執法單位文書檔案管理效率的改善措施

段冬杰

摘 要：很多執法單位的發展歷程和發展記錄都記錄在文書檔案之中。作為執法單位檔案管理中重要的組成部分，文書檔案管理對于執法單位而言有著極其重要的意義和作用。本文就提升執法單位文書檔案管理效率進行探索和研究，尋求有效改善方案。

關鍵詞：執法單位；文書檔案；管理效率

文書檔案管理已經不是一個新的話題，任何單位都有著十分豐富的檔案資料，執法單位更是記錄了本單位黨務，行政執法等等各類活動。在維護人民利益，維護社會和諧方面有著必不可缺的作用。關于執法單位的文書檔案管理工作，筆者認為依舊存在著一定的不足之處。本文就執法單位文書檔案管理工作之中的一些問題進行具體分析，以求獲得一些解決方案。

1 文書檔案管理的問題

筆者通過多年的觀察分析發現，執法單位文書檔案管理工作雖然有了一定的改進，但是，依舊存在著管理人員能力得不到保證、管理制度依舊存在欠缺、整理環節不規范、檔案編研工作不到位等問題。

1.1 管理人員能力得不到保證

在實際工作中，很多執法單位檔案管理人員都并非專業的文員，沒有專業的檔案編輯管理知識，現代化知識管理理念欠缺，這個問題也是執法檔案管理工作之中的老問題了。文書檔案管理顧名思義就是對執法單位的檔案進行整理，歸檔。這個工作是十分枯燥乏味的，沒有任何創新性，使得管理人員的工作興趣低下，很多年輕人對于這種工作也是很難接受的，這就導致了管理人員老齡化現象不斷加深，文書檔案管理得不到創新。同時，文書檔案管理人員的工作地位不高，很多時候沒有一定的實際權力，這也就導致了文書檔案管理效率低下，阻礙嚴重。

1.2 管理制度依舊存在欠缺

就執法單位文書檔案管理工作而言，單位文書與檔案管理工作聯系并不密切，實行文書崗位與檔案管理崗位的工作人員沒有得到統一的培訓，服從意識較差，不能夠很好地符合管理的要求。另外，文書崗位人員的管理制度也依舊不明確。因為文書檔案編輯管理工作本就是一個無法確定量的工作，很多時候，工作人員只是打卡上班，不能夠全身心的投入到工作之中，這也就導致了執法單位的文書檔案歸檔工作效率低下。

1.3 整理環節不規范

單位的文書檔案管理工作是收集整理的工作，這不僅僅是需要依靠在職文員的，還需要依靠執法單位各個部門都能夠進行有序的配合。但是很多時候，員工對日常工作中產生的文書資料進行長久的堆放，然后再一起去歸檔，這就給單位的文書檔案管理工作帶來了困難。另外，文書檔案編輯人員與其它部門人員區別辦公，溝通極其不方便，這樣會導致文書檔案管理編輯部門的工作變得十分麻煩，很多檔案只能歸檔部分，待相關工作完結后才能補齊，這給文書檔案編輯管理工作帶來了極大的不便。

1.4 檔案編研工作不到位

筆者通過調查發現，檔案編研工作依舊不夠優化。檔案管理工具的開發于利用都相對較低。專業化人才體系建設不到位。單位檔案管理工作未能充分利用編研手段，無法細化檔案種類，進行檔案的一體化管理。很多時候，事業單位的檔案都是成堆的，檢索效率依舊較為低下，不能夠給人一種一目了然的感覺。此外，事業單位的檔案也是十分繁瑣的，檔案歸檔、分類都離不開每一個員工的努力和細致，這給事業單位的檔案管理工作提出了新的挑戰。另外，新老編研格式的不統一也給后期的檔案總結工作帶來了巨大的問題，造成了巨大的資源浪費和人力物力的浪費。

2 文書檔案管理效率低下的解決方案

很多時候，文書檔案管理工作效率低下是可以避免的，筆者認為可以通過加強各種制度的制定和各種標準化模式的制定，來提高執法單位文書管理效率。以下，筆者通過大量的文獻調查和思考，探尋出幾種具體解決方案以供參考。

2.1 提升管理人員能力，內提外招

筆者認為，想要從根本上提升執法單位文書檔案管理工作效率就必須提升內部人才的專業素養。很多時候，執法單位的內部檔案管理人員并非文員專業，這給工作的推進帶來了阻礙。執法單位可以進行外招，一方面可以有效地防止老年化，另外一方面，引進先進的文書檔案管理方案和策略，能夠有效地提升文書檔案管理效率。文書檔案管理工作雖然較為枯燥，但是采用輪班制或者輪換制，員工也是能夠接受的。在進行人員招聘的時候，可以側重于傾向這一專業的人才，并且需要具備一定耐心和良好心理素質的人才。定期對于本單位入職檔案管理人員進行信息化培訓或者是檔案管理培訓，不斷提升員工實力。

2.2 建立科學的管理機制，提升信息化程度

建立一套科學合理的檔案信息化管理制度對于檔案管理工作是十分必要的。要讓每一個人分配到具體的工作和目標。一定要加強檔案管理的制度建設，追責到個人，只有這樣，員工才能夠更為積極主動的工作。信息化時代下，檔案管理需要集中統一管理。不能像以往一樣分散在各處進行管理。可以將各個部門的檔案資料上傳到統一檔案資料庫之中，如果有需要再從資料庫之中進行調閱查詢。這樣更加方便了檔案的管理，也減少了人力、物力、財力的浪費。要加強集中管理力度，建設一個系統，避免重復浪費，提升中央系統的軟硬件能力。

2.3 優化文書檔案的整理環節

執法單位文書檔案管理工作追其本質就是收集與整理的工作。只有加強收集的效率和能力，才能夠更好地提升整理的能力。筆者認為，可以建立文書檔案管理工作群，將所有節約檔案的人員拉近群里，加強各方面的實時溝通，方便文書檔案管理工作的高效進行。同時，文書檔案管理工作可以與其他部門積極配合，在進行溝通的同時將文書檔案劃分到具體的范圍，這樣也能夠方便其他部門人員及時進行歸檔工作。同時，針對于檔案外借或者登記的情況，執法單位可以制定明確的規定，檔案外借第一時間歸還，不得集中歸還，不得進行堆放。這樣，檔案的收集工作也就能夠變得輕松了。執法單位對于檔案要在第一時間進行歸檔，二次使用必須進行登記，不得口頭外借，口頭登記。做到證到，檔案到。

2.4 標準化登記，做好編研工作

要想有效的提升檔案管理工作效率，做好編研工作是檔案管理的基礎。無論是未來的信息化檔案管理平臺的建設還是前期檔案的總結管理，都一定要有一個具體的模板進行管理。只有這樣才能夠做到高效率利用。例如可以采用固定框架，增加檢索方式，這樣才能夠讓執法單位的工作人員更加方便的進行檔案的調動使用。同時，細化檔案種類、檔案目錄也能夠很好的促進檔案管理工作高效進行，這樣不僅能夠讓管理者一目了然，同時還能夠進行集體編輯，集體整改，大大的提升了檔案管理效率。利用編研手段，能夠使得檔案管理工作變得更加方便和容易。尤其是在執法單位，檔案十分繁瑣，只有將檔案歸好檔，做好分類，才能夠讓使用者快捷的尋求到自己所需要的文件。這也需要檔案管理工作者不厭其煩的做好細化，分類，管理，更改，只有不斷地更新才能夠更好地進行檔案的利用和管理。

3 結束語

總而言之，要想提高執法單位文書檔案的管理效率，必須從思想，從行動，從制度上做到徹底規范，做到標準化建設。只有這樣，才能夠推進檔案管理信息化進程，進一步推動檔案統一管理工作，才能夠使得檔案發揮其應有的作用。

參考文獻

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