利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力

岳勝男

摘 要：大數據時代人們對檔案數據資源的使用需求越來越多樣廣泛，優化大數據時代的檔案管理體系，科學配制檔案資源，形成完善的檔案管理工作體系，對于促進檔案事業發展，滿足人民群眾使用需求有重要意義。

關鍵詞：大數據；檔案管理；數字化

大數據時代的檔案管理還要更新檔案管理理念，提高檔案管理工作的服務意識，著力構建完善的檔案管理體系，促進檔案管理工作的快速發展。

1 大數據時代檔案管理工作存在具體問題

1.1 管理人員問題

管理人員應當具有數據信息意識，大數據時代突顯檔案管理人員的信息水平較為低下，檔案管理人員不掌握科學化的檔案管理操作方法，不能有效的挖掘數字化信息資源，因此影響了檔案管理工作的效率與質量。

1.2 檔案技術問題

檔案技術不過關，缺乏大數據時代的檔案數字化處理設備，不具備優質的檔案管理系統，因此影響了檔案管理工作效率。目前，基層單位的數字化檔案設備還有待完善，還要在大數據理念下加快檔案設備的更新力度。

2 大數據時代提升檔案管理質量基本原則

2.1 依法治檔原則

提高大數據時代檔案管理工作質量，解決傳統檔案管理工作中的問題，應當貫徹依法治檔原則，不斷加快檔案管理工作的標準化與科學化進程。首先，完善檔案管理工作模式，檔案科學的檔案管理工作體系，在全面加強檔案管理工作定位的基礎上，構建新型的檔案管理工作格局，重點取消檔案管理的行政模式，圍繞著數字化檔案管理需要構建業務模式。其次，科學設定檔案管理工作崗位，明確合理的數字化體系下的檔案管理工作分工，強調優化崗位績效模式，發揮專業檔案管理人員價值。第三，完善檔案管理機制，構建檔案數據信息的運行機制，做到專兼職合理分工，部門門密切配合，形成完善的檔案運行體系。

2.2 共享服務原則

提高檔案管理工作的科學化水平，在大數據時代依靠檔案管理手段的創新提升檔案管理服務質量，還要建立共享服務的檔案管理工作體系，提高檔案服務公眾水平。首先，建立檔案的實時服務體系，樹立檔案服務理念，把服務用戶作為檔案管理部門的重要使命，滿足公眾的檔案應用價值。其次，完善檔案數據信息的共享渠道，構建全面的檔案資源體系，合理開放檔案管理制度，盡量發揮檔案管理的數字化與文化教育功能，全面提高檔案的服務民生水平，為公眾提供便捷的檔案服務。第三，明確檔案管理工作使命，強調服務績效，重視依托大數據技術提高檔案服務工作效率，解決傳統的檔案服務工作存在的效率低下問題。

2.3 主導聯動原則

大數據時代的檔案管理部門應當建立服務聯動機制，由傳統的紙制檔案管理向信息化檔案管理的方向快速發展。首先，應當提高宏觀層面的檔案管理作用，注重完善檔案運轉機制，發揮具體檔案管理部門與用戶平臺建設作用。其次，開發微平臺，以現有的新媒體技術提高檔案運轉的效率，解決傳統檔案管理中的問題，著力滿足用戶的智能化微檔案運用需求。第三，解決典型與個性化問題，在完善運轉系統的基礎上，著力提高數據個性化供給服務能力，不斷提高檔案管理質量。

3 依托大數據技術提升檔案管理質量策略

3.1 完善大數據檔案管理思維

更好的依托大數據提高檔案管理工作質量，還要完善大數據環境下的檔案管理工作思維，豐富大數據時代的檔案管理理念，全面提高大數據時代的檔案管理工作改革效率。首先，加速普及大數據的基本理念與工作方式，強調提高檔案管理人員的信息化意識，促進檔案管理人員掌握大數據時代的檔案管理工作方法。其次，健全大數據時代的檔案管理工作隊伍，圍繞著檔案數據資源開發構建優質的檔案管理工作團隊，在完善數據庫的基礎上，不斷保證檔案數字化項目在安全穩定的環境下運行，全面優化檔案數據化管理工作制度，形成新的檔案管理工作標準。第三，進一步調動基層員工的積極性，在依托檔案管理部門的基礎上，發揮基層檔案管理連帶責任部門的作用，形成完善的檔案數據供給機制，推動檔案數字化工作快速發展，并且依托集體力量促進檔案數字化工作的全面創新。第四，重點圍繞著檔案數據信息應用與查詢進行創新發展，在建立智能化檢索平臺的基礎上滿足用戶檔案及時檢索需求，形成科學的檔案運行機制，確保檔案數字化管理高效運行。

3.2 創建大數據檔案管理機制

促進檔案數據信息管理機制的快速發展，還要構建完善的數據信息管理機制，確保檔案數據運行環境的安全，提高數據信息檔案的運行效率，更好的實現數字信息的共享，從而不斷推動檔案數字信息改革的快速發展。在加強檔案管理平臺創新的基礎上，進一步整體檔案管理工作體系，發揮不同機構的促進作用，著力在技術保障的基礎上提高檔案數字化的力度。具體應當做到加強不同類型檔案之間的有效聯系和深度交流，針對不同來源、不同類型、不同管理模式檔案的有效分析，找到檔案數據信息之間的關聯因素，構建完善的檔案數據交互系統。在滿足檔案數據系統性、綜合性發展的基礎上，發揮檔案數據信息的業務工作支持價值。在檔案數據信息數字化發展的過程中明確檔案管理標準的差異性，做到在具體辨析不同檔案業務差異的基礎上，提高檔案管理的個性化水平，從而形成完善的檔案數據信息的管理、儲存、交互與共享原則，共建科學的檔案管理機制，為發揮數字化檔案的價值提供基礎條件，更好的形成檔案運動體系，促進檔案管理工作快速發展。

3.3 開發大數據檔案管理平臺

大數據時代的檔案管理不僅要實現檔案數據化目標，還要在有效存儲、分類的基礎上，進一步提高檔案信息的智能化服務水平，開發可用于檔案自動上傳存儲、自動檢索校對、自動滿足用戶需求的智能化檔案管理平臺。檔案管理者只有圍繞著大數據技術不斷進行檔案管理手段的更新，才能提高檔案管理水平，不斷運用大數據系統輔助提升檔案管理工作效率。具體來說構建基于云平臺的檔案管理機制應當發揮分層管理的作用。首先，強化數據信息傳遞層與存儲層的管理能力，利用計算機構建完善的數字檔案存儲機制，確保檔案可以實現多元化與多形式數據存儲。其次，加強對數據存儲層的管理與優化，重點針對第一層數據信息進行調節與監控，保證數據信息質量，提高數據信息的運轉效率，加強對數據信息安全保障，解決數據冗余與數據全面性、準確性不足問題。第三，根據用戶的個性化需求對現有檔案數據信息資源進行開發，全面挖掘檔案數據信息的新增價值，從而更好的發揮檔案數字化系統的信息檢索與服務供給優勢。第四，提高檔案數據信息的靈活性，進一步優化檔案數據信息管理機制，不斷完善和開發系統化的數據平臺，在實現對數據信息的高價值存儲同時，全面完善檔案數據信息的供給周期，延伸檔案服務鏈條，實現個性檔案化數據推送。

3.4 確保始終堅持數字化方向

大數據時代提高檔案管理工作質量，還要從根本上堅持數字化的檔案管理方向，堅持由傳統的檔案管理向數據信息化的方向堅定不移的發展。在現有硬件條件水平下，貫徹大數據理念，不斷完善大數據時代的檔案發展計劃。首先，探索檔案數據信息化與智能化的改革方案，在傳統紙制檔案數據化存儲的基礎上，進一步提高檔案數據分析與處理技術的更新及新技術引進工作，做到檔案管理基礎工作向數字化方向的快速發展。其次，充分利用智能化的檔案管理技術，對已存在的數字檔案的狀態、服務模式、運轉機制等進行智能化管理，提高檔案數據信息的跟蹤、存儲、優化、監管與統計分析能力，從而提高檔案的服務質量。第三，還要根據用戶的快速檢索需要，考慮用戶能否得到高價值的檔案信息，進一步開發檔案數據管理系統，做到將數字化檔案與數據檢索技術相結合，提高檔案數據信息的綜合化管理水平，并且不斷提高數字化檔案服務標準，滿足人們對檔案數據個性化使用需求。

4 結論

大數據時代應當進一步創新檔案管理制度，開發檔案管理工作系統，圍繞著數據共享的檔案使用需求，完善檔案數據信息的傳遞運轉機制，著力優化檔案個性化服務水平，滿足檔案管理建設的時代需要。

參考文獻

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