淺析基層檢察機關檔案管理信息化建設

謝海兵

【摘 要】隨著網絡技術不斷發展，電子信息技術逐步滲透到各行各業、各領域之中，開啟了數字化工作的新紀元，這也使得信息化技術在檢察機關中更加普及。檢察機關檔案管理信息化建設是提高檢察機關管理質量的基本要求，信息化管理運用到檔案管理工作中去也是相當必要的。本文將從基層檢察機關檔案管理信息化的必要性、面臨的困境以及如何加強檔案管理信息化建設進行簡要分析。

【關鍵詞】基層檢察機關；檢察檔案；信息化

隨著科學技術的不斷發展，檔案管理將邁入信息化、科技化、電子化時代。電子檔案是必然成為發展趨勢，作為一種新型檔案管理手段，檔案管理的信息化將助推基層檢察機關實現檔案管理的現代化。基層檢察機關業務工作中形成了大量的電子檔案，檔案的信息化管理的重要性將日益突出。當前，由于思想認識、制度設計以及其他方面的問題，嚴重制約了基層檢察機關檔案管理信息化的發展，因此，基層檢察機關檔案信息化建設迫在眉睫。

一、基層檢察機關檔案管理信息化建設的必要性

傳統的檔案管理工作中，由于所投資的人力和物力財力都相對較大，所以不利于檔案維護與利用，使得檔案管理工作效率降低。隨著現代信息技術的發展，檔案管理中信息化建設應運而生，通過電子信息技術對各類檔案信息進行分門別類整理，然后對所有數據檔案信息進行使用與共享。而基層檢察機關檔案管理的信息化，一方面建立起為檢察工作提供全方位服務的信息化檔案管理系統，使原本煩瑣的檔案建立與查詢機制變得更為便捷，大大地提升檔案管理效能。另一方面大大節約機關各種資源，對于機關單位的信息化、高效化、規范化有著重要的意義。具體來講：一是借力硬盤存儲，節約庫房資源。對于基層檢察機關來說，辦公用房資源一向緊缺，如采用信息化技術進行檔案整理，就不需要太多的辦公用房資源，并且可以充分利用互聯網技術，實現了數據的快速傳輸以及資源共享。二是利用查詢軟件，節約查詢時間。紙質檔案數據量大，分門別類的資料類目繁多，在檔案查詢過程中如查詢不仔細，可能會導致了查詢錯誤或無相關數據。然而，利用信息化查詢技術，只需要在查詢行鍵入關鍵字就可以輕松得所要查詢的相關數據。三是采取科學管理，節省人力資源。數據化時代，利用檔案不再受時間、空間等條件的限制，檔案管理人員只需進行簡單操作便可以獲取所需信息，整個查詢過程短短幾秒鐘的時間，節省了大量人力。

二、基層檢察機關檔案管理信息化建設面臨的困境

（一）檔案信息化建設重視程度不夠

在當前信息化時代發展的背景下，基層檢察機關檔案管理信息化建設不僅是提高管理水平的一種技術手段，更是未來檔案管理的發展趨勢。然而，在實際工作中，基層檢察機關檔對于信息化的建設仍缺乏足夠的重視。主要體現在，一方面，對于檔案管理信息化建設認識不足，仍采取傳統只注重保存輕視對其利用的模式。另一方面，對于檔案管理意識淺薄，在對檔案管理重要性意識的嚴重缺乏，在平常的檔案管理工作中只注重單純的收集與保存，對于檔案資源的作用沒有得到充分的發揮。

（二）檔案信息系統安全性缺乏明確認知

網絡技術的廣泛應用，使得檔案信息泄密的渠道和風險不斷增加，除了常見的網絡病毒、網絡黑客對管理計算機的入侵，工作人員無意泄露等情況外，電磁泄露、剩磁泄露等威脅更是防不勝防。此外，在日常的檔案管理工作中由于人為因素或者存儲介質的影響，而發生一系列影響檔案信息系統安全的問題，對于檔案信息化建設進程造成一定程度的影響。

（三）檔案信息開發利用與共享乏力

長期以來，基層檢察院檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實體的收集，重視檔案部門內部組織管理，輕視研究和預測檢察機構及社會對館藏信息的需求；重視館藏服務方式，輕視深層次的信息服務；重視館藏檔案信息的政治性和保密性，輕視館藏檔案信息的社會性和文化性；重視以實體為中心的“保管模式”，忽視以信息整合為中心的“后保管模式”。這種“重藏輕用”使得基層檢察機關檔案信息開發利用的乏力，對于檔案信息價值的發揮造成了一定的制約，沒有將其進行更深層次的開發運用。

三、基層檢察機關檔案管理信息化建設的路徑

（一）加強組織領導，提高思想認識。成立檢察檔案信息化建設領導小組和相應的辦辦公室，將檔案信息化建設工作作為一項重要的業務工作抓緊抓實。通過設置專門的工作機構，促使基層檢察機關檔案管理信息化建設協調有序開展。

（二）突出工作重點、穩步有序推進。基層檢察院檔案管理信息化建設應破除認識誤區，堅持以服務檢察業務為出發點，充分考慮檔案利用需求與特點，結合本單位信息化工作發展水平來開展；堅持以服務社會為著眼點，充分發揮信息化建設的綜合效益；堅持以單位實際情況為落腳點，講求實效，追求投資效益，做到建一個成一個，堅決杜絕搞形式主義。

（三）完善制度規范，細化目標責任。檔案管理信息化建設標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。其中，管理性標準規范是對電子文件檔案信息進行管理的一套規劃，包括計算機安全法規與標準及數字檔案信息資源合法化確認標準等；業務性標準規范是對檔案文件信息化處理的規范，其范圍包含電子文檔的標準及管理規范；技術性標準規范是指電子文檔數據存儲、壓縮、數據交換、數據加密、水印技術和系統軟硬件設施技術標準規范等。

（四）強化安全保密，增強風險防控。以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《計算機病毒防治管理辦法》等法律法規為依據，結合基層檢察檔案管理工作實際，制定嚴格的規章制度，形成計算機網絡管理檔案信息的安全保障體系；檔案管理人員必須要有強烈的保密意識，認真對檔案信息做出鑒定，明確檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。

隨著現代信息技術的縱深發展，基層檢察機關檢察檔案信息的信息化建設已迫在眉睫。因此，基層檢察機關必須進一步強化檔案信息化、數字化意識，建立健全管理和使用制度，不斷提升檔案工作者的整體素質，以實現基層檢察機關檔案信息化管理的高效健康發展。

【參考文獻】

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