檔案精細化與集成化管理探索

摘 要：檔案事業是社會主義事業中的有機組成要素，檔案管理成效事關信息資源的傳遞效率，事關單位決策的擬定和落實。隨著檔案管理愈發的成熟化和信息化，檔案管理需求發生了改變，如何集成化和精細化的管理檔案是現階段檔案研究學界廣泛關注的課題，也是檔案管理的未來發展趨勢。精細化管理能夠有效挖掘檔案中信息資源的價值，集成化管理則能夠集中對檔案進行處理，提升檔案管理成效。因此，從集成化和精細化的角度結合檔案管理，創新檔案管理理念，提升檔案管理的效能。

關鍵詞：精細化；檔案管理；信息技術；集成化；服務能力

伴隨社會環境的變遷以及信息技術的浪潮，“信息化建設”這個名詞逐漸出現在各行各業當中，屬于一個具有重要意義的新概念，也是社會生產生活中的一個新理念、信息化建設和核心在于利用依托信息技術集成性、高效性以及數據性的特性，將信息技術運用到生產生活當中。具體到檔案管理領域，信息技術的運用則是為了提升檔案服務能力，拓寬檔案管理的路徑。現階段，檔案學界的研究重點主要集中檔案服務能力提升層面，主要在于如何構建一套行之有效的管理機制來實現檔案管理的集成化和精細化。無論是精細化管理還是集成化管理，都離不開信息技術，只有利用信息技術這一有力抓手，才能真正實現精細化與集成化管理。正是基于這一背景，筆者著重探索檔案精細化與集成化管理。

1 精細化與集成化管理概括

檔案精細化與集成化管理，是整個檔案工作和檔案領域的核心能力。從語義上對精細化和集成化進行解構分析，可以將其定義為：對檔案內部的信息資源進行集中處理，使得信息資源得以精細歸類，進而幫助檔案管理人員更加系統高效的管理檔案。隨著檔案工作量的增多，尤其是紙質檔案需要占據大量的空間，需要耗費大量的人力、財力和物力，檔案學界提出了“精細化管理”和“集成化管理”這一口號。大多數學者認為，信息技術能夠較快的分析數據和處理數據，這種能力運用到檔案管理領域，將信息技術與檔案管理進行融合后，就能解決檔案工作量增多的困境，也能最大限度的節約人力、物力和財力，實現資源利用效能最大化[1]。在信息時代，精細化管理與集成化管理有一定的特性，表現在兩個方面。

一方面，檔案精細化管理要求檔案管理人員用規范化和標準化的意識來管理檔案，保障檔案的完整、真實和安全。檔案中的信息資源價值豐富，某一信息的缺失可能導致整個檔案的作廢。在利用信息技術過程中，需要對紙質檔案進行格式轉換，將紙質檔案轉化為電子數據格式，這一過程就需要檔案管理人員樹立規范意識，保證信息資源能夠完整的進行轉化，防止信息的缺失。另一方面，檔案集成化管理則要求檔案管理人員利用信息技術分批次、集中式的對紙質檔案進行電子化轉化，利用檔案管理系統管理檔案，使檔案能夠在互聯網上實現“一站式”的查詢、檢索和服務。

2 精細化與集成化管理應注意的問題

2.1 避免信息化建設流于形式

許多單位認為信息化建設就是單純的運用計算機對電子檔案進行管理，沒有充分挖掘信息技術的潛力，對信息化建設存在認識誤區。對檔案進行精細化與集成化管理，不僅需要運用到計算機，還需要運用到高速掃描儀、檔案管理系統以及復印打印裝訂一體機等軟硬件設施[2]。因此，在檔案信息化過程當中，要綜合運用多種設備，實現一種“產業生產鏈條”，真正實現精細化和集成化。除此之外，部分單位沒有樹立檔案共享意識，信息化建設水平不高，即使投入大量的資金、物力和財力，仍然不能實現檔案服務效益的最大化。

2.2 避免人才的匱乏

檔案精細化與集成化管理的核心在于“人”這一要素，人是最活躍的要素。檔案工作的不斷調整以及檔案服務需求的日益拓展深入，對于檔案管理人員來說無疑是一種挑戰。現階段，許多單位甚至沒有一套可行性強、分階段和有針對性的培訓機制，導致檔案服務人才與檔案實踐工作存在脫軌，許多新進人員難以快速的融入工作角色，制約了檔案精細化與集成化管理。除此之外，許多單位即使構建了培訓機制，但是效率卻并不高。實踐中主要存在培訓缺乏針對性，培訓缺乏長期性的困境，這就導致培訓經費浪費的同時，人才素質卻并沒有與檔案工作實踐接軌。

3 精細化與集成化管理的思路

3.1 加強信息化建設

首先，要提升軟硬件設備的續航能力，及時購置并更新軟硬件系統，這是檔案精細化與集成化管理的前提要件。必須依賴于高效的信息設備，才能對紙質檔案進行數據化處理，才能在互聯網平臺上實現檔案的“一站式”服務[3]。其次，檔案管理人員以及單位管理層都要走出認識誤區，要充分認識信息化建設的內涵與價值，充分挖掘信息技術的優勢，提升檔案管理與信息技術的融合程度，避免信息化建設流于形式。檔案管理人員要充分發揮主觀能動性，將自身擺到更為主動的位置來管理檔案，根據本單位的檔案管理實情設計一套明確具體的工作流程，打造“產業鏈條”式的檔案管理。最后，檔案管理人員以及單位管理層要樹立共享意識，學會檔案共享，減少自己的資金、人力和物力開支。檔案資源被上傳到云端數據庫當中以后，相關授權主體可以登錄系統來在線查閱并調用檔案。許多單位之間以及單位內部部門之間是存在職能交叉的，這就決定了許多不涉密的信息資源是可以互通共用的，檔案共享的目的就是為了實現這種信息資源的互通共用。檔案共享之后，檔案管理人員不需要重復的進行檔案收集與管理，只需要一鍵下載或者在線查閱檔案就能準確了解到檔案信息。

3.2 打造專業隊伍

只有檔案管理人員的綜合能力、分析問題和處理能力提升了，才能真正做到檔案精細化與集成化管理。因此，有必要從以下三個方面完善人才建設。首先，單位要注重培養復合型人才，要加強檔案管理人員在信息技術應用、現代檔案服務以及創新應用等方面的能力，利用人才解決檔案管理困境，實現檔案管理模式的創新。其次，單位要構建長期性、有針對性和分階段的培訓機制，定期組織工作人員參與培訓。在開展培訓工作之前，可以通過調查問卷的方式對本單位的工作人員進行一個能力摸底，搞清楚現階段工作人員在哪方面存在缺陷，根據工作人員的薄弱環節來設計培訓內容，增強培訓的科學性，提升培訓的效率。最后，單位要主動舉辦論壇、經驗交流會以及檔案服務相關的講座，拓寬提升工作人員能力的路徑。檔案管理人員也應主動到其他部門進行學習，汲取其他單位檔案管理的優秀因子，對本單位的檔案管理模式加以改造。例如，檔案局以及檔案館作為典型的檔案管理部門，其工作流程和管機制都有值得借鑒的地方，通過學習借鑒無疑能夠提升檔案管理人員的專業能力。

4 結語

檔案精細化和集成化管理是一項長期性的系統工程，其中檔案服務則是這項工程永恒的主題。也就是說，檔案精細化和集成化管理的根本出發點和落腳點是服務能力建設，只有服務能力提升了，才能真正彰顯檔案生命力。檔案服務能力潛藏在檔案工作的各個環節，檔案管理人員只有用更開放、創新和仔細的心態，才能真正對檔案工作作出調整和改善，才能切實提升檔案服務能力。筆者相信，隨著信息技術的迅猛發展，尤其是人工智能技術的發展，檔案管理一定會愈發的高效和科學，管理模式也會愈發的趨于成熟和創新。

參考文獻

[1]廖桂芹.大數據視閥下我國檔案學發展的思考[J].法制博覽，2018（27）：247.

[2]曲加杰，施展.淺談檔案精細化管理在檔案管理中的實踐應用[J].辦公室業務，2018（11）：61.

[3]李慧.電子檔案和紙質檔案的集成化管理措施探析[J].辦公室業務，2017（22）：117.

作者簡介

王彬（1982-），男，漢，山東省濰坊人，本科，畢業于山東省農業管理干部學院，助理館員，研究方向：檔案管理。