基于信息資源共享的事業單位檔案管理模式分析

胡軍

摘 要：檔案管理是事業單位管理工作的重要組成部分，其管理體系及管理模式必須隨著時代的發展與時俱進，在完善和優化事業單位檔案管理制度的基礎上開展信息化改革。信息資源共享對事業單位的檔案管理模式產生了巨大的影響，新的檔案管理模式也會對事業單位的發展有著積極的影響。本文首先分析了基于信息資源共享的事業單位檔案管理模式的分類，并闡述了該模式下檔案管理的作用。

關鍵詞：信息資源；資源共享；事業單位檔案；檔案管理

信息化時代，信息共享是事業單位檔案管理工作的必然需求，既是事業單位發展的內在需要，也是事業單位外在形象維護的需求。長遠發展和內部管理以及廉政建設是事業單位發展的內在需求，實現信息資源共享則有利于事業單位內部活動的開展。信息資源共享可以讓外界了解事業單位的發展建設情況，對一些關乎民生的建設項目尤為重要。檔案管理歷史悠久，其作用在于為管理工作提供參考和依據，信息資源共享背景下，能夠實現整合管理以提高管理效率。檔案信息資源共享則能夠充分發揮互聯網的作用，對事業單位的管理與服務工作進行監督，同時也有利于樹立良好的事業單位形象，也是進一步做好民生保障工作和維護社會穩定的需要。所以，要充分發揮信息資源共享在事業單位檔案管理中的積極作用。

1 事業單位檔案管理信息資源共享模式分類

1.1 集中共享管理模式

基于信息資源共享的事業單位檔案管理模式之一是集中共享管理模式，較之傳統的檔案管理模式而言，該模式下的檔案管理方式和效果都發生了很大變化。首先，集中共享管理模式下，事業單位中增設了網絡檔案信息管理中心，所有檔案管理工作都有檔案管理中心來完成，使傳統的事業單位內部的相關檔案管理部門則被取消。第二，該檔案管理模式下，所有檔案資料的規劃和采購都有統一的標準，部署運行管理也有自己的工作流程。較之傳統的檔案管理而言，信息資源共享下的集中共享管理模式下沒有了上級對下級檔案信息進行審閱的環節。第三，集中共享管理模式下，事業單位檔案管理工作避免了檔案重復，提升了檔案管理工作的效率，避免了上級對檔案信息的人為干預，增強了檔案信息的真實性。

1.2 分散共享管理模式

分散共享管理模式與集中共享管理模式主要區別在于，各個部門對自己管轄范圍內的檔案進行集中管理。分散共享管理模式相對來說成本略微升高，但是也具有很多優點和必要性。首先，分散管理模式下，檔案管理工作會做得更加專業和細致，從而提升檔案的參考價值。第二，分散管理模式下，由各個部門相關專業背景的人來整理和匯總技術檔案，會減少不必要的錯誤，同時還能夠在檔案整理過程中發現問題，有利于發揮檔案在事業單位發展各個階段的作用。第三，分散共享管理模式下，事業單位各個部門的信息僅僅只有自己人管理和使用，不會流入其他非本部門人的手中，從而能夠更好的保護相關信息。這也是維護服務對象權益的需要。

2 事業單位檔案管理信息資源共享模式作用分析

2.1 管理效果方面的作用

基于信息資源共享的事業單位檔案管理對提升事業單位管理效果有重要作用。第一，事業單位檔案管理實現信息資源共享，可以匯聚單位的各種檔案材料，在高層決策時快速查閱和整合資料，從而提供有價值的參考材料。第二，實現信息資源共享，可以在事業單位服務中出現瓶頸時短時高效分析數據，然后有針對性地提出解決問題的方向，從而提升管理效率。第三，信息化時代，檔案管理實現共享，可以讓事業單位各個部門充分了解自己的上下級部門情況以及與本部門工作息息相關的信息，從而有助于事業單位各個部門之間的協調配合。第四，集中共享管理可以提高事業單位高層管理的信心和管理精準性，集事業單位各項管理信息為一手，有助于提升事業單位綜合管理能力；分散共享管理模式則可以讓各個部門之間形成比較，進而形成在管理技術方面的良性競爭。

2.2 信息安全性方面的作用

事業單位選擇集中共享管理模式或者分散共享管理模式要依據事業單位的實際情況來決定，但是無論哪種管理模式都可以在某些方面提升事業單位檔案管理工作的安全性。對集中共享管理模式而言，事業單位所有信息檔案統一管理，檔案信息的泄露與相關工作人員息息相關，所以出現問題可以直接問責相關工作人員，從而提升檔案權利人的責任意識，進而保全了事業單位檔案信息的安全性。集中共享管理模式還降低了部門領導利用職權來篡改或者泄露檔案信息的可能性，從而降低了單位內部成員威脅檔案信息安全。這點對保護事業單位技術資料檔案非常重要。對分散共享管理模式而言，所有檔案信息都由本部門相關人員負責，自覺地保護涉密信息和提升警覺性是根本要求。這對于具有時效性的檔案資料非常適用。另外，上述兩種檔案管理模式都是將資料存儲在計算機中，所以人為盜取資料的可能性不存在，只要保證事業單位網絡信息系統安全，避免黑客攻擊，就可以充分保護檔案信息的安全性。因此，事業單位要對檔案管理人員進行法律層面的職業操守教育。

2.3 發展潛力方面的作用

信息技術時代，事業單位發展的信息化程度和自動化程度增強，事業單位檔案管理工作實現資源共享能夠為其他各個部門的信息化水平和事業單位辦公和管理全面信息化奠定良好的基礎，有利于長期穩定發展。新的歷史時期，我國各個事業單位都面臨著新的要求，所以實現信息資源共享，可以帶動事業單位各個方面工作效率的提升。應用計算機技術來實現信息資源共享，可以將繁瑣工作交給設備來完成，然后工作人員可以根據檔案信息資源的整合分析結果來創造性地解決問題或者擬劃方案。這樣就可以充分發揮人力資源的潛力，進而為事業單位的管理與服務提供必要的保障。因此，事業單位要給予該檔案管理模式高度重視與研究，從而充分發揮工作人員的潛力。

2.4 統一管理方面的作用

新的社會發展階段，對事業單位的管理與服務提出了更高的要求。只有掌握事業單位各個方面的信息資源，才能夠實現資源的合理配置?；谛畔①Y源共享的事業單位檔案管理模式，能夠對各個部門的檔案進行全面管理，還可以根據實際發展情況來定期更新相關信息資源。另外，隨著信息技術的高速發展，關于檔案管理的軟件也會不斷優化和升級，所以在不久的將來，具有檔案信息分析整合功能的軟件將為事業單位管理與服務提供技術支持?；谛畔①Y源共享的事業單位檔案管理模式，杜絕了人為因素對檔案信息管理的主觀干預，從而客觀記錄了事業單位自身業務工作實績，有利于事業單位高層對事業單位各個層面進行全面深入地管理。因此，事業單位檔案管理工作人員要具有全局意識和優秀的信息資源整合能力，切實做好事業單位的檔案管理工作。真正能為人民群眾提供優質、高效的服務，為單位順利地開展工作提供依據和指導，為社會發展提供保障。

3 結語

綜上所述，事業單位要接受并且有效利用信息資源共享下的檔案管理工作，要設立相關的檔案管理部門，提供相應的網絡資源和計算機設備，提升事業單位全員的檔案信息有效利用意識，對事業單位管理層進行資源共享背景下管理策略的滲透。充分發揮該模式下檔案管理的作用還需要不斷優化和完善檔案管理模式和具體措施，所以相關工作人員要創造性地解決實施過程的各類問題。

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