新時期應如何開展高校科研檔案管理工作

劉存

（哈爾濱學院音樂與舞蹈學院，黑龍江 哈爾濱 150086）

一、高?？蒲袡n案的涵義

高校科研檔案就是指在高?？茖W研究管理和實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。1962年在國務院批準的關于科研檔案的文件中明確指出：技術檔案不僅具有很大的現實意義，而且具有歷史意義，不但我們今天可以重復使用，而且還應該將其保留下來供長遠的參考和研究。

科研檔案既是科研成果得以保留并傳承的載體，同時也是科研活動的重要環節之一。地方高?？蒲泄ぷ魅藛T對科研檔案繼續深入研究，對科研檔案進行科學合理地歸檔，能夠為研究工作人員快速查找材料、借鑒前人的成果和創新思維提供諸多的便利，為了能節省研究人員在科研準備階段的時間，保證了進一步的深入研究。因此，科研成果檔案對科學研究起著至關重要的作用。

二、高校科研檔案管理工作存在的主要問題

（一）科研人員對科研檔案管理工作的重要性認識不足

由于地方高校的科研能力和水平相對較低，加之對科研成果的重要性認識不足，導致管理水平仍停留在登記、統計、收藏、保存的層面。許多檔案管理工作的開展都存在著滯后性，甚至落實不到位，出現混亂、缺失、損壞等人為事故，影響了科研人員的持續研究，也使他們的內心受到了一定傷害。有的科研人員認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后不愿上交或找理由不主動上交本應歸檔的資料，進而影響到科研檔案歸檔的完整性。

（二）高校缺少健全的科研檔案管理制度

在科研檔案歸檔工作中，檔案部門不能經常與科研管理部門聯系，對于接收來的材料是否完整心中無數，因而大大降低了科研檔案的利用價值。同時，科研檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，很難做到上、下集中統一管理，使檔案管理部門不能依據有效的規定運作。再加上高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，就導致高校科研歸檔管理工作處于失控的狀態。

（三）經費投入不足

很多地方高校對科研檔案管理的經費投入不足，致使科研成果的存儲空間不夠。在歸檔的過程中，科研檔案過于簡化，大量的科研成果都不能被完整的保存。例如，一些地方院校只收集課題申報書、立項文件、課題合同，結題材料等，卻忽視了課題研究過程中的一些過程資料，這樣做的結果就是課題資料收集歸檔不完整，時間長了，科研成果就會丟失。同樣，由于經費投入不足，一些現代化的管理設備不能配套，就無法提高科研檔案管理的現代化程度，影響了管理效率。

三、高?？蒲袡n案管理工作開展的具體實施對策

（一）提高高?？蒲腥藛T的檔案意識和責任心

科研人員是科研檔案形成的主體，提高科研人員檔案意識，將會使高校科研檔案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，也將使高?？蒲袡n案管理工作邁上一個新的臺階。由于高?？蒲腥藛T對檔案知識和檔案管理法規缺乏系統的了解，檔案意識淡薄，有時出于對技術保密的理由且不了解歸檔范圍，科研人員往往未將科研活動中形成的重要記錄歸檔保存，導致某些重要的科研記錄無法歸檔。所以，針對這一情況，高校檔案工作者肩負著進行宣傳教育的重任，讓科研人員明確自己擔負著科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔的職責與義務，使其在思想上重視起科研文件的歸檔工作。另外，檔案部門要多利用各種場合和機會深入宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》等文件，提高科研人員對檔案工作重要性的認識，增強他們的檔案法制意識，把科研材料歸檔看作是自己的應盡責任。

（二）建立科學管理制度，理順科研檔案的歸檔程序

科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為了規范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院發布的《科學技術檔案工作條例》中所規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。盡可能的避免出現大量科研檔案材料零散在外的現象。

（三）加大對科研檔案管理經費的投入

高校加大對科研檔案管理經費的投入是有效促進科研檔案管理工作進行的有效對策，在場地、辦公設備和人員配備上給予保證。與此同時，加強對科研管理人員以及檔案管理人員的培訓，提升其業務素質，以便更好地為科研工作服務。一方面，科研管理人員應定期進行專業技能培訓，包括科研成果的管理制度、成果的處理技術等方面的培訓；另一方面，科研檔案管理人員應多學習其它高校的先進管理經驗與管理模式，真正提高科研檔案管理人員的專業素質。

四、結束語

總之，為保證新時期高?？蒲袡n案管理工作的順利開展，就要通過多種渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強高?？萍既藛T的檔案意識，做好高?？蒲袡n案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作?？傊?，科學有序地管理科研檔案、深入細致地挖掘科研檔案的研究價值，對促進整個學校的教學管理和可持續發展有極大的作用。同時，科研檔案管理人員應當從嚴格遵守科研檔案的管理要求，努力提高自身的管理水平。