商務英語拒絕函中的禮貌策略分析

王 娜

(唐山學院外語系，河北 唐山 063000)

自二十世紀七十年代以來，禮貌現象引起了語用學、社會語言學以及認知語言學等領域的廣泛關注，語言學家們提出各種理論對禮貌現象進行研究。在語用學界，影響最大的當屬Brown和Levinson的禮貌策略理論及利奇的禮貌原則。商務英語信函是國際商務溝通的一種主要方式，在商務交流中發揮著舉足輕重的作用。其中拒絕類信函在商務溝通中體現了其不禮貌(即威脅被拒絕者的面子)及沖突的本質。在此類信函中表達拒絕信息時，寫信人要完成兩個目標：主要目標是傳遞壞消息；次要目標是和讀者維持良好的關系。如果表達拒絕信息不當很可能會使客戶流失，并且影響公司的收益。因此，在書寫拒絕類信函過程中，寫信人必須注意語用策略的運用。

一、關于禮貌策略

英國學者Brown和Levinson在他們1978年的文章《語言應用的普遍現象：禮貌現象》中第一次系統地研究了禮貌和面子的問題。他們認為面子有兩種：積極面子和消極面子。積極面子指人們的自我形象及個性，即人們希望自己的形象和個性得到保持，希望自己的觀點和行動得到肯定和贊賞。消極面子指人們希望在社交活動中有不被打擾的權利，希望他人不要侵犯自己的自由。他們認為運用禮貌策略可以減少對他人面子的威脅，從而保全對方的面子。他們提出了五種禮貌策略：不實施面子威脅的行為、積極禮貌策略、消極禮貌策略、間接性策略和不使用補救措施。其中積極禮貌策略、消極禮貌策略和間接性策略為常用策略。積極禮貌策略包括三種類型：1)尋求一致；2)表示雙方的合作；3)關注對方的需求。消極禮貌策略包括：1)不強加自己的意愿；2)向對方表示報歉；3)不強迫對方。間接禮貌策略指使用迂回策略。

二、外貿拒絕函中的禮貌策略

在外貿活動中，當一方無法或不愿滿足對方的要求或提出的條件時，往往會寫拒絕信給對方。拒絕類的言語行為直接傷及對方的積極面子，如果表達不當則會影響雙方的商務關系的持續和發展。因此，買賣雙方在書寫拒絕類信函時，應注意禮貌策略的應用，以達到既傳遞了壞消息，又不損害雙方商務關系的目的。下面，我們通過分析一封拒絕提前裝運的信函來看如何運用禮貌策略來維護對方的面子：

Dear Sirs，

Thank youfor your letter of June 20 requesting earlier delivery of goods under your purchase contract No.908.

We have contacted the shipping company and regret to tell you that we are unable to comply with your request.We have been informed that there is no available space on ships sailing from here to your port before 5 May.

We are sorry that we are unable to advance shipment.We will，however，do everything possible to ensure that the goods are shipped within the contracted time.

Yours faithfully

這是一封賣方拒絕買方要求提前裝運的信函，主要傷及了對方的積極面子。寫信人在信函開頭就運用了積極禮貌策略，表示對對方所做事情的感謝(thank you)。在第二段中，寫信人運用間接禮貌策略，沒有直接拒絕對方，而是迂回地先告訴對方他曾做出的努力并給出不能滿足對方要求的原因，以此避免直接傷害對方面子。在第三段中，寫信人在拒絕對方之前先運用消極禮貌策略，即向對方道歉，表達無意傷害對方，是客觀條件導致無法滿足對方要求，從而維護了對方的積極面子。最后，寫信人再次運用積極禮貌策略表達愿努力配合按時裝運的決心。

三、結語

綜上所述，在商務拒絕函的寫作過程中，寫信人應該充分的考慮到收信人的感受，運用積極禮貌策略、消極禮貌策略和間接禮貌策略，從最大程度上保全收信人的積極面子和消極面子，既傳遞了拒絕的信息又不傷害雙方商務關系的持續和發展。