做好留學生檔案管理?促進留學生教育發展

摘 要：在經濟全球化的發展過程中，各國高校之間的溝通與交流越加頻繁，留學生往來頻率也不斷增多。本文將分析做好留學生檔案管理的有效舉措，探討留學生檔案管理優化路徑，提出當前檔案管理中存在的問題，闡述留學生檔案管理的重要意義，以期促進留學生教育不斷發展。

關鍵詞：留學生；檔案管理；教育發展；高校

高校教育國家化進程不斷加快，來華留學生教育實現了跨越式的發展。但當前高校對留學生的檔案管理仍舊存在問題，影響高校對留學生檔案的利用效率。因此，應探討留學生檔案管理優化的有關路徑，重視高校留學生檔案管理工作，才能促進高校國際教育不斷發展。

1 高校留學生檔案管理的重要意義

世界經濟正朝向全球化高速發展，隨著我國綜合國力的增強，來華留學生逐漸增多，進入跨越式發展階段。2014年，對全國留學生進行統計，共有203個國家于地區來華進修，我國31個省市、自治區等來華留學生均明顯增加。隨著留學生人數的不斷增長，加強對其的管理已經成為當前重要的問題。其中，檔案管理是留學生管理工作的一部分，應區別對待留學生檔案與中國學生檔案，對中國教育界、社會的發展都具有重要意義。

有利于拓展留學生招生市場。對留學生檔案進行管理，包括留學生畢業、就業情況、生活場景、個人能力、在校學習狀況等眾多內容，對我國市場的發展，對人才的需求等都有著重要的促進作用[1]。

有利于改善招生政策。對留學生檔案加以管理，以數據形式展現在工作人員面前，并根據當前留學生的國籍、專業設置、畢業就業方向等基礎信息，適當調整我國現有招生政策，促進留學教育進一步發展。

挖掘潛在生源。在招生之季，可有效挖掘潛在生源，如語言生是學歷生的潛在生源、本科生是研究生的潛在生源。

2 高校留學生檔案管理優化路徑

2.1 完善檔案管理制度

完善留學生檔案管理，應從制度為切入點，進一步完善檔案管理制度。根據高校自身實際情況，參照高校檔案實體分類方法，明確檔案歸檔范圍，制定完善的檔案管理制度。例如：將外國學生的檔案按照長期、短期進修、博士、碩士、語言生、醫學生等幾種類型區分開來，在進行查找時可根據實際需求分類查找。同時，應建立相關部門的協調機制，以獨立部門負責留學生檔案，并聯合留學生學院、國際交流處、院校系教研室等部門，協同做好留學生入學前的檔案建立工作，以及在校期間的檔案收集、整理管理工作，離校后的檔案保管與畢業去向等工作。

2.2 強化檔案管理能力

當前，各大高校均已設置留學生檔案管理部門，但在實際工作中效率低下，分工不明確、檔案管理能力不足等問題屢見不鮮。鑒于此，要強化檔案管理能力，提高檔案的全過程管理意識，強化管理部門的工作職責與能力。當前檔案管理流程為：相關職能部門收集檔案，待學生畢業后將檔案移交檔案館。可見，檔案的質量，以及規范性，信息收集的完整性等都將取決于各職能部門。而校內各職能部門的日常工作十分繁瑣，缺乏完善的培訓與管理，在管理工作中主要表現為檔案意識低下，專業能力低下，管理水平不足。

因此，為了進一步提升檔案管理的能力，必須強化檔案管理部門的職責。以校內檔案人員為切入點，施行檔案的全過程管理方式。在校內，高校檔案管理人員應要主動與留學生教學單位溝通，與國際交流處溝通，了解當前留學生人數與其他相關信息，為檔案管理提供數據支持。檔案管理人員要自主提升檔案管理意識，時刻收集各種文字、音像等資源，完善留學生檔案內容，分析留學生檔案潛在價值，以保證留學生畢業后交予檔案館的檔案具有完整性、可靠性、真實性[2]。

2.3 完善檔案收集方式

當前檔案的主要內容為紙質形式，無論何種類型的內容都要求學生以紙質材料上交。但實際上，有很多有助于了解留學生信息的材料無法體現在紙質材料中。因此，應增加檔案資料類型，將照片、錄音、電子郵件、視頻影像等多種形式加入檔案保管內容中，并作為留學生檔案的重要組成部分。在日常的管理過程中，由于檔案搜集難度較大，來源分散，歸檔工作往往被忽視。因此，要做好紙質檔案收集以外的有關工作，自主創新檔案收集方式，并按照檔案類型保管需求加以保護，以免資料外泄或流失。

除此以外，應充分利用校園官網信息系統，利用學生個人學號配合密碼的方式登錄。在校內各院系張貼信息收集文件，學生可自行將有關信息上傳到校園官網中，簡化檔案收集過程。

2.4 促進留學生檔案信息化

應加強電子檔案平臺的建設，實現檔案管理的信息化。2004年時，全國來華留學生管理信息系統正式啟用，成為留學生檔案管理的重要途徑。在該系統中，可進行留學生招生、管理、數據統計、檔案記錄等多種工作，為目前檔案管理信息化奠定了基礎。各高校在采用該管理系統時，需要以用戶名與密碼匹配的方式進入系統內，只有代表學校職能部門的人員才能登陸修改有關信息。而其他部門則只能通過該平臺進行查詢、資源共享等操作。雖然當前部門高校的電子檔案管理方式仍舊在初級階段，且只能輸入學生的個人信息，完成統計工作。但通過不斷的發展，與高校實際情況逐漸吻合，留學生檔案完全信息化將指日可待。

對此，應建立專門的檔案信息管理部門，充分利用當前檔案管理系統，并與高校實際發展情況相結合，開發適合高校實際的信息管理系統。將學生個人信息、學期成績、學習課程等內容都錄入系統內，經過加密處理，實現內部數據的共享。將紙質檔案與電子檔案逐步接軌，為高校內部工作人員提供查閱的途徑，以實現檔案信息化的最大價值。

3 結論

綜上所述，本文主要分析了高校留學生檔案管理優化的有關路徑，得出：要完善檔案管理制度，將留學生檔案管理加以區分，便于搜索與選用。強化檔案管理能力，以校園內部管理人員為切入點，完善檔案全過程的管理。完善檔案收集方式，除紙質檔案外還應加入照片、視頻等多種檔案類型。要促進留學生檔案信息化的建設，實現檔案管理現代化。

參考文獻

[1]鄭平.高校留學生檔案管理的完善與優化途徑探討[J].企業科技與發展，2018（02）：301-302.

[2]趙秀梅.高校外國留學生檔案管理工作存在的問題及對策[J].內蒙古師范大學學報（教育科學版），2013，26（01）：163-164.

作者簡介

耿純慶（1962-），男，漢，武漢，武漢大學，研究方向：高校留學生管理及發展。