關(guān)于企業(yè)檔案收集若干問題的探討

杜俊英

隨著時代的發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展對檔案信息的依賴日益增大。做好檔案信息服務(wù)工作要依靠豐富的館藏檔案信息資源。在檔案管理流程中，收集是基礎(chǔ)，積極主動地做好檔案收集工作，以達(dá)到豐富館藏、突出特色，是擺在企業(yè)檔案工作者面前的重大課題。

1 企業(yè)檔案收集工作的現(xiàn)狀

就整體而言，收集不全是基層企業(yè)檔案工作中存在的一個突出問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 歸檔門類不全

企業(yè)檔案收集往往只注重文書檔案的收集，科技檔案和專門檔案相對比較少，如財務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案多分布在各職能部門。對隨著科技發(fā)展和辦公自動化的形成產(chǎn)生的如照片、光盤、硬盤等新型載體檔案和實(shí)物檔案的收集歸檔工作也不夠重視。

1.2 歸檔文件不齊全、不完整

具體表現(xiàn)在：1）紅頭文件不齊全。許多職能部門起草的文件上報后，沒有將回復(fù)或批復(fù)的文件交到檔案室留存。現(xiàn)在的實(shí)行辦公OA系統(tǒng)后，有些電子文件沒有打印成紙質(zhì)文件及時歸檔。2）“白頭文件”不齊全。在日常工作中會形成許多沒有紅頭的文件材料，如編發(fā)的簡報、調(diào)查報告、典型材料、統(tǒng)計報表、領(lǐng)導(dǎo)講話發(fā)言稿、會議紀(jì)要等，還有外出學(xué)習(xí)交流調(diào)研帶回的重要文件資料，沒有歸檔。這些文件材料對今后的工作查考有著不可替代的獨(dú)特作用，也應(yīng)有所選擇地進(jìn)行收集。

1.3 科技檔案收集不全

由于庫房面積有限或檔案人員配備不足，忽視科技檔案收集的現(xiàn)象比較普遍，也存在有的職能部門為了查找方便不愿把技術(shù)資料交給檔案室，甚至有的工作人員將技術(shù)資料留在自己手中不交給資料員，如果工作調(diào)動時沒有移交，就造成檔案流失。有的部門在基建施工或設(shè)備安裝中的圖紙更改和調(diào)試記錄、檢修記錄從不歸檔，造成檔案與實(shí)際情況不符。

1.4 檔案收集范圍窄

除了正常館藏管理范圍內(nèi)檔案的收集，對以下類型的檔案則缺乏有效收集：1）突發(fā)事件檔案的收集；2）實(shí)物檔案的收集，如印章、獎?wù)隆ⅹ劚㈠\旗、題詞、紀(jì)念品等；3）重大活動檔案的收集。

2 影響企業(yè)檔案收集工作的因素

2.1 自上而下存檔意識比較薄弱

企業(yè)的檔案部門往往是無職無權(quán)的“軟”部門，有些單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識還很淡薄，沒有獨(dú)立的檔案部門，設(shè)在綜合辦公室，層層領(lǐng)導(dǎo)，導(dǎo)致檔案收集工作處于被動邊緣狀態(tài)。企業(yè)員工的檔案意識也很淡薄，這在很大程度上影響著檔案在企業(yè)范圍內(nèi)的征集工作。在企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大、管理不斷升級的同時，檔案工作未能受到同等的重視，致使散存在企業(yè)內(nèi)部的一些有價值的檔案資料未能及時的歸檔。

2.2 檔案管理制度不健全，使檔案收集工作失去支撐

檔案管理制度不健全，沒有建立歸檔制度，檔案收集范圍和相關(guān)要求不明確，造成檔案收集工作無規(guī)可依，無章可據(jù)。文書檔案還比較容易收集，但科技檔案就難以集中收集保管了。檔案的收集登記工作和交接工作很不規(guī)范，也會造成資料的損失。對于相關(guān)部門和相關(guān)人員該歸檔的材料不歸檔，私自保管或任其丟失等，也無從追責(zé)。

2.3 人員綜合素質(zhì)不高是影響企業(yè)檔案收集工作的主觀原因

一是普遍缺乏從事檔案工作的專業(yè)人才，大多認(rèn)為檔案工作就是保管工作，不需要多少專業(yè)知識，在選擇檔案人員時不注重專業(yè)背景。二是檔案員身兼數(shù)職，精力上無法專業(yè)搞檔案工作。三是通常檔案工作者本身抱著“不求有功，但求無過”的思想，工作中消極被動，致使檔案收集工作長期呈現(xiàn)一種落后狀態(tài)，征集檔案的廣度不夠，導(dǎo)致檔案資料流失。

3 加強(qiáng)基層檔案收集工作的對策

3.1 健全歸檔制度，確保歸檔材料齊全完整

建立、健全歸檔制度，是做好檔案收集工作的重要前提，也是保證檔案齊全完整的重要條件。歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求三方面的內(nèi)容。明確綜合檔案室和各部門的歸檔范圍的差別：檔案室偏重永久和長期保管；各部門應(yīng)結(jié)合部門職責(zé)收集整理，按規(guī)定將該歸檔文件資料按規(guī)定時間交檔案室。

歸檔時應(yīng)注意：1）歸檔范圍必須明確完整，以免少收或漏收檔案資料。歸檔范圍完整就是指立檔單位形成的各種門類檔案應(yīng)全部納入收集范疇，全部收集，完整無缺；2）加強(qiáng)文件管理。為了防止上級各主管部門直接下發(fā)到各業(yè)務(wù)部門有價值的文件材料散失，應(yīng)由文書部門登記，流轉(zhuǎn)后應(yīng)及時歸檔；到外面參加會議及交流調(diào)研的重要文件，也應(yīng)歸檔。3）檔案部門要同業(yè)務(wù)部門、基層單位加強(qiáng)聯(lián)系，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，有利于提高檔案人員素質(zhì)和檔案管理質(zhì)量，確保歸檔及時性和完整性。

3.2 提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)主動收集意識

長期以來，檔案管理人員的服務(wù)意識不強(qiáng)，使檔案收集工作處于一種很被動的局面，要改變這一現(xiàn)狀，必須全面提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平，更新觀念，擴(kuò)展思路，激發(fā)內(nèi)在的工作熱情和工作積極性，增強(qiáng)檔案收集的敏銳度和精確度，變被動為主動，讓人們感受到檔案的重要性，贏得領(lǐng)導(dǎo)和員工的信任和支持，檔案收集工作才能順利有序的開展。

3.3 加強(qiáng)宣傳教育，強(qiáng)化檔案意識

檔案部門要以各種方式宣傳檔案工作，尤其要向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作國家及地方法規(guī)，引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視。同時加大對廣大員工的宣傳，將收集工作的目的、作用和意義滲透到各個部門，強(qiáng)化整個企業(yè)的檔案意識。檔案工作人員也要從封閉、半封閉的狀態(tài)中走出去，宣傳、解釋檔案工作，通過提供利用、匯編資料等方式呈現(xiàn)檔案價值，贏得領(lǐng)導(dǎo)的支持，同時還要深入有關(guān)部門進(jìn)行溝通和交流，從而使檔案收集工作經(jīng)常化、制度化。

3.4 創(chuàng)新收集手段，擴(kuò)大檔案收集來源

為了適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的要求，檔案管理部門必須改革檔案接收和征集工作，構(gòu)建優(yōu)化的檔案建設(shè)網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)對企業(yè)重大活動、重大事件、重大工程檔案的收集。打破傳統(tǒng)接收方式，拓寬收集渠道，多形式、多渠道將散存在企業(yè)內(nèi)的重要檔案收集存檔，如采用定期或集中收集的方式征集檔案，同時提高接收檔案的質(zhì)量和增加科技檔案、專門檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案的收集比例，實(shí)現(xiàn)收集檔案數(shù)量有較大增長，質(zhì)量有較大提高，結(jié)構(gòu)有較大改善，使收集的檔案成為重要信息資源基地，為企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)和發(fā)展提供完備的檔案信息服務(wù)。