辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

孟照輝

摘 要：辦公自動化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的有效落實，一方面能夠為檔案管理提供更加便捷的數(shù)據(jù)信息管理渠道，由此提升整體檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建質(zhì)量；另一方面憑借自動化技術(shù)的特點，更可以根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息平臺提供更全面的數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)，通過自動篩選設(shè)置充實檔案內(nèi)容。本文基于辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理展開分析，在明確檔案管理特點與存在問題同時，期望為后續(xù)文檔管理工作提供參照。

關(guān)鍵詞：辦公環(huán)境；自動化；醫(yī)院檔案；管理分析

1 醫(yī)院檔案管理的特點分析

1.1 工作效率得到顯著提高

自動化概念源自網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，從技術(shù)先進(jìn)性與可操作性角度來看，優(yōu)于傳統(tǒng)檔案管理操作模式，能夠為駁雜的醫(yī)院檔案提供更加完善的數(shù)據(jù)識別系統(tǒng)，由此提升了檔案管理工作的效率，并且伴隨現(xiàn)代醫(yī)療行業(yè)健康檔案系統(tǒng)的構(gòu)建，更可以為相關(guān)數(shù)據(jù)庫奠定基礎(chǔ)，由此增強(qiáng)部門與數(shù)據(jù)檔案間的聯(lián)系，有效提升檔案管理的質(zhì)量水平。

1.2 對管理人員素質(zhì)要求更高

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不同與傳統(tǒng)信息管理平臺，從數(shù)據(jù)傳輸、采集、分類、存儲、提取等環(huán)節(jié)中可看出技術(shù)邏輯性的優(yōu)勢，有效降低了數(shù)據(jù)信息遺失的風(fēng)險，同時在信息處理方面更具效率與質(zhì)量化的優(yōu)勢。而辦公自動化管理正是建立在此種信息技術(shù)之上的新型理念，所以對檔案管理人員的計算機(jī)操作能力有較高的要求，這無疑是管理人員轉(zhuǎn)型的首要挑戰(zhàn)。

1.3 醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)升級

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展為數(shù)據(jù)檔案管理工作帶來了更豐富的存儲形式，同樣也提供了更便捷的數(shù)據(jù)傳輸渠道，以便數(shù)據(jù)信息采集工作更加細(xì)致且全面，由此為后續(xù)醫(yī)院診療提供可參照的信息。由此可見，在醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)處理方面，辦公自動化環(huán)境比傳統(tǒng)數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)更加先進(jìn)，在數(shù)據(jù)采集方面脫離了人工操作，有效提高的整體的操作質(zhì)量水平。

1.4 檔案管理一體化的構(gòu)建

檔案管理一體化系統(tǒng)的構(gòu)建，需要憑借辦公自動化平臺對駁雜的診療檔案進(jìn)行有效梳理，并根據(jù)類別、數(shù)據(jù)形式、內(nèi)容進(jìn)行索引，由此增強(qiáng)檔案管理工作的可控性，同時憑借索引系統(tǒng)的構(gòu)建更能夠在短時間內(nèi)，將相關(guān)資料篩選出來，由此提升檔案數(shù)據(jù)查詢效率，并通過一體化的平臺構(gòu)建，解決了辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理之間的銜接問題，以便將現(xiàn)代檔案管理的優(yōu)勢體現(xiàn)。

2 醫(yī)院檔案管理辦公自動化存在的問題

2.1 管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)

辦公自動化技術(shù)平臺的構(gòu)建，為檔案管理工作提供了更加多元化的操作渠道，也保障了檔案信息的質(zhì)量水準(zhǔn)，為后續(xù)醫(yī)療工作的開展奠定了扎實基礎(chǔ)。但在實際應(yīng)用中，因辦公自動化技術(shù)本身具備先進(jìn)性特點，在檔案管理人員普遍素質(zhì)不高的環(huán)境中，自然無法將檔案管理全面落實，甚至?xí)绊懺械臋n案管理質(zhì)量。

2.2 檔案管理系統(tǒng)不完善

根據(jù)醫(yī)院檔案資料內(nèi)容較駁雜的特性，通常需要提供專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)輔助管理人員進(jìn)行操作，才能確保檔案資料在存儲與提取方面具備便利性優(yōu)勢。但在實際應(yīng)用中，因檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建水平較低，導(dǎo)致自動化技術(shù)在檔案管理工作中的落實得不到有效開展，如此對數(shù)據(jù)信息錄入造成了一定影響，更極易造成資料丟失的情況。

2.3 統(tǒng)一管理概念落實欠缺

辦公自動化為人們工作帶來極大便利的同時也存在一定問題，例如文檔存儲一般只保留最終正式文件而不會保留原始文件，文檔的存儲類別和存儲方式不具備統(tǒng)一性，會造成數(shù)據(jù)庫檢索混亂，影響文獻(xiàn)資料搜索。

2.4 檔案管理缺乏安全保障

辦公自動化最大的問題在于其自身的安全隱患，電子文檔不具備固定形式，沒有特定的字跡和簽名等特殊標(biāo)記，易于修改，因此不具備個人權(quán)威性和標(biāo)志性，較比紙質(zhì)版更容易被改動。同時自動化文檔管理易被外來病毒侵入，造成檔案泄漏，數(shù)據(jù)混亂。電子病歷的安全涉及到病患的個人信息和隱私性，安全保密工作尤為重要。

3 醫(yī)院檔案管理辦公自動化優(yōu)化對策

3.1 提升管理人員素質(zhì)水準(zhǔn)

醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，為管理人員提供更多的理論知識學(xué)習(xí)機(jī)會和檔案系統(tǒng)操作實踐機(jī)會，制定相應(yīng)考核機(jī)制，激發(fā)管理人員競爭意識和工作熱情，落實醫(yī)院檔案管理工作，建立完善的檔案管理人員人力資源管理制度。

3.2 完善檔案系統(tǒng)的構(gòu)建

醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)辦公自動化檔案管理系統(tǒng)研究，設(shè)計符合醫(yī)院基本情況的管理軟件，建立檔案管理子系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件同電子檔案之間的有效連接，便于電子文件存儲轉(zhuǎn)化。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)進(jìn)行平臺搭建，實現(xiàn)各部門之間的資源共享，同時針對具體應(yīng)用建立檔案權(quán)限管理，提高檔案管理的適用性和針對性。

3.3 制定先進(jìn)的管理制度

醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)制定嚴(yán)格的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，保證其符合國家相關(guān)部門檔案管理規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實際情況制定檔案管理分類方式和檢索查詢權(quán)限，使管理更具標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，嚴(yán)格要求管理人員按照文檔管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。此外，針對醫(yī)院具體情況，調(diào)整和更新醫(yī)院檔案管理制度，定期對檔案進(jìn)行檢查和修補(bǔ)，幫證文檔數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。

3.4 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺的監(jiān)管

為了維護(hù)電子檔案管理安全性，醫(yī)院需要建設(shè)完整、可靠、精準(zhǔn)的檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行加密、設(shè)置權(quán)限和設(shè)置防火墻等方式，加強(qiáng)文檔網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)和監(jiān)管力度，使用數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)對被破壞的數(shù)據(jù)進(jìn)行修補(bǔ)和維護(hù)。為防止人為違規(guī)操作進(jìn)行文檔更改，對重要的文檔建議進(jìn)行加密或特殊權(quán)限設(shè)置，尤為重要的文件建議采用紙質(zhì)版。醫(yī)院辦公自動化安全直接影響到病患的個人安全和隱私安全，因此需要特別重視，病患信息的泄漏將直接影響醫(yī)院的權(quán)威性。

4 結(jié)語

辦公自動化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的有效落實，不但能夠為檔案管理平臺提供更加便捷完善的數(shù)據(jù)整理渠道，由此提升檔案管理的水平，同時憑借數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型與存儲環(huán)境，更能夠有效提升檔案管理的工作效率，降低檔案管理的經(jīng)濟(jì)成本損耗。故而，在論述辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理期間，必須明確辦公自動化技術(shù)的特點，結(jié)合現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行分析，才能為后續(xù)醫(yī)療檔案體系的構(gòu)建提供質(zhì)量保障。

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