論事業單位檔案管理中的電子檔案管理

李綏綏

摘 要：隨著我國社會的發展，各類檔案越來越多。由于檔案記錄了個人的發展、單位的歷史變遷，乃至不同地域、整個社會的變化，不管對個人，對單位還是對整個社會而言，都是很重要的歷史見證。因此，檔案管理在各類單位中占有越來越重要的地位。近年來，多數單位的檔案管理中都引入了電子信息系統，在提高檔案管理工作的效率、方便檔案儲存等方面起到了重要作用。但不可否認的，在實際管理工作中，仍存在不少問題。本文即從電子檔案管理的優勢出發，分析其中可能存在的問題，并試圖探討其有效對策。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；電子檔案管理

近年來，隨著電子信息技術的發展，信息網絡技術在悄悄改變我們的生活和工作，許多行業的手工工作部分都逐漸被計算機信息技術所替代，無紙化辦公逐漸普及。同樣的變化也發生在檔案管理工作中，由于電子檔案的出現，檔案管理的工作方式發生了巨大變化。相對于傳統的管理模式，電子檔案擁有不少優勢，但也出現了一些新的問題。

1 事業單位電子檔案優勢

1.1 提高檔案管理工作效率

電子檔案不同于傳統的檔案管理，不需要大量的人力參與檔案的整理、歸檔，也不需要專門騰出庫房在合適的溫度、濕度下儲存檔案。在檔案錄入時，由于需要仔細核對檔案信息，將信息認真錄入系統，確保信息的完整性等，工作相對繁復。但在之后的儲存、信息查詢、傳輸等方面，相較于傳統檔案管理則會明顯節省人力，經過精密的電子信息技術，能獲得較高的查詢、傳輸等速度，也避免了在使用、傳遞檔案資料等可能出現的信息丟失、遺漏現象。在檔案儲存時，大量的數據均以電子文檔的形式儲存，所占空間較小，在做好系統防護、設置數據保密、防修改的情況下，檔案資料的真實、安全性也能得到保證。

1.2 提高檔案利用率

電子檔案系統在錄入檔案時就有一定的格式規定，避免了傳統紙質檔案格式不統一、信息質量參差不齊的情況。而且，傳統檔案管理時，由于需要立卷，不同立卷人對立卷方式的理解不同，也難以形成統一的標準，從而可能會影響到檔案的質量，也增加了使用的難度。電子檔案能避免立卷過程的繁瑣，減少立卷工作量，并且能讓檔案的提取和之后的歸檔更為便捷，提高了檔案的利用率。

2 事業單位電子檔案管理的問題

2.1 電子檔案管理欠規范

在傳統的紙質檔案管理期間，由于對紙質檔案重要性的強調，以及紙質檔案本身大小、標題內容較為醒目，管理人員很容易辨認，若有發現散在的檔案或未被收攏的檔案，能及時將其整理入庫。在傳統管理模式上，一般對紙質檔案的管理和保存均有明文規定，也均為管理人員所熟知并在工作中自覺遵循。電子檔案出現時間較短，尚未形成規范化的管理制度，存儲檔案資料的載體一般較為小巧，如果沒有特定的放置位置或者使用后未及時放回原位，可能造成數據的丟失或泄露。在電子檔案備份中，也未對不同檔案哪些內容需要備份、如何備份或使用什么載體備份等提出明確要求，導致實際管理操作中隨意性較大，均會影響到電子檔案的保密及完整性。

2.2 電子檔案安全性欠佳

電子檔案中，除了可以直接掃描的內容，有不少內容都需要管理人員手動錄入，在錄入過程中，可能會由于人為疏忽而出現錄入內容出錯，影響到檔案信息的真實、準確性。一些單位由于沒有對電子檔案修改設置相應權限，使得電子檔案在被查閱或被傳遞時，任何經手人員都可能會篡改文檔，破壞了文檔的真實性。并且，若電子檔案系統沒有定期維護或沒有安裝較嚴密的安全系統，均可能會影響文檔的真實性和使用價值。

2.3 管理人員專業水平欠佳

電子檔案對管理人員要求較高，不僅需要有專業的檔案管理基礎，還需要有豐富的計算機使用經驗和技術，以保證萬一在使用中出現問題可以得到及時、妥善的處理。但許多單位本身對檔案管理工作缺乏足夠重視，對工作內容及其重要性認識不足，安排到檔案室的管理人員大多專業水平不佳，甚至有學歷較低的非專業人員，在計算機運用上就更為生疏，均可能導致管理工作出錯、影響工作效率等

情況。

3 事業單位電子檔案管理對策

3.1 規范電子檔案管理機制

任何管理工作的順利實施，首先都需要有合理、規范的管理機制，電子檔案管理也一樣。事業單位需按照本單位工作性質、工作內容以及管理工作中的具體需求，可借鑒傳統檔案管理及各類信息化系統管理的相關規定，制定相應的管理機制。在管理機制中，需對電子檔案錄入格式、保存方式、檔案內容審核、借閱使用后歸檔、后期管理等方面均有詳細說明，制定統一標準，對于信息備份及備份載體放置位置等均應形成明確規定。同時，需要對上述規定設置相對應的監督機制，獎懲并施，讓管理人員在日常工作中能自覺形成對自我行為的約束。各項工作需責任到人，避免萬一出現問題的“踢皮球”現象，提高處理實際工作中產生的各類問題的效率。

3.2 提高電子檔案系統安全

加強電子檔案系統安全，即需提高本單位網絡安全、硬件設施及系統安全。需加強對服務器運行狀態的監控，做到定期維護，定期更新檔案日志，注意機房環境保養，加強對機房安全的監控，并要經常性檢查設備和線路，對其中老化的部分需及時更換。定期對服務器及終端儲存的檔案資料進行病毒掃描，加強防火墻的安全保障，設置瀏覽器權限，嚴格控制內、外網之間的連接，以盡可能避免感染外界病毒。提高管理人員的網絡安全意識，定期檢查系統更新，檢查安全措施的有效性。

3.3 提高管理人員專業素質

加強電子檔案建設，最重要的是人的因素，即事業單位內的檔案部門員工的專業素養。一方面，單位應注重人才選拔，在招聘管理人員時就應綜合考量人員素質，擇優錄用；另一方面，對于單位內部現有人員，單位管理層需注重定期組織人員培訓，加強人員對一些較先進的管理技術、方法的了解，并設立相應激勵機制，促進人員主動提高自身專業技能知識，并在自身崗位上不斷創新，帶動整個檔案部門的工作發展。同時，單位也需對檔案建設加大資金投入，購入先進設備和系統，定期更換電子檔案系統相關的硬件、軟件，為電子檔案系統的順利、安全運行提供更多便利條件。

4 小結

總之，檔案管理對于每一個單位及個人來說，都是至關重要的，而電子檔案是檔案管理工作的發展方向，將逐漸取代傳統的紙質檔案。事業單位需重視電子檔案管理工作，認真分析本單位在電子檔案管理中存在問題，不斷規范電子檔案管理機制，加強管理系統安全，加大投入，提高本單位檔案管理人員專業素質，不斷提高電子檔案管理效率，提升工作質量，并不斷強化工作安全。

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