基于信息資源共享的事業(yè)單位檔案管理模式分析

胡軍

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，其管理體系及管理模式必須隨著時(shí)代的發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)，在完善和優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的基礎(chǔ)上開展信息化改革。信息資源共享對(duì)事業(yè)單位的檔案管理模式產(chǎn)生了巨大的影響，新的檔案管理模式也會(huì)對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著積極的影響。本文首先分析了基于信息資源共享的事業(yè)單位檔案管理模式的分類，并闡述了該模式下檔案管理的作用。

關(guān)鍵詞：信息資源；資源共享；事業(yè)單位檔案；檔案管理

信息化時(shí)代，信息共享是事業(yè)單位檔案管理工作的必然需求，既是事業(yè)單位發(fā)展的內(nèi)在需要，也是事業(yè)單位外在形象維護(hù)的需求。長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和內(nèi)部管理以及廉政建設(shè)是事業(yè)單位發(fā)展的內(nèi)在需求，實(shí)現(xiàn)信息資源共享則有利于事業(yè)單位內(nèi)部活動(dòng)的開展。信息資源共享可以讓外界了解事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)情況，對(duì)一些關(guān)乎民生的建設(shè)項(xiàng)目尤為重要。檔案管理歷史悠久，其作用在于為管理工作提供參考和依據(jù)，信息資源共享背景下，能夠?qū)崿F(xiàn)整合管理以提高管理效率。檔案信息資源共享則能夠充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的作用，對(duì)事業(yè)單位的管理與服務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督，同時(shí)也有利于樹立良好的事業(yè)單位形象，也是進(jìn)一步做好民生保障工作和維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定的需要。所以，要充分發(fā)揮信息資源共享在事業(yè)單位檔案管理中的積極作用。

1 事業(yè)單位檔案管理信息資源共享模式分類

1.1 集中共享管理模式

基于信息資源共享的事業(yè)單位檔案管理模式之一是集中共享管理模式，較之傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，該模式下的檔案管理方式和效果都發(fā)生了很大變化。首先，集中共享管理模式下，事業(yè)單位中增設(shè)了網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理中心，所有檔案管理工作都有檔案管理中心來完成，使傳統(tǒng)的事業(yè)單位內(nèi)部的相關(guān)檔案管理部門則被取消。第二，該檔案管理模式下，所有檔案資料的規(guī)劃和采購都有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，部署運(yùn)行管理也有自己的工作流程。較之傳統(tǒng)的檔案管理而言，信息資源共享下的集中共享管理模式下沒有了上級(jí)對(duì)下級(jí)檔案信息進(jìn)行審閱的環(huán)節(jié)。第三，集中共享管理模式下，事業(yè)單位檔案管理工作避免了檔案重復(fù)，提升了檔案管理工作的效率，避免了上級(jí)對(duì)檔案信息的人為干預(yù)，增強(qiáng)了檔案信息的真實(shí)性。

1.2 分散共享管理模式

分散共享管理模式與集中共享管理模式主要區(qū)別在于，各個(gè)部門對(duì)自己管轄范圍內(nèi)的檔案進(jìn)行集中管理。分散共享管理模式相對(duì)來說成本略微升高，但是也具有很多優(yōu)點(diǎn)和必要性。首先，分散管理模式下，檔案管理工作會(huì)做得更加專業(yè)和細(xì)致，從而提升檔案的參考價(jià)值。第二，分散管理模式下，由各個(gè)部門相關(guān)專業(yè)背景的人來整理和匯總技術(shù)檔案，會(huì)減少不必要的錯(cuò)誤，同時(shí)還能夠在檔案整理過程中發(fā)現(xiàn)問題，有利于發(fā)揮檔案在事業(yè)單位發(fā)展各個(gè)階段的作用。第三，分散共享管理模式下，事業(yè)單位各個(gè)部門的信息僅僅只有自己人管理和使用，不會(huì)流入其他非本部門人的手中，從而能夠更好的保護(hù)相關(guān)信息。這也是維護(hù)服務(wù)對(duì)象權(quán)益的需要。

2 事業(yè)單位檔案管理信息資源共享模式作用分析

2.1 管理效果方面的作用

基于信息資源共享的事業(yè)單位檔案管理對(duì)提升事業(yè)單位管理效果有重要作用。第一，事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息資源共享，可以匯聚單位的各種檔案材料，在高層決策時(shí)快速查閱和整合資料，從而提供有價(jià)值的參考材料。第二，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，可以在事業(yè)單位服務(wù)中出現(xiàn)瓶頸時(shí)短時(shí)高效分析數(shù)據(jù)，然后有針對(duì)性地提出解決問題的方向，從而提升管理效率。第三，信息化時(shí)代，檔案管理實(shí)現(xiàn)共享，可以讓事業(yè)單位各個(gè)部門充分了解自己的上下級(jí)部門情況以及與本部門工作息息相關(guān)的信息，從而有助于事業(yè)單位各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)配合。第四，集中共享管理可以提高事業(yè)單位高層管理的信心和管理精準(zhǔn)性，集事業(yè)單位各項(xiàng)管理信息為一手，有助于提升事業(yè)單位綜合管理能力；分散共享管理模式則可以讓各個(gè)部門之間形成比較，進(jìn)而形成在管理技術(shù)方面的良性競(jìng)爭(zhēng)。

2.2 信息安全性方面的作用

事業(yè)單位選擇集中共享管理模式或者分散共享管理模式要依據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況來決定，但是無論哪種管理模式都可以在某些方面提升事業(yè)單位檔案管理工作的安全性。對(duì)集中共享管理模式而言，事業(yè)單位所有信息檔案統(tǒng)一管理，檔案信息的泄露與相關(guān)工作人員息息相關(guān)，所以出現(xiàn)問題可以直接問責(zé)相關(guān)工作人員，從而提升檔案權(quán)利人的責(zé)任意識(shí)，進(jìn)而保全了事業(yè)單位檔案信息的安全性。集中共享管理模式還降低了部門領(lǐng)導(dǎo)利用職權(quán)來篡改或者泄露檔案信息的可能性，從而降低了單位內(nèi)部成員威脅檔案信息安全。這點(diǎn)對(duì)保護(hù)事業(yè)單位技術(shù)資料檔案非常重要。對(duì)分散共享管理模式而言，所有檔案信息都由本部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)，自覺地保護(hù)涉密信息和提升警覺性是根本要求。這對(duì)于具有時(shí)效性的檔案資料非常適用。另外，上述兩種檔案管理模式都是將資料存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，所以人為盜取資料的可能性不存在，只要保證事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)安全，避免黑客攻擊，就可以充分保護(hù)檔案信息的安全性。因此，事業(yè)單位要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行法律層面的職業(yè)操守教育。

2.3 發(fā)展?jié)摿Ψ矫娴淖饔?/p>

信息技術(shù)時(shí)代，事業(yè)單位發(fā)展的信息化程度和自動(dòng)化程度增強(qiáng)，事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)資源共享能夠?yàn)槠渌鱾€(gè)部門的信息化水平和事業(yè)單位辦公和管理全面信息化奠定良好的基礎(chǔ)，有利于長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。新的歷史時(shí)期，我國(guó)各個(gè)事業(yè)單位都面臨著新的要求，所以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，可以帶動(dòng)事業(yè)單位各個(gè)方面工作效率的提升。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)信息資源共享，可以將繁瑣工作交給設(shè)備來完成，然后工作人員可以根據(jù)檔案信息資源的整合分析結(jié)果來創(chuàng)造性地解決問題或者擬劃方案。這樣就可以充分發(fā)揮人力資源的潛力，進(jìn)而為事業(yè)單位的管理與服務(wù)提供必要的保障。因此，事業(yè)單位要給予該檔案管理模式高度重視與研究，從而充分發(fā)揮工作人員的潛力。

2.4 統(tǒng)一管理方面的作用

新的社會(huì)發(fā)展階段，對(duì)事業(yè)單位的管理與服務(wù)提出了更高的要求。只有掌握事業(yè)單位各個(gè)方面的信息資源，才能夠?qū)崿F(xiàn)資源的合理配置。基于信息資源共享的事業(yè)單位檔案管理模式，能夠?qū)Ω鱾€(gè)部門的檔案進(jìn)行全面管理，還可以根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況來定期更新相關(guān)信息資源。另外，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，關(guān)于檔案管理的軟件也會(huì)不斷優(yōu)化和升級(jí)，所以在不久的將來，具有檔案信息分析整合功能的軟件將為事業(yè)單位管理與服務(wù)提供技術(shù)支持。基于信息資源共享的事業(yè)單位檔案管理模式，杜絕了人為因素對(duì)檔案信息管理的主觀干預(yù)，從而客觀記錄了事業(yè)單位自身業(yè)務(wù)工作實(shí)績(jī)，有利于事業(yè)單位高層對(duì)事業(yè)單位各個(gè)層面進(jìn)行全面深入地管理。因此，事業(yè)單位檔案管理工作人員要具有全局意識(shí)和優(yōu)秀的信息資源整合能力，切實(shí)做好事業(yè)單位的檔案管理工作。真正能為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，為單位順利地開展工作提供依據(jù)和指導(dǎo)，為社會(huì)發(fā)展提供保障。

3 結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位要接受并且有效利用信息資源共享下的檔案管理工作，要設(shè)立相關(guān)的檔案管理部門，提供相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)資源和計(jì)算機(jī)設(shè)備，提升事業(yè)單位全員的檔案信息有效利用意識(shí)，對(duì)事業(yè)單位管理層進(jìn)行資源共享背景下管理策略的滲透。充分發(fā)揮該模式下檔案管理的作用還需要不斷優(yōu)化和完善檔案管理模式和具體措施，所以相關(guān)工作人員要?jiǎng)?chuàng)造性地解決實(shí)施過程的各類問題。

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