信息化等新技術(shù)對(duì)高職院校檔案管理的影響研究

陶醉

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為我們?nèi)粘Ｉ睢⒐ぷ鞅夭豢缮俚囊徊糠郑呀?jīng)改變了人們的生活方式以及生活習(xí)慣，還優(yōu)化了現(xiàn)代化企業(yè)的工作形式。而信息化等新技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于高職院校的檔案管理也發(fā)揮著十分重要的作用。本文重點(diǎn)針對(duì)信息化等新技術(shù)對(duì)高職院校檔案管理的影響進(jìn)行了詳細(xì)的分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息化等新技術(shù)；檔案管理；影響

信息化等新技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，在不斷地優(yōu)化人們的生活方式以及工作方式，現(xiàn)在人人都已經(jīng)離不開(kāi)電子信息設(shè)備。在高職院校的檔案管理中，為了與時(shí)俱進(jìn)，也開(kāi)始引進(jìn)了信息化技術(shù)設(shè)備和軟件系統(tǒng)。信息化等新技術(shù)的應(yīng)用，不僅優(yōu)化了高職院校檔案管理人員的工作形式，還提升了其工作效率，同時(shí)擴(kuò)大了高職院校檔案管理工作的職能。所以，非常有必要就信息化等新技術(shù)對(duì)高職院校檔案管理的影響展開(kāi)分析。

1 信息化等技術(shù)對(duì)高職院校檔案管理的影響分析

1.1 提升了檔案管理人員的工作效率

近幾年來(lái)，我國(guó)的各大高職院校的檔案管理都在積極地引進(jìn)信息化等新技術(shù)，不斷地引進(jìn)新型檔案管理手段以及配套設(shè)備。其中最大的改變就是檔案管理人力以及物力的節(jié)約，在工作效率方面有了很大的提升。

首先，在高職院校的檔案管理中應(yīng)用信息化等新技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案形式的升級(jí)。傳統(tǒng)的檔案形式是紙質(zhì)檔案，而引入信息化等新技術(shù)后，就已經(jīng)開(kāi)始向電子化檔案升級(jí)，不僅節(jié)約了檔案的存儲(chǔ)空間，還實(shí)現(xiàn)了高職院校檔案的數(shù)字化管理。為管理者查閱資料提供了很大的便利，同時(shí)還可以避免紙質(zhì)檔案資料的一系列弊端，例如容易破損、遺失、受潮、損害等。

其次，在高職院校的檔案管理中應(yīng)用信息化等新技術(shù)，可以有效提升信息編寫的效率，縮短信息編寫的時(shí)間。因?yàn)楦呗氃盒５娜藬?shù)非常多，由此而產(chǎn)生的檔案數(shù)量就極為龐大，如果學(xué)校的工作人員對(duì)資料進(jìn)行加工或者修改，那么就會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，經(jīng)歷由“選題”到“選材”，到“編輯”，再到“出版”的過(guò)程。而如果在信息編寫的時(shí)候，運(yùn)用信息化等新技術(shù)，就可以最大限度的簡(jiǎn)化信息編寫的流程，以機(jī)讀的形式完成目標(biāo)檔案的加工和修改，大大提升了工作效率，節(jié)省了工作人員的時(shí)間和精力。

最后，在高職院校的檔案管理中應(yīng)用信息化等新技術(shù)，可以有效提升檢索效率。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理主要是對(duì)紙質(zhì)檔案的管理。而紙質(zhì)檔案的檢索只能手動(dòng)檢索，檔案管理人員需要先行查看檔案目錄，再針對(duì)性的進(jìn)行查找，甚至某些檔案因?yàn)閮?chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，出現(xiàn)了缺失、或者信息篡改的現(xiàn)象，檢索過(guò)程既復(fù)雜、又效率低下。而應(yīng)用信息化等新技術(shù)可以直接在電腦設(shè)備上實(shí)現(xiàn)點(diǎn)擊查找，直接縮短了檔案檢索的時(shí)間，提升了工作效率[1]。

1.2 實(shí)現(xiàn)高職院校檔案資源的信息共享

高職院校的檔案管理具有非常重要的意義。高職院校的檔案針對(duì)到每一個(gè)在高職院校活動(dòng)的人，無(wú)論是在高職院校就讀的學(xué)生，還是在高職院校的工作人員，都可以利用到檔案。但是傳統(tǒng)的檔案管理形式比較落后，如果上級(jí)部門需要查看某一個(gè)人員的檔案，就要經(jīng)歷一個(gè)極為復(fù)雜的流程和環(huán)節(jié)。而在高職院校檔案管理中應(yīng)用信息化等新技術(shù)，可以將針對(duì)電子檔案構(gòu)建一個(gè)資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息共享，學(xué)生以及其他工作人員就可以通過(guò)計(jì)算機(jī)終端登錄資源共享平臺(tái)查閱資料，進(jìn)而針對(duì)檔案信息進(jìn)行高效的提取以及精準(zhǔn)的

分析。

1.3 促進(jìn)高職院校檔案辦公的公正化以及透明化

在傳統(tǒng)的高職院校檔案管理中，學(xué)生和非檔案管理的工作人員很難看到自己的檔案內(nèi)容，無(wú)法對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行檢查。而應(yīng)用信息化等新技術(shù)后，可以在校園網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)中增設(shè)高職院校檔案信息化管理板塊，提升了高職院校檔案管理的信息化水平，而且還促進(jìn)了高職院校檔案辦公的透明化、公正化、以及清晰化。學(xué)生和非檔案管理的工作人員可以隨時(shí)在自己的計(jì)算機(jī)終端，找到這一板塊查看檔案，增加學(xué)生和非檔案管理的對(duì)自己檔案的了解程度，還可以在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候進(jìn)行在線咨詢，有效監(jiān)督檔案管理者的工作，提升其管理水平以及服務(wù)能力[2]。

2 高職院校傳統(tǒng)檔案管理中的常見(jiàn)問(wèn)題

2.1 檔案管理人員專業(yè)水平低

在高職院校中，很多認(rèn)認(rèn)為檔案管理工作非常輕松、悠閑，技術(shù)水平低的工作，所以給出的薪資待遇也不高，通常情況下也會(huì)選擇一些年齡偏大、快要退休的人進(jìn)行檔案管理。而這些人的專業(yè)水平都非常低，甚至不具備任何檔案管理的專業(yè)技能，直接影響了我國(guó)高職院校檔案的管理水平，甚至出現(xiàn)很多問(wèn)題。而且很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理技能，不了解檔案管理的實(shí)際內(nèi)容，在一定程度上也會(huì)對(duì)學(xué)生以及其他工作人員造成影響。

2.2 檔案管理工作效率低

在很多檔案管理人員的意識(shí)當(dāng)中，檔案管理非常大簡(jiǎn)單，花費(fèi)的時(shí)間和精力也比較少，所以也就不會(huì)在檔案管理上投入很多的時(shí)間和精力。但是其實(shí)檔案管理的過(guò)程具有一定的繁瑣性以及復(fù)雜性。同時(shí)傳統(tǒng)的高職院校檔案都是紙質(zhì)檔案，需要認(rèn)真的整理、分類、查詢以及保管。而這些工作要想做到位，需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，工作效率極為低下，甚至出現(xiàn)錯(cuò)誤和問(wèn)題[3]。

3 提升高職院校檔案管理信息化水平的對(duì)策

3.1 提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

隨著各種信息化等新技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作對(duì)于工作人員的專業(yè)素養(yǎng)也提出了更高的要求。只有檔案管理人員不斷的學(xué)習(xí)信息化等新技術(shù)，才能在實(shí)際工作中熟練應(yīng)用信息化等新技術(shù)，滿足檔案管理信息化的需求。所以高職院校需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過(guò)學(xué)習(xí)掌握檔案管理的先進(jìn)管理方法，掌握管理方法所對(duì)應(yīng)的信息化技術(shù)，從而在實(shí)際工作中有效落實(shí)檔案管理信息化的各項(xiàng)工作內(nèi)容。

3.2 加大檔案管理的投入力度

在高職院校中應(yīng)用信息化等新技術(shù)，需要引進(jìn)先進(jìn)的終端設(shè)備，以及各種配套軟件和系統(tǒng)。而這都需要花費(fèi)一定的資金。甚至有一些設(shè)備和軟件的價(jià)格相當(dāng)昂貴。如果高職院校在檔案管理信息化建設(shè)的投入力度過(guò)小，將會(huì)限制高職院校檔案管理信息化的建設(shè)效率。所以，需要加大對(duì)檔案管理的投入力度，引進(jìn)檔案管理信息化所需的各種設(shè)備、系統(tǒng)等材料，促進(jìn)高職院校檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步。

3.3 提高檔案管理安全性

對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)，做好檔案管理十分的重要。一旦檔案出現(xiàn)問(wèn)題，將會(huì)對(duì)學(xué)生或者工作人員造成一定的影響。對(duì)此，做好檔案管理的保護(hù)措施就顯得非常重要。將檔案管理信息化面臨的最大風(fēng)險(xiǎn)就是病毒以及網(wǎng)絡(luò)的攻擊。某些檔案管理系統(tǒng)由于設(shè)計(jì)的太多簡(jiǎn)單，非常容易被病毒侵蝕攻破，造成檔案信息的泄露、遺失等問(wèn)題。所以，要提前做好檔案?jìng)浞荩⑶壹訌?qiáng)各種信息化安全措施，避免檔案出現(xiàn)問(wèn)題，造成無(wú)法挽回的損失[4]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化等新技術(shù)對(duì)高職院校檔案管理的影響十分巨大。而傳統(tǒng)的的紙質(zhì)檔案終將被歷史所淘汰，轉(zhuǎn)變成為電子化檔案。只要做好電子化檔案的妥善保存，這些數(shù)據(jù)都可以長(zhǎng)久保存，不出現(xiàn)腐爛、遺失、損害等現(xiàn)象。同時(shí)，信息化等新技術(shù)在高職院校檔案管理中的應(yīng)用，還可以有效提升檔案管理人員的工作效率以及工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]王秀峰.淺談高職院校數(shù)字化檔案室建設(shè)[J].科技視界，2018，（21）：143-144.

[2]張雄圖.高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新路徑研究[J].卷宗，2018，（22）：89.

[3]蔡亞瓊.淺析高職院校檔案管理的幾個(gè)誤區(qū)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（14）：149，152.

[4]支丹丹，郝江寧.探討如何做好高職院校檔案管理工作[J].中外交流，2018，（22）：159-160.