摘 要：隨著海洋事業(yè)的不斷發(fā)展，海洋監(jiān)測檔案管理水平的高低直接影響著海洋事業(yè)的發(fā)展，海洋監(jiān)測檔案彰顯著越來越重要的作用，隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，對海洋監(jiān)測檔案工作提出了更為嚴(yán)格的要求。新形勢下加強(qiáng)海洋監(jiān)測檔案信息化管理的分析和研究，成為一項(xiàng)重要的研究課題。

關(guān)鍵詞：海洋監(jiān)測檔案；信息化；研究；措施

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理工作中，更好的實(shí)現(xiàn)了資源共享、信息資料自動(dòng)化查取。海洋監(jiān)測檔案指的是在海洋調(diào)查、觀測、監(jiān)測活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值各種形式的歷史記錄。本文對新形勢下加強(qiáng)海洋監(jiān)測檔案信息化管理進(jìn)行了分析探討。

1 海洋監(jiān)測檔案管理在海洋部門發(fā)展中的作用

海洋監(jiān)測檔案作為記錄海洋工作的歷史資料，在海洋事業(yè)發(fā)展中日漸豐富，對海洋事業(yè)發(fā)展具有重要的檔案作用和歷史保存價(jià)值，還具有一定的宣傳教育、參考作用。海洋監(jiān)測檔案管理的水平一定程度上反映了一個(gè)單位管理者的能力和水平。海洋監(jiān)測檔案是海洋事業(yè)科學(xué)決策的有效參考。海洋監(jiān)測檔案全面記錄了海洋相關(guān)工作的點(diǎn)滴，是對海洋事業(yè)歷史面貌的真實(shí)呈現(xiàn)，在海洋事業(yè)發(fā)展中意義至關(guān)重要。通過對海洋監(jiān)測檔案的分析研判，為海洋事業(yè)發(fā)展的各項(xiàng)決策提供重要的參考依據(jù)，使海洋發(fā)展的決策更加科學(xué)合理，促進(jìn)海洋事業(yè)的健康發(fā)展。海洋監(jiān)測檔案的形成凝聚著記錄人員和檔案管理人員的辛苦勞動(dòng)，作為海洋單位監(jiān)測工作的真實(shí)記錄，記錄著海洋相關(guān)工作，可以通過海洋監(jiān)測檔案來調(diào)取查閱相關(guān)資料，通過對檔案資料進(jìn)行分析和綜合判斷，指導(dǎo)和推進(jìn)海洋事業(yè)中監(jiān)測工作的順利開展。

2 海洋監(jiān)測檔案管理存在的問題

1）檔案管理水平有待提高。海洋監(jiān)測檔案工作是一項(xiàng)長期、復(fù)雜而艱巨的工作，具有一定連續(xù)性，管理人員必須具備一定的檔案管理的專業(yè)知識。實(shí)際工作中有的基層單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡漠，不夠重視海洋監(jiān)測檔案管理工作，雖然明確了專人負(fù)責(zé)，但檔案管理制度還不健全，缺少科學(xué)合理的檔案管理工作流程與標(biāo)準(zhǔn)。另外，當(dāng)前基層單位缺乏專業(yè)化、信息化的海洋監(jiān)測檔案人才，系統(tǒng)的人才技能和專業(yè)知識培訓(xùn)制度有的還沒有建立，有的雖然建立了，但執(zhí)行的還不夠好，影響了海洋監(jiān)測檔案管理水平的提升。

2）海洋監(jiān)測檔案管理人員與專業(yè)化水平還有一定差距。海洋監(jiān)測檔案管理工作要求管理人員必須具備一定的管理技能和業(yè)務(wù)技能，對海洋監(jiān)測檔案方面的專業(yè)知識要有深入的了解。但目前傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)與新形勢下的海洋監(jiān)測檔案管理工作需求不相適應(yīng)，管理效率和效果較低。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對檔案管理工作重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為海洋監(jiān)測檔案的管理只要不發(fā)生資料丟失、文件泄密，能提供檔案查閱就行，管理方式比較單一，管理維持在基本的保管、整理以及收集狀態(tài)下，海洋監(jiān)測檔案資源的開發(fā)利用價(jià)值不大，很難發(fā)揮其真正的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

3）海洋監(jiān)測檔案管理方式創(chuàng)新不夠。當(dāng)前海洋單位的檔案信息管理工作任務(wù)越來越重，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展，海洋監(jiān)測檔案的管理方法越來越豐富。但一些海洋單位檔案管理創(chuàng)新不夠，依然是傳統(tǒng)檔案管理方式，一些相對重要的檔案信息沒有分類整理，檔案分類裝訂與歸檔執(zhí)行不到位，檔案管理工作的信息化應(yīng)用不夠，許多監(jiān)測檔案資源得不到有效整理與應(yīng)用。有的海洋基層單位對檔案的管理處于基本的保管、整理和收集狀態(tài)，管理方式比較單一，檔案管理一直處于被動(dòng)儲存保管，監(jiān)測檔案資源很難發(fā)揮其真正的作用。

4）海洋監(jiān)測檔案信息化建設(shè)滯后。有的基層單位海洋監(jiān)測檔案管理現(xiàn)代設(shè)備應(yīng)用不多，現(xiàn)代化的硬件設(shè)備和先進(jìn)的軟件設(shè)施更新不及時(shí)，特別是現(xiàn)代電子設(shè)備的利用率不高，一些光盤檔案或者電子檔案得不到有效處理，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行組卷、編目、分類、統(tǒng)計(jì)分析和管理還較為滯后，致使檔案管理工作的效率不高。

3 實(shí)現(xiàn)海洋監(jiān)測檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1）檔案管理的效率提高。海洋監(jiān)測檔案管理信息化運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，將海洋監(jiān)測檔案信息與原始檔案資料分離開來。傳統(tǒng)人工檔案管理，資料收集難以保證完整性，分類和統(tǒng)計(jì)方面很難做到準(zhǔn)確無誤，資料查找緩慢，信息資源難以高效共享。信息技術(shù)的應(yīng)用，借助計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理，有效整合了檔案資源，文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱十分快捷，加快了查找速度，提高了資源共享率，檔案管理效率得以提高。

2）保存的穩(wěn)定性提升。海洋監(jiān)測傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料耐久性差，受檔案保存環(huán)境影響大。信息化建設(shè)使海洋監(jiān)測檔案采用電子文件形式，存取、讀取方便快捷，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理文件，可以直接通過網(wǎng)絡(luò)傳遞，保證了文件傳遞的安全性和及時(shí)性，儲存時(shí)間長，穩(wěn)定性強(qiáng)。

4 海洋監(jiān)測檔案信息化的建議與對策

1）建立完善海洋監(jiān)測檔案管理工作制度。要建立切實(shí)可行的海洋監(jiān)測檔案管理制度，做到有章可循，有法可依，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，合理有效地利用開發(fā)檔案資源。加大檔案管理工作的資金投入，從檔案形成到歸檔全程，海洋單位檔案管理人員要根據(jù)檔案管理要求和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制定科學(xué)的檔案管理規(guī)劃，促進(jìn)管理的科學(xué)性。搜集材料要認(rèn)真核實(shí)，科學(xué)有效整理，確保信息搜集的準(zhǔn)確性。歸檔環(huán)節(jié)檔案統(tǒng)一分類編號，并注重安全性，防止信息外漏。。

2）加強(qiáng)海洋監(jiān)測檔案的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。海洋監(jiān)測檔案管理要按照“標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、上下一致”的原則，創(chuàng)建科學(xué)的信息化檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行科學(xué)的密級分類，按照相應(yīng)規(guī)章制度對檔案進(jìn)行分類、歸檔。雙重備份檔案文檔版與電子版，采用機(jī)讀模式管理檢索式文檔，確保檔案保管完整安全，方便查找和歸檔。普通文檔建立檢索系統(tǒng)要建立時(shí)間、文檔名稱、經(jīng)手人或關(guān)鍵人姓名、文檔存放地點(diǎn)等關(guān)鍵條目，方便針對性地進(jìn)行查找借閱；重要文檔檢索系統(tǒng)除紙質(zhì)原始文件，還要建立電子備份文件，避免因意外造成電腦信息缺失或泄密情況。

3）加強(qiáng)檔案信息化管理。進(jìn)行海洋監(jiān)測檔案管理的目的是通過記錄、保存檔案資料，提高檔案資源的利用率。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，把信息化技術(shù)融入到海洋監(jiān)測檔案工作管理中，能有效提高管理質(zhì)量和管理的工作效率。要加大信息設(shè)備投入，采購必備的硬件與軟件，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)開展檔案管理，有效融合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案信息化建設(shè)，利用計(jì)算機(jī)與掃描儀做好文字與圖片檔案信息存檔工作，使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和信息管理軟件，提高海洋監(jiān)測檔案管理的電子化水平，做到信息的準(zhǔn)確傳遞和合理應(yīng)用。同時(shí)，要加強(qiáng)信息安全建設(shè)，運(yùn)用網(wǎng)管技術(shù)加強(qiáng)保密工作，保證檔案安全性。

4）提高海洋監(jiān)測檔案管理人員素質(zhì)。海洋監(jiān)測檔案管理工作人員應(yīng)有強(qiáng)烈的保密意識，明確自己職責(zé)所在，掌握科學(xué)的檔案管理方法，遵循保密制度。要加快檔案管理人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，引進(jìn)具有檔案管理專業(yè)知識、具有較強(qiáng)專業(yè)技能和良好職業(yè)道德素質(zhì)的人才加入檔案管理隊(duì)伍。海洋部門要加強(qiáng)對海洋監(jiān)測檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，確保檔案管理人員業(yè)務(wù)水平、專業(yè)知識及職業(yè)道德素質(zhì)全面提升，為海洋事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。海洋監(jiān)測檔案管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)的同時(shí)，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識的更新，及時(shí)掌握檔案工作的各項(xiàng)流程和基本要求，創(chuàng)新方法和手段，加強(qiáng)檔案管理工作，提升檔案管理工作質(zhì)量和水平。

5 結(jié)語

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的海洋監(jiān)測檔案管理工作已經(jīng)與信息化社會(huì)需求不相適應(yīng)，檔案管理要對照信息化的高標(biāo)準(zhǔn)要求，從管理方式和制度上不斷創(chuàng)新，不斷改進(jìn)和完善，將信息化成果應(yīng)用到海洋監(jiān)測檔案管理中，推動(dòng)檔案管理工作的快捷和高效，為海洋監(jiān)測檔案工作的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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