職業院校加強教學檔案管理工作的思考

裴宇奇

摘 要：本文筆者結合多年教學檔案管理工作的經驗歸納出教學檔案的五個重要特性，針對教學檔案管理工作中普遍存在的問題，提出了加強該工作的對應措施。

關鍵詞：職業院校；檔案管理；教學檔案

教學檔案是職業院校在教學管理和教學活動中形成的文件、文檔、數據、圖表、影音、圖片等材料匯總而成，是教學過程的歷史記錄和客觀反映。它是職業院校檔案管理工作的重點內容。而檔案管理工作是職業院校管理工作的重要組成部分，是衡量一個職業院校教育質量和管理水平的重要標志，

1 教學檔案重要特性

職業院校工作的核心內容就是教學，教學活動形成的教學檔案是衡量職業院校教學質量、管理水平的重要依據。筆者結合多年教學檔案管理工作的經驗，認為教學檔案具有以下五個重要特性。

1.1 真實性

教學檔案是職業院校的教務處在教學管理、上課實訓、實習實踐、教育研究等活動中形成的具有保存價值的教學文檔資料，這些原始記錄是教學活動的真實反映，具有真實客觀性。如教學管理中的任課表、教學日志、試卷分析等客觀反映了教師一個學期的教學過程，如實訓實習實踐中直接形成的教學實習錄像和公開課教學錄像等，加以簡要文字說明就具有直觀性、紀實性、真實性、典型性等特點。

1.2 科學性

教學檔案的收集和管理不是簡單的把教學活動形成的教學文檔集中到一起，應該按照教學檔案的標準進行科學化管理。收存和整理的時要充分考慮到文檔間的邏輯性和關聯性，科學規劃，為日后檔案的鑒定、保管和使用打下良好的基礎。

1.3 完整性

由于職業院校的學生從招生入校到畢業具有周期性，教學活動又以學年為周期，在這個周期更迭過程中，形成的教學材料間具有一定的規律，存在程序銜接、互相制約的內在關系，所以包含對象、任務和效果完整記錄的教學檔案，具有鮮明的完整性。

1.4 多樣性

教學活動形式多樣、內容豐富，參與記錄教學活動的介質有很多種，所以使得教學檔案的載體形式多樣化，除傳統的紙質文檔外，有電子文檔、影像、照片、錄音等電子載體，還有存檔價值高的實物如幻燈片、獎杯、證書、標本等。

1.5 廣泛性

學校在教學活動中形成的一切具有保存價值的文件、資料、照片均歸屬教學檔案。教學檔案主要有教學管理類，學生管理類，教師管理類，教材管理類，課堂教學類，實習實訓類，職業培訓類等類別，而這些教學檔案來源廣泛、分散。有來自教育廳的指導文件通知、公告等，有來自教務處、學生處等部門的管理文件、教學標準、排課表等，有來自系、部、教研室等教學單位的系部管理、教學研究等，有來自于教師教案、計劃總結、學生的作業試卷等。

2 教學檔案管理存在的問題

2.1 規章制度滯后，管理體制陳舊

多數職業院校雖然制定了一套完整的教學檔案規章制度，但并沒有隨著現代檔案技術發展完成規章制度的修改和補充，已經無法滿足新時代的需要。職業院校教學管理體制陳舊，缺少專職的懂計算機技術的檔案管理人員，人員的配置方面基本上能夠完成教學檔案的日常收集、整理、歸檔等工作，但是在教學檔案的開發和利用方面做的很不夠。

2.2 檔案管理不規范，缺漏遺失嚴重

職業院校教學檔案涉及的圍廣、人員散、資料多，所以教學檔案的管理是一項繁雜辛苦的工作。而目前教學檔案管理不規范，以及人們對檔案管理重視程度不夠，致使教學檔案材料在產生、收集、整理、利用等運轉過程中存在著一定的漏洞，可能會遺失大量的檔案，造成教學檔案的不完整。當教學評估或者上級驗收時才開始集中整理，查缺補漏，使教學檔案失去了真實性。

2.3 檔案信息化程度低，資源開發利用差

隨著信息化建設的發展，職業院校大部分都搭建了校園網，但校園網還沒有充分的利用起來，特別是校園網基本上沒有開發電子檔案系統，再加上教學檔案缺乏整體規劃，不同管理部門制度不統一，自行其是，這就使得整個學校在檔案管理、數據查找、資源共享等方面造成諸多的不便，嚴重的影響了教學檔案資源的開發和利用。

2.4 歸檔程序不明確，存儲載體不安全

隨著計算機技術的普及，很多的原始教學文檔都是以電子文件形式存在的，而目前很多職業院校沒有明確規定電子文件的歸檔程序，從而導致很多教學文檔分散存儲于不同的計算機中，未能及時集中脫機保管。一旦計算機系統崩潰或者硬盤損壞，極有可能破壞了教學電子文檔，造成教學檔案的不完整，嚴重的甚至會全部丟失。

2.5 教師檔案不健全，人員素質待提高

教師業務檔案是把一個教師的教學情況、教學考核、培訓學習、論文論著、職務聘任、計劃總結和獎懲等材料建立的個人業務檔案。教師業務檔案，充分體現了學校對知識和人才的尊重。大部分職業院校還沒有認識到教師業務檔案的重要價值，從而未能更好地為教學第一線提供服務。

部分職業院校教學檔案信息資源建設落后，缺乏專職教學檔案管理人員，而且檔案管理人員思想觀念守舊、信息意識淡薄，缺少應有的開拓精神，在信息化、數字化等方面的素質有待提高。

3 加強教學檔案管理工作的具體舉措

3.1 健全教學檔案管理制度

教學檔案具有科學性，所以建立健全科學的教學檔案管理制度，對加強教學檔案管理工作有著重大的意義。職業院校教務管理部門應根據院校的檔案管理相關規定和標準及具體情況，制定出教學檔案管理實施細則和檔案管理人員崗位管理制度，如在教學檔案的搜集、整理、歸檔、保管和利用等方面要有具體的規范標準并且有專人負責，明確教學檔案管理人員的職責范圍，做到責權明確。不僅如此，還必須制定相應的制度來充分調動起有關管理部門、所有教職工和學生的積極性讓他們自覺參與到教學檔案的工作中，使教學檔案的管理工作更加標準、更加科學。

3.2 加強服務意識，提高檔案利用率

如果只重視教學檔案的整理、歸檔，而不積極地開發利用，那么教學檔案就失去了自身的價值。建立健全教師個人業務檔案。在教學檔案管理的過程中，檔案管理人員要加強服務意識，向教師積極宣傳教師業務檔案的重要性，在教師歸檔、查檔時做好配合工作，讓教師逐步體會到教師個人業務檔案歸檔的好處與價值，從而能夠積極主動提供這些材料。

教學檔案除教學評估使用外，教育研究室還應通過教學研究給教學改革提供重要依據，從而提升職業院校教學質量和教學管理的整體水平。所以應全方位調動教學檔案管理人員的積極性，提高教學檔案的利用率，從而充分發揮教學檔案在教學科研中的重要作用。

3.3 提升教學檔案管理人員的業務素質和能力

提升教學檔案的管理水平必須先提升教學檔案管理人員的業務素質和業務能力。所以必須多渠道、多層次、多形式對教學檔案管理人員進行教學檔案管理、計算機應用、多媒體技術、現代通訊、掃描攝像等知識的系統培訓，來提升教學檔案管理人員的業務水平。通過政治學習和明確崗位責任，提升教學檔案管理人員的責任感和敬業精神，充分調動他們的積極性，從而能主動摸索教學檔案管理工作的規律，使得教學檔案管理工作得以優化。

3.4 提高教學檔案管理工作的現代化水平

教學檔案管理人員應加強學習更新觀念，在具體的教學檔案管理工作中引入先進的檔案管理技術和檔案管理設備，逐步實現教學檔案的信息化、網絡化管理，從而提高了教學檔案管理的現代化水平。