房管檔案整理和數字化外包安全問題及對策

沈揚

摘 要：隨著房管業務范圍的不斷調整和房地產交易數量的不斷增加，給房屋管理局帶來了巨大的機遇和挑戰。隨著檔案信息化進程的不斷發展，對檔案數字化提出了更高的要求和標準，房屋管理局要想在激烈的競爭中占據一席之地，就要對檔案進行不斷的管理。由于檔案整理和數字化的任務比較繁重、人手也比較緊張，大部分相關部門會選擇業務外包的形式，雖然在管理上具有一定的創新，但是客觀上根依舊存在一些問題，造成了非常嚴重的安全隱患。因此，本文對房管檔案整理和數字化外包的安全問題進行了認真的分析與研究，并提出了具有針對性的解決對策。

關鍵詞：房管檔案整理；數字化外包；安全問題；對策

目前，科學合理的檔案管理工作不僅可以有效提高房屋管理局工作效率，而且也能夠在一定程度上推動房屋管理局的文化建設、經濟建設以及日常工作的順利進行。因此，房屋管理局要順應時代發展的潮流，不斷調整工作方針，同時也要加大對檔案的管理力度，并在實踐的過程中積極創新與改善檔案管理的方法，不斷緩解檔案行政管理部門檔案管理的壓力和負擔，為相關部門獲取最大的經濟效益和社會效益奠定良好的基礎。

1 房管檔案整理和數字化外包安全問題

1.1 房管檔案部門安全責任意識有待加強，監管措施尚需完善

近些年，房管系統檔案管理部門對相關機構進行了有效的調整，由于房管業務范圍和工作量的迅速增加，檔案管理的人力資源也逐漸缺乏，使一些具有專業性的人才逐漸流失，在檔案安全管理的過程中出現了落實不到位的現象。在當前形式下，在房管系統檔案業務外包中，監督和管理制度還不夠完善，有待加強[1]。外包主體單位嚴重缺乏安全責任意識和保密意識，同時也沒有建立健全的安全管理體系。除此之外，在其他調查中發現在承包單位的選擇上、合同的管理上、規章制度的建設上等都存在嚴重的漏洞，需要對其及時的進行改進和完善，做到防患于未然。

1.2 相關部門沒有充分的認識到檔案管理工作的重要性

目前，雖然我國房管檔案管理已經形成了網絡格局，但是其中一部分的檔案管理人員以及相關工作人員沒有認識到檔案管理工作的重要性，而且單純的認為檔案管理工作就是機械化的對信息進行抄錄和保管，對于相關部門的長遠發展以及經濟利益沒有直接的關系，從而忽視了檔案管理工作。

1.3 檔案管理水平較低

據調查，大多數的檔案中介機構從事的一線操作人員都不具有一定的專業性，缺乏對檔案整理的要求和標準，在加上這些檔案管理人員沒有經過專業的培訓與指導，嚴重缺乏專業的檔案管理知識以及熟練的業務能力，甚至還有些工作人員不具備從業資格[2]。因此，檔案管理人員在對檔案進行管理、歸納和裝訂的過程中嚴重缺乏操作的規范性，保密意識也非常的薄弱，缺乏對檔案實體保護的認知和能力，使得其檔案管理水平的逐漸低下，給檔案留下了非常嚴重的安全隱患。

2 加強房管檔案整理和數字化外包安全的有效對策

2.1 數字化加工設備、網絡環境與數據載體的安全管理

第一、檔案數字化在加工過程中一定要使用檔案部門所提供的專業設備，除此之外，還要使用數字化服務機構設備，檔案部門要對其進行設備的安全性進行全面性的檢查。

第二、檔案數字化在加工過程中，對于設備軟件的使用盡可能的要使用國產并具有正版的軟件。對于數據安全與網絡監控軟硬件要選擇國家安全認證的國產品牌產品。除了一些必要的操作系統、殺毒軟件等，檔案數字化加工計算機不可以擅自安全加工不存在聯系的軟件。

第三、檔案數字化過程中對于所使用的移動存儲介質和刻錄設備要由檔案部門專業的工作人員進行保管，并對其實際情況進行詳細的記錄和分析[3]。對于檔案數字化的成果要非常注重，對結果進行拷貝和刻錄的時候一定要進行集中操作。檔案部門要選擇專門的工作人員對移動存儲介質的數量進行清點，數字化服務機構如果完成拷貝或者是刻錄的數據介質一定要及時將其交給檔案部門的相關人員并在第一時間做好辦理的交接手續。

2.2 健全制度，完善機制，制定切實可行的操作規范

在安全管理的過程中規章制度起著決定性的作用。只有利用科學完善的規章制度和科學合理的業務流程才可以建立健全監督管理機制，保證檔案外包服務單位可以在執行的過程中可以按照規章制度進行執行，保證相關成員可以嚴格的約束自己，使項目任務可以在安全的狀態下順利開展。由于各個行業的專業檔案都具有一定的差異性，所以房管系統檔案管理部門順應時代發展的潮流，著眼于行業的實際發展情況，根據檔案業務外包在實踐中所體現出的具體問題，從多個方面進行入手制定具有針對性的相關制度，可以在很大程度上建立保障檔案的相關制度。發包位需要在正式開展之前，根據房管專業檔案的特點和項目的實際需求，并根據實際情況制定檔案業務外包服務安全的相關制度[4]。例如：《安全保障工作實施細則》可以在實施過程中降低風險的發生頻率；安全培訓制度，加強對工作人員的培訓和指導，可以提高相關人員的安全責任意識和工作人員的專業知識和專業技能水平。

2.3 重視檔案管理的作用，加強工作人員的素質教育

在我國經濟發展的新時期，外包公司要想長遠的發展，首先就要重視檔案管理作用的重要性。首先，設立專門的培訓機構，對管理人員進行專業知識的培訓和指導，加強他們的學習，另外，外包公司要不斷加強對檔案管理人員的組織教育，通過定期的培訓與學習來提高檔案管理人員的業務能力以及專業素養；其次，為了提高管理水平，外包公司要加大宣傳力度，增強檔案管理人員以及相關工作人員的檔案管理意識，要使相關的管理人員將工作全面的落實，從而提高管理人員的責任意識，對相關工作更加的了解和認識，避免出現不正確的管理行為。檔案管理人員還要根據相關的法律規定，對檔案進行規范性與合理性的管理，始終貫徹《檔案法》，并以此為法律依據。最后，制定健全的激勵機制和考核機制，可以在很大程度上是提高管理人員對工作的主動性，充分發揮他們自身的職能作用，優化管理方式，并在激勵機制的作用下激發管理人員的積極性，提高自身的管理水平，并且也可以為相關部門的重要決策提供有價值的參考，為相關部門的可持續發展奠定良好的基礎。

2.4 加強業務建設，提高檔案管理水平

房管檔案管理部門在日常的工作過程中可以收集并儲存大量的信息與數據，從而在一定程度上提高了檔案管理的準確性與科學性，并且也可以為外包公司長遠的發展規劃以及重要決策提供有價值的參考。檔案管理的收集工作主要包括的內容都非常復雜，多種多樣，可以在很程度上保證檔案資料的原始性。檔案的整理工作以及檔案管理工作的相關原則與方法，通過把一些繁雜的資料信息進行系統化的處理，并進行分類整理與歸檔，為日后的查閱以及保管工作提供了極大的便利。

3 結束語

綜上所述，房管檔案管理部門在日常管理工作中最重要的一部分工作就是對檔案進行管理，在新形勢下，檔案管理對于房屋管理局的發展規劃有十分重要的意義。因此，房管檔案管理部門一定要重視檔案管理工作，加快檔案管理的制度規范化建設，對檔案整理和數字化的全過程進行有效的監督和管理。加大安全設備的投入，加強對員工的培訓和指導，激發員工的潛能，提高員工專業的技術和綜合素養，使房屋管理局可以朝著規范化、制度化、現代化的目標前進。

參考文獻

[1]滕勇華.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].青春歲月，2018，（8）：490.

[2]劉易敏.充分認清民生檔案的特殊性和重要性[J].辦公室業務，2017，（3）：134. 、

[3]徐晶.新形勢下漫談房管行業黨建工作的發展前景[J].現代企業文化，2018，（8）：47-48.

[4]劉璟怡.房管局檔案管理在文化軟實力發展中的創新[J].青春歲月，2017，（23）：474-474.