新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理分析

徐鑫

新醫(yī)改背景下，醫(yī)院在管理方面，有很多事項(xiàng)發(fā)生改變，這也就決定了檔案管理優(yōu)化調(diào)整的必然性，否則檔案管理必然不適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展。但在實(shí)際中，檔案管理在新背景下存在一些問題，這些問題目前還沒有被完全重視起來，造成的影響較大。本文主要針對(duì)新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理進(jìn)行分析。

1 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理中的問題

1.1 檔案管理的相關(guān)制度有待健全

醫(yī)院以史為鑒，對(duì)過往負(fù)面影響較大的問題進(jìn)行解決，才能保證醫(yī)院長(zhǎng)期呈上升式發(fā)展，而檔案資料作為歷史資料的記錄就決定著醫(yī)院的發(fā)展程度，所以醫(yī)院要健全檔案管理方面的相關(guān)制度，使檔案管理不再成為表面工作，能在各種問題解決方面有比較嚴(yán)格、起到監(jiān)督和參考作用的統(tǒng)一管理制度[1-3]。該制度會(huì)對(duì)相關(guān)內(nèi)容制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，供醫(yī)院所有人員進(jìn)行參考，以便使醫(yī)院更多有價(jià)值的資料能被珍藏下來，成為醫(yī)術(shù)進(jìn)步和醫(yī)患關(guān)系調(diào)解等方面的參考證明[4-5]。但在實(shí)際中，檔案管理受到的重視程度不是很大，畢竟比起可預(yù)見的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和其他方面管理，檔案管理的效果不是很顯著，所以檔案管理制度和相關(guān)機(jī)制遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如其他方面健全、規(guī)范、全面、科學(xué)。檔案管理人員往往在執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)上不統(tǒng)一，收集的資料往往不全面，甚至有的部門不配合。所以會(huì)出現(xiàn)有價(jià)值的中醫(yī)藥方等資料丟失的現(xiàn)象。

1.2 檔案投入力度有待加強(qiáng)

檔案管理在不受重視的情況下，其所支配的資金和資源等方面自然是有限的，在新醫(yī)改背景下，檔案管理多要求實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化，醫(yī)院也遵循主流，對(duì)檔案管理進(jìn)行了信息化建設(shè)，但因?yàn)橥度胗邢?，所以在相關(guān)軟件建設(shè)以及硬件設(shè)備投入方面不是很好。另外在人力資源提供上，也和檔案管理要求不是很適應(yīng)。檔案管理人員在很多方面的素質(zhì)都要達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員要對(duì)檔案管理人員的要求和醫(yī)護(hù)人員保持一致，不能隨便降低檔案管理人員的入職門檻，否則管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和個(gè)人能力以及對(duì)檔案管理工作的負(fù)責(zé)人態(tài)度都會(huì)保持在低水平，檔案管理工作效率實(shí)在有限[6]。

1.3 檔案多頭管理、丟失現(xiàn)象多

醫(yī)院的檔案資料分為好多種類型，并且這些檔案資料在實(shí)際中應(yīng)用頻率不同，有的檔案資料很久都不會(huì)利用一次，真正成為歷史資料，而有的資料在后期使用次數(shù)非常多。這些檔案資料有的是在綜合檔案室進(jìn)行儲(chǔ)存的，也有的是在各科室進(jìn)行儲(chǔ)存的，無(wú)論哪一種，都會(huì)造成檔案資料在所需人員手中時(shí)間過長(zhǎng)的問題，進(jìn)而很容易造成資料丟失、毀壞的問題。另外綜合檔案室儲(chǔ)存的檔案資料不夠全面，一旦科室儲(chǔ)存資料消失，這些資料就意味著成為歷史，再也沒有發(fā)揮空余價(jià)值的機(jī)會(huì)。這些問題的造成是因?yàn)闄n案多頭管理，在管理制度上又沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，管理人員也沒有對(duì)檔案資料進(jìn)行負(fù)責(zé)，檔案資料使用人員更是沒有對(duì)檔案管理負(fù)責(zé)任，這些在新醫(yī)改背景下，都是需要改進(jìn)和調(diào)整的。當(dāng)檔案資料缺失時(shí)，一些激進(jìn)的患者引發(fā)醫(yī)患關(guān)系時(shí)，醫(yī)院一方卻無(wú)法出示更多的證據(jù)來維護(hù)醫(yī)院的權(quán)力，這無(wú)疑也是對(duì)檔案資源的一種浪費(fèi)。

2 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理優(yōu)化措施

2.1 重視檔案管理，健全制度

醫(yī)院的全部檔案資料來自醫(yī)院全員，所以要想使檔案資料更加齊全，還要使醫(yī)院全員都樹立檔案意識(shí)，對(duì)檔案重視起來，這些人員的行為思想需要由健全的管理制度來約束和監(jiān)督。該制度針對(duì)不同等級(jí)人員，要有不同的規(guī)范要求，比如對(duì)于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員，要求其能在加強(qiáng)檔案管理工作的同時(shí)，能將檔案宣傳與管理工作納入到重要事項(xiàng)中來，并能親自參與到檔案管理責(zé)任分級(jí)制度建設(shè)上來，能對(duì)檔案的信息化建設(shè)等方面給予高度重視和支持。而對(duì)于普通的醫(yī)護(hù)人員，該制度也要對(duì)其行為起到重要的約束作用，使其能在資料提供上起輔助作用，能積極配合管理人員收集資料等[7]。針對(duì)不同類型的檔案制定不同的管理制度，不同的管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的重要程度要與職工考核、醫(yī)療業(yè)務(wù)考核等保持一致。

2.2 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院極快適應(yīng)新醫(yī)改背景有很大的輔助作用，主要分為兩方面，一方面是軟硬件設(shè)備等方面的建設(shè)，使檔案收集、分析、入檔等一系列流程都能通過計(jì)算機(jī)軟件等一氣呵成，代替了人工整理后，檔案資料出錯(cuò)的幾率也會(huì)大大降低。另外檔案管理人員完全可以通過計(jì)算機(jī)平臺(tái)和各部門資料收集人員建立溝通聯(lián)系關(guān)系，進(jìn)行在線收集資料。在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院的很多方面都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化，所以如果檔案管理能實(shí)現(xiàn)信息化，將會(huì)促使檔案管理與醫(yī)院整體管理相一致，這更能促進(jìn)醫(yī)院的全面發(fā)展。另一方面是在人員方面，信息化建設(shè)的過程中，需要一些懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)的人員來參與到檔案管理中來，所以要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)等方面的培訓(xùn)工作，使管理人員腦海中的檔案管理知識(shí)及時(shí)得到更新，管理思想和理念也得到優(yōu)化調(diào)整，能更加現(xiàn)代化。

2.3 將檔案資源與醫(yī)院建設(shè)聯(lián)系起來

要利用好檔案資源，首先要保證檔案資源是全面的，所以所有的醫(yī)療資料等資源都采取綜合檔案管理方法，各科室在長(zhǎng)時(shí)間利用相關(guān)資料時(shí)，如果不能復(fù)印，則要對(duì)相關(guān)資料的完整性建立相關(guān)責(zé)任。所有的資料都要有電子備份[8-9]。其次檔案管理人員在收集檔案資料時(shí)，要從實(shí)際出發(fā)，深入每個(gè)科室，對(duì)每個(gè)科室應(yīng)該提交的材料類型進(jìn)行掌握，對(duì)材料質(zhì)量進(jìn)行了解，還要及時(shí)提醒科室人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上交材料。檔案信息資源來源廣，這意味著管理人員需要和很多人打交道，管理人員一定要注意多方面收集資料。如此才能保證檔案資料的完整性和高質(zhì)量，即使出現(xiàn)醫(yī)鬧事故，醫(yī)院一方也能提供比較全面的病患病例等資料，來作為維權(quán)的證據(jù)。

3 結(jié)語(yǔ)

新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作要納入到醫(yī)院正式工作中，醫(yī)院要利用醫(yī)改的機(jī)會(huì)，對(duì)檔案管理的各環(huán)節(jié)進(jìn)行改進(jìn)，以保證有價(jià)值的歷史資料能被留住，還要保證珍藏的資料能在醫(yī)院醫(yī)務(wù)處理的某方面發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值。醫(yī)院要在信息化建設(shè)的同時(shí)，將檔案管理納入到建設(shè)內(nèi)容中去，使醫(yī)院整體都越來越現(xiàn)代化，發(fā)展越來越好。

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