提升水利工程檔案管理水平的對策研究

姚甜甜

摘 要：工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批、勘察設計、施工、監理、驗收和運行管理過程形成并歸檔保存的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體材料的記錄，是在工程建設過程中形成的具有價值的歷史記錄，水利工程也不例外，加強對水利工程的檔案管理，是項目建設管理工作的需要，也是國家和水利部的共同要求。因此，探討提升水利工程檔案管理水平的方法對水利工程建設與維護具有非常重要的意義。

關鍵詞：水利工程；檔案管理；重要性；提升對策

“檔案”一個從古至今都非常嚴謹的詞匯，它展現著人類文明的榮與辱興與衰，它的重要絕對不亞于GDP的增長，也絕對不亞于火箭的發射，“檔案”的多樣化展現出人類輝煌文明的進程。如今所有的行業都有屬于自己的檔案形式和要求，水利工程建設涉及的信息量大，檔案分類復雜，參與單位眾多，所以建立規范化的水利工程檔案管理對于工程的順利完成和后期的維護都具有舉足輕重的作用。

1 水利工程檔案管理在水利工程建設中的重要性

水利工程檔案能夠詳細記錄水利工程建設的全過程，并把建設、勘察設計、監理、施工企業的相關材料歸納分類保管起來，保證工程建設信息資源的完整并具有實用價值。在水利工程檔案管理過程中，不斷完善管理方式和采用先進的管理方法是檔案管理的核心內容，要遵循水利工程的特點和規律，將檔案有序化建檔，統一管理，提高檔案的可利用價值。水利工程檔案管理的目標是標準化和規范化，要達到這一目標就必須把檔案管理與水利工程建設保持同步，甚至要優先于工程建設，通過點滴資源的整理和應用，能夠為項目決策、項目勘察設計、項目施工、項目監理和項目維護提供直接參考。水利工程檔案貫穿工程建設和后期管理的全過程，所以每一個小參數的準確性都是項目成敗的關鍵，因此在檔案管理中，細節尤為重要，要保護檔案的完整性，才能發現問題并及時找到解決問題的方法，從而提高水利工程的質量和效率。

2 目前水利工程檔案管理過程中存在的問題

目前水利工程檔案管理工作在諸多水利工程項目中已經納入計劃之中，并且成了了專門的檔案管理室，有效的提高了工程建設信息的收集和整理能力。但是，由于一些水利工程管理工作不到位，人員配置不合理，檔案使用制度不健全，導致檔案管理水平低，操作失誤和檔案丟失問題時有發生。具體問題如下：

2.1 水利工程檔案管理質量問題

水利工程檔案管理的質量與水利工程的質量有直接關系，因為檔案是質量監督和檢查的重要參考依據，通常完整的水利工程檔案都是由各個階段、各個相關單位、若干個子項構成的，根據進度的要求，每完成一個階段，都需要相關部門進行檢查和評定，這時工程檔案則是重要的評定依據，然而一些檔案卻不可用，主要是由于檔案建設與工程建設不同步，這就導致了檔案內容與工程建設的實際內容不相符，數據不準確，從而加大了工程質量的評定難度，同時，檔案的分類與案卷形式不規范，造成在對工程進行針對性分析時檔案無法起到有效的參考價值，甚至一些單位不能及時上報檔案材料，導致部分工程無法找到評定依據。

2.2 水利工程檔案管理人員缺乏實踐經驗

水利工程與其他工程在過程和管理上有不小的差別，這就要求水利工程檔案管理人員必須要對水利工程的相關工作足夠熟悉，能夠把檔案科學分類，根據項目過程進行有序的管理。而現實工作中，水利工程檔案的管理人員往往都是臨時抽調的非專業人員，檔案專業知識和相關的專業技能缺乏，被動的，由企業將檔案移交過來，才開展檔案的分類和管理，沒有積極參與到工程項目建設之中，這往往會導致檔案出現內容缺項、漏項等問題，對工程建設與維護及工程檔案的收集、整理和管理工作都是十分不利的。

2.3 水利工程檔案管理手段落后規范性問題

水利工程檔案的管理與領導的重視程度有直接關系，如果領導的重視程度不夠，對檔案的管理規定宣傳不夠，下級部門貫穿不到位，就導致工程檔案流向不明確，或者檔案管理不連續的問題出現，另外水利工程人員流動性比較大，參與單位眾多，對與檔案的調用沒有明確的制度約束，導致借出去的檔案無法收回，給檔案管理工作造成很大的損失。這些問題歸根結底都是由于水利工程檔案管理不規范所造成的，所以提高水利工程檔案的管理水平必須從流程和制度上建立科學和強制的體系才能提高水利工程檔案的管理水平。

3 提升水利工程檔案管理水平的對策

水利工程檔案的管理水平直接關系到工程的建設、勘察設計、施工、監理、評級與后期的應用和維護，所以提升水利工程檔案的管理水平要循序漸進，逐步完善檔案管理體系，并在工作中不斷創新、不斷發展，使水利工程檔案管理工作發揮其應有的價值。

3.1 建立水利工程檔案管理規范化體制

水利工程檔案管理的規章制度和管理辦法是提高檔案管理水平的重要指導，要建立符合工程檔案自身發展規律的規范化體制，從檔案管理的操作、監督和使用三個方面建立具體的申報審批制度，保證檔案的及時采集與整理歸檔，并有效地進行監督。在使用過程中，必須主管部門領導審批才能夠調用水利工程檔案，調用后要對檔案進行跟蹤，按照檔案的使用期限及時收回檔案，保證檔案不會丟失。

3.2 建立層級責任制檔案管理組織結構

檔案管理要由專門的部門進行管理，由工程項目的主要領導具體抓檔案管理業務，通過層級的責任任務分配，提高檔案管理的統籌安排水平，檔案管理要上下級逐層監督，保證檔案的完整性和有效性，在項目竣工后能夠檔案與工程一一對應，為工程項目的質量保駕護航。此外，要加強檔案管理人員能力水平的培養，使其檔案管理水平與實際工作能力相匹配，保證檔案管理跟水利工程項目建設在同一水平線上，能真實的展現水利工程建設的全過程， 更好地完成現實與歷史的重任。

3.3 建立信息化檔案管理體系

隨著信息技術和網絡技術的發展，在水利工程檔案管理中利用信息技術，提升檔案管理水平已經成為一種趨勢，將原有的人工操作轉化為計算機操作，這樣不僅降低了檔案管理的失誤率，同時提高了檔案管理的效率，并且提高檔案分類和使用等方面的技術水平。目前，水利工程檔案管理系統已經在很多水利工程中應用，以電子形式進行檔案管理更加便于管理和應用，這對于提高檔案管理水平具有非常重要的價值。

3.4 加大檔案管理的監督力度

為了能夠更加有效的開展檔案管理工作，應該注重強化檔案的監督管理工作，應該受到各個部門和相關人員的高度重視，這就需要水利工程檔案管理人員要深入一線，對于檔案管理工作的必要性進行宣傳，同時應該強化監督力度，切實保證檔案管理工作的有效性。

4 結論

不同的水利工程在檔案管理中都有其特有的特征，要根據具體項目采取有效的檔案管理方法提高檔案管理水平。當然規范化的檔案管理體制和健全的組織結構和信息化的檔案管理體系是檔案管理水平提升的核心內容，作為水利工程檔案的管理者，必須將這三方面充分完善，才能夠更好的為水利工程提供有效的信息服務。

參考文獻

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