信息化背景下室藏檔案數字化工作淺析

■司燕

為貫徹黨的十九大精神，落實新發展理念，針對當前我國企業檔案信息化工作存在的發展不平衡和不充分的問題，解決企業信息化工作中面臨的實際困難，找出企業數字檔案館(室)建設中存在的問題和不足，縮小地區間差距，推進企業數字檔案館（室）的升級換代①。2017年，國家檔案局發布了《企業數字檔案館（室）指南》指導企業開展數字檔案館（室）建設。目前，《企業數字檔案館（室）指南》②《檔案數字化外包管理規范》③《紙質檔案數字化技術規范》④《云南省檔案數字化工作安全保密管理辦法》⑤是我省企業開展檔案數字化工作的指導性文件。

云南省檔案局2009年全面啟動數字檔案館建設，是開展數字檔案館建設較早的省份之一。全省各級檔案部門積極為各企業單位提供數字檔案建設技術指導服務，通過數字化工作外包工作實踐，各單位逐步探索適應自身工作發展需求的工作經驗和做法。下面，筆者結合自身工作實際，就如何開展室藏檔案數字化工作談談自己的幾點認識。

一、檔案數字化工作原則

我們一般遵循以下工作原則確定室藏檔案數字化順序：一是為確保檔案信息完整、準確，原則上以部門為單位進行掃描；二是查閱利用率高的優先掃描；三是涉及廣大職工利益的檔案優先掃描；四是珍貴檔案優先掃描。掃描后及時封存檔案原件。

二、采用符合標準規范的檔案管理軟件

使用符合標準規范的功能實用性強，簡單易操作的檔案管理軟件，如：“數字檔案管理系統”、“電子文件歸檔及查閱利用系統”。在確保檔案實體和圖像信息安全的前提下，室藏檔案數字化主要起到以下幾個方面的作用：一是改變檔案管理方式，從過去單一的庫房管理，延伸到現在的電子檔案的管理。二是封存掃描后的檔案原件，起到了保護原件的作用。三是改善檔案利用方式，掃描后的檔案通過授權實現網絡在線查閱利用和檔案信息資源共享。

三、制定適應數字化工作需要的工作制度、方法和模式

在開展室藏檔案數字化工作時，檔案管理員應預先對室藏檔案涉密情況及紙張、目錄、圖像數據等狀況進行摸底，并制定適應數字化工作的工作制度、方法和模式。

（一）數字化工作制度：為確保檔案實體和信息安全，結合國家檔案局《檔案數字化外包管理規范》和《云南省檔案數字化工作安全保密管理辦法》，并結合檔案室工作實際，制定一整套確保檔案信息安全管理和質量控制的數字化工作管理制度，解決最為基礎的數字化加工管理的要求、規范和方法來推動工作實踐。

（二）數字化工作方法和模式：已擬寫紙質文件級目錄的檔案，計算機目錄錄入和圖像掃描逐項完成，并導入數字檔案管理系統；已有電子檔案目錄和圖像數據的檔案，電子檔案目錄和圖像數據直接導入數字檔案管理系統，實現檔案數字化管理從目錄到全文的提升；沒有著錄文件級目錄的檔案，規范整理檔案后進行目錄著錄，并掃描檔案原文后導入數字檔案管理系統。

四、檔案數字化安全管理和質量控制

檔案數字化加工主要包括調卷、前處理、目錄制作、圖像掃描、圖像處理、圖像存儲、檔案裝訂、數據質檢、數據掛接、歸卷、數據驗收、數據備份、數據移交等工作流程。掃描參數一般設置為24位真彩300dpi彩色模式，一般采用TIFF格式和PDF兩種存儲格式。加工人員在加工過程中，應填寫工作流程單，對案卷加工情況進行清楚、詳細的記錄。同時把工作重點著重放在紙質檔案實體和圖像信息的安全管理和質量控制上。

（一）檔案服務機構資質要求

截至2018年4月，云南省已有36家檔案數字化服務機構通過省檔案局資格審查，先后取得《云南省檔案數字化加工服務機構備案證書》或《云南省檔案服務機構備案證書》。在組織開展室藏檔案數字化招標項目時，為確保檔案實體和信息安全，應盡量選取已在我省通過備案的服務機構。

（二）數字化加工場地要求

檔案服務機構進場前，業主單位應與服務機構簽訂保密協議，明確保密義務和責任。業主單位數字化加工現場應符合防塵、防火、防老鼠、蟑螂有害生物等安全管理要求，配備視頻監控設施設備，不得將檔案帶離業主單位進行數字化。

（三）數字化加工安全監管

1.加工現場安全監管：嚴格加工現場安全監管。預先安裝視頻監控；進場計算機、掃描儀、打印機、移動硬盤、U盤等存儲介質，按涉密載體進行管理，不得在非涉密計算機及其網絡上使用，不得擅自帶離加工現場；嚴格執行加工現場巡查制度，建立安全監管日志；監督加工公司定期對加工設備進行安全檢查、維修和保養。

2.加工人員安全監管

嚴格加工人員現場管理。主要包括：嚴禁非工作時間進入現場；嚴禁攜帶手機、相機、攝像機、私有移動存儲介質等設備及與工作無關的物品進入加工現場；不得隨意丟放、擅自提供、抄錄、公布、損毀、丟失及銷毀檔案；嚴禁將檔案進行復制、刻錄等等。

（四）項目質量驗收

質量驗收緊緊抓住文件分件與目錄著錄質量、圖像處理與掛接質量、整理與裝訂還原質量等幾個主要項目，建立簡單明了、易于操作的驗收記錄表單。檔案數字化加工質量驗收合格后，應形成規范的驗收報告和項目竣工報告。

（五）檔案條目圖像數據備份和移交

檔案服務機構公司將驗收合格的條目圖像數據進行備份移交業主單位，不能擅自復制或留存。備份介質一般采用一次性寫入DVD光盤或者移動硬盤，要求備份3套（二套為TIFF格式、一套為PDF格式）。

項目竣工后，檔案服務機構掃描儀、打印機等離場設備應由信息部門技術人員對存儲數據進行刪除處理，并拆除電腦硬盤交業主單位。備份數據移交入庫后，應定期進行檢查,確保數據的安全、完整和長期可用。

企業數字檔案館(室)建設是一項復雜的系統工程，需要調動各方面力量參與。在建設中應做好頂層設計，在集團層面整體推進，將數字檔案館(室)建設納人企業信息化發展規劃；要實現理念和技術創新，著眼于國際先進水平；按照國家有關規定規范建設數字檔案館(室)；遵守有關部門的保密規定，確保檔案信息系統和檔案數據絕對安全；要利用優先，注重實效，建設實用和適用型數字檔案館(室)。避免鋪張浪費，不搞“面子”工程。⑥

參考文獻

［1］楊太陽.貫徹新發展理念 縮小地區間差距 國家檔案局推進全國企業數字檔案館（室）建設.中國檔案報，2017.11.23.

［2］《企業數字檔案館（室）指南》，2017.

［3］《檔案數字化外包管理規范》，(檔辦發[2014]7號).

［4］《紙質檔案數字化技術規范》，DA/T31—2017.

［5］《云南省檔案數字化工作安全保密管理辦法》.2012.

［6］楊太陽.貫徹新發展理念 縮小地區間差距 國家檔案局推進全國企業數字檔案館（室）建設.中國檔案報，2017.11.23.