互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下文書與檔案管理工作一體化的研究分析

梁幸英

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，各個(gè)行業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域都開始普及計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，各行各業(yè)的生產(chǎn)生活方式都發(fā)生了的很大程度上的變革。具體到檔案管理領(lǐng)域，主要表現(xiàn)在文書檔案一體化管理這個(gè)層面，檔案學(xué)界關(guān)于文檔一體化的研究也愈來(lái)愈多。無(wú)論是文書還是檔案，其對(duì)于單位領(lǐng)導(dǎo)開展決策工作和擬定工作計(jì)劃的意義都是非凡的，文書與檔案都能夠?yàn)闆Q策和工作計(jì)劃提供更多的數(shù)據(jù)和依據(jù)，增強(qiáng)決策和工作計(jì)劃的科學(xué)性和合理性。因此，有必要站在互聯(lián)網(wǎng)視角，檢視文書與檔案管理一體化建設(shè)，提出意見的同時(shí)指導(dǎo)實(shí)踐工作。

關(guān)鍵詞：文書；一體化；科學(xué)性；信息技術(shù)；檔案管理

文檔一體化之所以出現(xiàn)，不僅僅是信息技術(shù)迅猛發(fā)展的結(jié)果，也是文書與檔案具有共同性——即信息資源性的結(jié)果。這種共性決定了文書與檔案之間的聯(lián)系密不可分，文書與檔案共同管理和共同開發(fā)成為一種業(yè)務(wù)模式，也是未來(lái)檔案管理與開發(fā)的發(fā)展趨勢(shì)。在這種趨勢(shì)和背景之下，各個(gè)檔案管理部門的工作人員必須革新觀念，優(yōu)化檔案管理流程，進(jìn)而使單位能夠創(chuàng)造出更多的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。筆者站在現(xiàn)代檔案管理學(xué)的角度，對(duì)這一領(lǐng)域進(jìn)行研究，希望能夠豐富這一領(lǐng)域的理論研究，助益于檔案管理實(shí)踐，減輕檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，提升檔案管理工作效能。

1 文檔一體化概述

在研究文檔一體化之前，有必要界定文書的概念以及檔案的概念，通過(guò)概念界定來(lái)厘清文書與檔案之間的關(guān)系[1]。所謂文書就是指單位在履行業(yè)務(wù)過(guò)程中收到或者制作的信息資源的集合體，這種信息資源往往起到一個(gè)憑證作用，會(huì)被單位有關(guān)工作人員加以保存。所謂檔案就是指單位在生產(chǎn)生活中產(chǎn)生的信息材料的集合體，這種信息材料即可以是紙質(zhì)形式，也可以是光盤、數(shù)據(jù)等電子形式。通過(guò)概念界定，可以清楚的了解文書與檔案之間的關(guān)系，檔案的外延范圍比文書更寬，文書組合在一起可以形成檔案，二者具有一個(gè)共同的特性——即信息資源性，歸根到底二者都是信息資源的載體。

所謂文書檔案一體化工作，就是指在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，通過(guò)運(yùn)用信息處理技術(shù)，對(duì)文書進(jìn)行歸類，將文化在計(jì)算機(jī)中整理成檔案，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的一站式處理和整理。文書檔案一體化工作具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義，能夠極大增強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理效能。例如，拿醫(yī)院這一機(jī)構(gòu)來(lái)講，醫(yī)院會(huì)產(chǎn)生諸如病歷、人事文件以及政策文件等文書，如果是傳統(tǒng)的手工管理，則需要檔案管理人員對(duì)文書進(jìn)行具體分類，將文書進(jìn)行整理后才能形成檔案。而在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，則省去了這種篩選步驟，檔案管理人員將文書放入檔案管理系統(tǒng)制定的分類文件當(dāng)中，檔案管理系統(tǒng)就能自動(dòng)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書的歸類整理。除此之外，現(xiàn)代工作中會(huì)產(chǎn)生大量電子文件格式的文書，對(duì)這些文書進(jìn)行整理后也能形成檔案。

2 文檔一體化工作的必要性

2.1 符合時(shí)代發(fā)展的需要

信息科技發(fā)展至今，出現(xiàn)了大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)以及數(shù)據(jù)集成化技術(shù)等。這些信息技術(shù)的產(chǎn)生都提升了某一行業(yè)的生產(chǎn)效能，使某一單位能夠創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益[2]。檔案管理主要是管理信息資源，而信息資源種類繁雜，數(shù)量較多，且這種信息資源的數(shù)量會(huì)隨著年限的增長(zhǎng)而增長(zhǎng)，如果單純依賴傳統(tǒng)手工管理無(wú)疑會(huì)降低檔案管理的效能。文書一體化的管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)文書與檔案的一站式管理，形成一種類似于企業(yè)生產(chǎn)鏈條的管理機(jī)制，極大地提升了檔案管理效能。除此之外，對(duì)信息技術(shù)運(yùn)用到文檔一體化工作當(dāng)中，符合信息化時(shí)代的發(fā)展要求，許多電子文書也能夠?qū)崿F(xiàn)文檔一體化管理。

2.2 整合檔案服務(wù)的需要

現(xiàn)階段，在文書檔案管理領(lǐng)域主要存在兩種崗位安排。第一種是文書由專門的人員進(jìn)行管理，檔案由另一部分人進(jìn)行管理；第二種則是文書與檔案都有統(tǒng)一的部門進(jìn)行管理。從人力資源角度出發(fā)，無(wú)疑第二種方式更具有科學(xué)性和合理性，將文書與檔案二者整合在一起進(jìn)行管理，能夠?qū)⑷肆Y源發(fā)揮到極致，減少人力、物力和財(cái)力上的開支，實(shí)現(xiàn)資源利用效率的最大化。除此之外，整合文書管理與檔案管理工作以后，避免了文書管理工作與檔案管理工作出現(xiàn)不銜接的現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)了1+1>2的效果。

3 文檔一體化工作的路徑

3.1 建立健全管理體制

文檔一體化工作作為一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，其涉及的內(nèi)容多而廣。因此，需要通過(guò)建立健全管理體制，為文檔一體化工作的開展提供一個(gè)宏觀的指引，使這項(xiàng)工作能夠具體落實(shí)到實(shí)處。具體而言，管理體制應(yīng)當(dāng)包括部門設(shè)置、崗位安排、績(jī)效考核、責(zé)任落實(shí)、工作流程等方面。首先，在部門設(shè)置和崗位安排上，筆者認(rèn)為為了使文檔一體化工作推行的更為順利和順暢，確保文書工作與檔案工作之間具有銜接性，應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的部門和人員開展文檔一體化工作，優(yōu)化人力資源配置。其次，在績(jī)效考核層面，單位則應(yīng)當(dāng)合理設(shè)計(jì)績(jī)效考核內(nèi)部的各項(xiàng)指標(biāo)，將文書整理與檔案整理這兩個(gè)板塊的工作分割開來(lái)進(jìn)行考核，細(xì)化各項(xiàng)考核指標(biāo)所占比重，激發(fā)檔案管理人員的工作動(dòng)力，挖掘管理人員的潛力。再次，為了提升檔案管理人員的規(guī)范化管理意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，真正將文檔一體化工作落實(shí)到細(xì)節(jié)，必須健全責(zé)任落實(shí)機(jī)制。最后，在工作流程方面，則主要是根據(jù)單位的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容來(lái)設(shè)計(jì)相應(yīng)的工作流程，保障檔案管理部門與其他部門之間的協(xié)調(diào)性。

3.2 加強(qiáng)信息化建設(shè)

文檔一體化工作需要依賴信息技術(shù)這一有力抓手，需要背靠互聯(lián)網(wǎng)這一環(huán)境，必須加強(qiáng)信息化建設(shè)[3]。首先，單位在軟硬件設(shè)施投入領(lǐng)域要投入相應(yīng)的資金，加快文書的處理效率和檔案的整理效率。例如，購(gòu)置高速電子掃描儀，對(duì)紙質(zhì)文書進(jìn)行數(shù)據(jù)化掃描，轉(zhuǎn)化成統(tǒng)一的格式后進(jìn)入到檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。其次，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，在單位打造“一站式”的檔案利用與服務(wù)平臺(tái)。例如，將整理后的檔案放置到云存儲(chǔ)端，設(shè)定相應(yīng)的訪問(wèn)秘鑰和訪問(wèn)權(quán)限。單位其他部門則可以通過(guò)訪問(wèn)秘鑰和訪問(wèn)權(quán)限直接在云儲(chǔ)存當(dāng)查看和下載檔案，提升其他工作部門的工作效率，真正發(fā)揮檔案的價(jià)值。最后，單位與單位之間要加強(qiáng)聯(lián)動(dòng)，尤其是職能存在交叉的部門要利用信息技術(shù)來(lái)極強(qiáng)聯(lián)動(dòng)。例如，醫(yī)院、衛(wèi)生局、食藥監(jiān)以及疾控防治中心等職能存在交叉的部門，可以共同打造檔案共享信息庫(kù)，將某一涉及對(duì)方工作而又不需要保密的檔案上傳到信息庫(kù)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)單位與單位之間的互利共贏，進(jìn)而為社會(huì)創(chuàng)造出更多的效益，提升人民群眾的滿意度和幸福感。總而言之，加強(qiáng)信息化建設(shè)可以從多個(gè)層面展開，并不一定局限于某一種路徑。同時(shí)，信息技術(shù)的發(fā)展以及人工智能技術(shù)的出現(xiàn)，使得檔案管理模式在不斷創(chuàng)新。單位檔案管理人員只有做到腳踏實(shí)地，與時(shí)俱進(jìn)，才能真正使檔案管理工作凸顯成效。

4 結(jié)語(yǔ)

文檔一體化管理是一項(xiàng)復(fù)雜性的系統(tǒng)工程，這項(xiàng)工程的建設(shè)不是一朝一夕的，其會(huì)隨著社會(huì)信息化建設(shè)的深入而推進(jìn)。隨著數(shù)據(jù)處理技術(shù)的發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的優(yōu)化，未來(lái)文檔一體化在各個(gè)單位的廣泛運(yùn)用是檔案工作的改革方向。筆者相信隨著文檔一體化理論研究的深入，許多實(shí)踐中出現(xiàn)的難題都會(huì)被一一加以解決，文檔一體化工作會(huì)呈現(xiàn)出新的面貌。由于筆者分析資料能力有限，加之在現(xiàn)代檔案管理學(xué)上的研究有待深入，文中難免存在紕漏之處，希望在今后的研究中能夠加以改善。

參考文獻(xiàn)

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