淺析信息時代下電子檔案管理工作

袁萍

摘 要：隨著社會的發展，科技的進步，經濟全球化的現象日益顯著，社會經歷的豐富多彩必然也促使了個人檔案的紛繁復雜， 如何有效清晰的管理個人檔案也在不斷摸索中找到了合適的方法。手寫檔案復雜的過程促使電子檔案隨著信息時代的進步而產生，已成為管理檔案的一項手段。因此，本國檔案管理者也應該適于現在發展的變化，準確地了解電子檔案的便利，增強對電子檔案管理的研究，推動本國檔案管理的信息化的步伐。

關鍵詞：信息時代；電子檔案

跟著信息技術的不斷進步，傳統的檔案管理辦法漸漸被電子檔案管理辦法所取代，這種管理手段更加方便和快捷，不僅是節省了傳統檔案管理繁瑣的時間，紙張的節約也大大縮減了管理成本，同時很大程度程度上提高了檔案管理和查詢的工作效率。 社會的不斷進步，人類生活的各方面都離不開信息化，由此必然產生了許多電子檔案。通俗來說電子檔案就是在社會實踐中形成的、具有多次利用價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的生成、保存和管理與之前紙質檔案所用方法不同，對檔案管理來說是一次重要的挑戰，信息化時代的發展給檔案管理者帶來的便利是無窮的。對電子檔案管理工作如何有效進行提出了如下觀點：

1 技術革命時代下傳統檔案管理難以生存

1.1 大部分檔案管理部門的近況

一是紙質檔案留存的數量龐大，其保留時間不會太久。二是電子檔案一步一步的取代傳統的，大部分單位檔案管理人員對其性能以及操作還沒有較深入的了解，更談不上靈活運用。 三是檔案該如何利用也成為難題。由于電子檔案還不夠普及，導致了電子檔案和紙質檔案同時存在的尷尬局面，檔案利用首先需要界定各類檔案的保留方法的限定，在翻閱紙質檔案時，檔案員需要不時來回于辦公室和保管室之間，檔案類別沒有明確劃分的話就會事倍功半。四是紙質檔案信息量大，大部分單位沒有對傳統檔案進行系統化的規劃和整理歸檔。許多的紙質文件，只能手工操作標記分門別類，再記錄在厚厚一疊的記錄簿上，無法實時的展現檔案的具體動向及查閱情況，缺少一套對檔案借入和借出的動態監督的管理系統。以有形載體保存的檔案文件，實現不了與單位管理系統磨合使用的愿望，在我看來傳統檔案最大的不當之處在于無法多人同時使用，工作效率也隨之降低了不少。最后是傳統的與現代的同時存在的現狀下，對電子檔案保管相關硬件設施的引進是絕對有必要的，可現實情況卻因為很多單位經費不足而無法實現。

1.2 科技進步帶動檔案管理變化

信息化時代的不斷發展進步中，電子檔案的出現讓許多單位都倍感喜悅，便捷的使用技術讓人贊不絕口，對于電子檔案如何規范化管理沒有明確表示，我國有關部門只是提出了對檔案管理同時備份的實施辦法，也就是紙質與電子同時保留，確保檔案不會全部遺失。社會在進步，科技在創新，以往的理念與新想法的相互碰撞和融合，其引起的變化對檔案管理是不容小覷的：一是檔案保存方法發生了變化。在保存方法中，老式的保存方法無論用何種形式，檔案的信息和承載信息的有形物質都是一個完整的個體且是不可有兩份存在的，但是現代的電子檔案卻是可以有多種無形保存形式的同時區別于傳統的就是電子檔案是可以有多份相同內容存在的，并且可以根據使用者的需要存儲于不同的載體。二是檔案管理發生了變化。曾經的紙張、案卷、文件袋等有形物體都是檔案信息的載體。在電子檔案時期，無形的檔案信息只存在于計算機中，一條命令指令就可解決整理檔案時或是編撰時的所耗費時間精力等問題，也為后續的檔案查找提供了極為方便的途徑。三是檔案管理系統研究方向發生了變化。檔案的外在保留形式有了明顯的改變，隨之而來的就是科研工作者對其實質的也發生了一系列的改觀。相比較紙質文件的容易辨別且不便于修改等，電子文件的隨意修改也成為了一種弊端，電子文檔的存在形式多種多樣，就算是在同一文件夾中都是有可能會有不同的版本存在的，例如 PDF、WORD EXCEL等。我們應該慶幸的是計算機功能的強大，我們可以隨時查詢電腦中對相關文件的修改記錄，并核對文件是否有被篡改的可能性，網絡技術的發達讓我們對網絡病毒是退避三舍，進行必要的網絡病毒篩查也是很重要的。

2 做好電子檔案管理的措施

2.1 檔案管理標準要整齊劃一

第一點是對檔案信息和管理要一起進行，同時發展改善；第二點是要要將檔案辦理的最初規劃和監督作為相關部門應該承擔的責任，保證文件在檔案管理部門督察引導下從初始狀態存檔接著后續翻閱使用等有序進行；第三點是要擬定有效的電子文檔管理準則；最后，形成最終文件傳送給檔案部門時，最后的檔案部門的審查也是至關重要的，應確保檔案不失真。

2.2 管理電子檔案的安全至上

提高對檔案管理部門的硬件設施標準。電子檔案固然是便捷的，但他存在于電腦中也就有了隨之而來一個不可預見的隱患，電腦病毒，操作不當，電腦卡頓等，都會導致文件丟失，甚至造成計算機、儲存設備的硬軟件瞬間崩塌，造成無法挽回的損失。倘若配備一些性能穩定、配置較高的設備，創造一個相對可靠的安全環境為檔案資料多一道堅固的防線。

2.3 培訓創新形式的檔案管理職員

信息化時代之下，懂技術又具有進步思想的人員是必不可少的，對檔案管理人員的挑選和培訓是重中之重。首先是要多角度挖掘有能力有技術的人員；其次就是要對之前的傳統手工操作人員進行繼續教育，從技術和思想上讓他們充分認識到電子信息化帶來的巨大便利，并要求他們緊跟時代發展提高自身的技能。時代的不斷發展對我們檔案管理職員要求越來越高，僅限于傳統的手工技能已經遠遠無法滿足單位的需要，基于此，檔案管理部門需要抓景時間選拔出有較高素質，能夠配合電子檔案管理要求的團隊。

檔案信息化建設是電子檔案管理的最終目標。今天時代已經是瞬息萬變的時代，緊跟發展將傳統檔案管理轉變形式就能更高效的促進社會發展，不僅僅是檔案管理硬件設施的完善，信息化時代的到來已經迫使我們要將科技用于日常工作中并與工作完美結合，軟件發展需求也隨之而來，我們只有不斷更新自己的知識，提高自己的技能，在不斷學習，不斷交流中摸索著如何在信息化時代下優化電子檔案管理，跟上技術發展的腳步，精確無誤且又高效的提供有用的信息

資源。

參考文獻

[1]王彥.關于信息時代電子檔案管理初探[J].農業與技術，2010，（5）：153-154.

[2]銀燕.信息時代電子檔案的特點及安全防范[J].文化藝術，2009，（3）：74-75.

[3]林小玲.我國電子檔案立法之探討，法制與經濟[J].2007，01.