縣級檔案館搬遷實踐與思考
——以濟寧市任城區檔案館搬遷為例

文·劉光輝

自山東省國家檔案行政執法檢查整改落實工作暨縣級檔案館建設推進會召開以來，山東省檔案局館加強了對縣級綜合檔案館建設的支持力度，有力推動了全省市縣級檔案館新館的建設工作。隨著各級檔案館新館建設相繼完工，如何快速、安全、有序的完成檔案館搬遷，成為擺在各級檔案館面前的首要問題。筆者結合濟寧市任城區檔案館搬遷工作實踐，對縣級檔案館搬遷進行了思考和總結，希望能對其他縣級檔案館搬遷工作提供借鑒。

一、搬遷前的準備工作

檔案館搬遷是一項系統工程，按搬遷時間順序分搬遷前的準備、搬遷具體實施、搬遷后續工作等三個階段。搬遷前的準備是實施搬遷的必要前提和重要保障，充分的準備工作往往能對搬遷起到事半功倍的效果，搬遷前準備工作涉及新館設備的運行調試、搬遷方案的制定、舊館檔案及固定資產的清點統計、相關部門的協調、搬運箱等物品的訂購等方面內容。任城區檔案館搬遷工作涉及原市中區館和原任城區館，搬遷工作時間緊、任務重，為確保搬遷工作安全、快速、有序進行，局（館）黨組多次召開專題會議，研究謀劃檔案館搬遷工作，為檔案館搬遷作了充分準備。

（一）確保新館設施設備正常運行

檔案館新館設施設備正常運行，是檔案館搬遷的前提。搬遷前，我館加強與機關事務局、建筑方的協調溝通，積極推進新館各功能用房空調、電話、網絡設備和庫房密集架、高壓噴霧及恒溫恒濕新風系統等智能化設施設備的安裝調試工作。2017年10月26日，邀請專家對新館除濕、滅火等智能設備進行現場驗收，經專家組評審，新館智能化設施設備通過驗收，為檔案館搬遷打下堅實基礎。

（二）成立搬遷工作領導小組

為加強對檔案館搬遷工作的組織領導，成立由館（局）主要負責人任組長，分管負責人任副組長，各科室負責人為成員的檔案館搬遷工作領導小組，領導小組下設檔案出庫組，檔案押運安全保衛組，檔案進庫組，后勤服務協調組等四個工作小組，各小組做到責任到人，目標到位，嚴格按照時間進度組織實施，確保搬遷工作規范、有序開展。

（三）制定搬遷方案和應急預案

制定《任城區檔案館搬遷工作實施方案》，要求全局上下協同配合、全力以赴參與搬遷工作，采取分組實施、各負其責的方法，嚴格按照時間進度組織實施，確保搬遷工作規范、有序開展；明確五個基本原則，即服從全局原則、“誰使用、誰負責”原則、互相協作原則、保障安全原則、按時搬遷原則；對檔案館搬遷前期準備工作和搬遷過程中人員安排、任務分配、注意事項、時間安排等提出具體要求，方案還對檔案的清點統計、下架裝箱、編號、出庫、裝車、安全押運、卸車、入庫、上架、排序等10個環節進行周密安排與部署，明確責任分工。考慮到搬遷過程中，特別是運輸途中可能遇到天氣突變、汽車出故障等問題，預先做好應急預案，一旦發生特殊情況，立即啟動應急預案，確保檔案在搬遷過程中不亂、不少、不損、不污、不泄密。

（四）做好館藏檔案和固定資產的清點統計

首先，對館藏檔案資源進行清點統計。搬遷前兩個月，我們重新對館藏檔案進行清點統計，詳細梳理各類檔案分布及每類檔案內部排序，對之前調閱過的檔案錯放位置進行糾正，確保各類檔案與密集架上標識一致，按序排放。同時，準確掌握館藏文書、古籍、字畫、印章等檔案的類別、數量、存放位置、排架長度等情況，并登記造冊，摸清家底，為下步按類別依次裝箱編號打下基礎，確保裝箱時不出現亂序漏卷等現象發生。

其次，對固定資產進行清點統計。對服務器、數碼相機、復印件、打印機、掃描儀、辦公電腦以及空調、辦公櫥柜、桌椅等固定資產進行清點、統計、登記，為搬遷做好準備。因電子設備在搬遷中易損壞，對服務器、辦公電腦、掃描儀等設備，利用公車搬運至新館；對辦公櫥柜、辦公桌椅、除濕機、滅火器等設備進行編號標識，利用租用車輛搬運至新館對應位置。

最后，將檔案和固定資產打包裝箱。對檔案和固定資產清點統計完畢，下步就要打包裝箱，這是搬遷前的關鍵環節。正式搬遷前，按計劃將首批搬遷檔案下架裝箱，按照全宗門類、目錄號、年度、起止案卷號（盒號）、入庫房號等進行編號，在箱體做好標識，對該箱檔案準確定位，防止順序錯亂。因舊館庫房空余空間有限，可先下架檔案200余箱，按序排放，等待搬遷。對固定資產打包裝箱后，可按照類別、順序號、入新館位置等信息，進行編號標識，再分批集中搬運至新館。

（五）確定新庫房檔案存放標識

由于新舊館庫房結構、建筑面積、庫容量差別較大，搬遷至新館的檔案資料需分類放入不同的庫房，重新進行布局。搬遷前，我們對原市中區館、原任城區館庫房各類檔案排架長度進行實地測量，根據每類檔案的排架長度和原館藏數量，分別在新館對應庫房密集架進行存放位置標識（說明：因區劃調整后，對各單位重新編寫了全宗號，區劃調整后的檔案進館統一放在其它庫房，不再與區劃調整前檔案放在一起，對區劃調整前某全宗檔案已全部進館的，可以不預留空間），方便檔案入庫上架，提高搬遷效率。

（六）購買搬遷用具及搬遷服務

搬遷前，要定做紙箱，購買膠帶、封箱工具、手套、記號筆、打捆繩、 膠水、刀子、口取紙等搬遷用品，聯系搬家公司等，為搬遷做好物資準備。我們根據檔案案卷和盒子的尺寸，設計出檔案搬運箱尺寸，再根據原市中區館、原任城區館實有檔案數量，估算出所需搬運箱的個數，考慮到箱子周轉使用，定做紙箱3000個。 聯系搬家公司，要選擇口碑好、信譽度高的搬家公司，再通過實地調查，詳細了解搬家公司車輛、人員、價格等情況，最后確定搬家公司。為確保搬遷過程中檔案安全，搬運檔案統一使用箱貨，對辦公桌椅、櫥柜等辦公家具，則使用普通貨車搬運。

二、搬遷工作實施階段

檔案搬遷工作實施，主要包括確定搬遷方法、調配搬遷人員、選擇搬遷路線、組織試搬運、正式實施搬遷等方面的工作。

（一）確定搬遷方法

任城區檔案館包括原市中區館、原任城區館，原兩館館藏共212個全宗，91066卷、71453件檔案，4.6萬余冊資料，與省、市級檔案館相比，任城區館藏規模比較小，新館與舊館距離比較近，因此，我們選擇傳統的搬遷方法。傳統的搬遷需要循環使用紙箱，檔案搬遷程序為：閉館—下架—裝箱—編號—出庫—裝車—運輸—卸車—入庫—上架—整序—紙箱循環使用—……—整序。這種搬運方法要循環使用檔案箱，對檔案裝箱、裝車、卸車、上架等環節有順序要求，一旦順序錯亂，會給搬遷帶來很大麻煩。另外，考慮到特藏檔案安全、群眾查檔需求等因素，我們確定了檔案的搬遷順序，即：優先搬運古籍、字畫等特藏檔案，再按全宗順序搬運文書檔案，最后搬運利用頻率高的婚姻、知青等民生檔案。

（二）調配搬遷人員

搬遷工作領導小組根據搬遷各環節工作要求和工作人員特點，將各科室人員進行科學、合理調配至檔案出庫組、押運安全保衛組、進庫組和后勤服務協調組四個工作小組，實行無縫鏈接，并聯系濟寧市公安局市中分局協調兩名干警全程進行安全保衛。及時召開搬遷動員會議，對搬遷人員進行思想動員，要求大家樹立大局意識，強化責任擔當，服從全局安排，按照責任分工，認真完成本職工作，配合完成搬遷任務。搬遷人員對搬遷工作中發現的問題，及時上報，搬遷工作領導小組分析問題原因，及時采取措施，協調解決問題，確保搬遷順利進行。

（三）選擇搬遷路線

合理的搬遷路線能縮短搬遷時間，提高搬遷效率，為此，我們聯系交通、交警部門，詳細了解新、舊館之間的路況情況，并對搬前2至3周新、舊館之間的每條路段車輛情況進行調查的基礎上，盡量選擇大道，盡量避開高峰期、商業街道，確定一條最合理的搬遷路線。

（四）組織試搬運

在確定搬遷方法、調配搬遷人員、選擇搬遷路線的基礎上，組織一次試搬運，對搬遷方案實施情況進行一次檢驗。檔案搬遷前，我們選擇辦公桌椅等設備進行試搬運，對搬運流程中發現的問題進行總結分析，對各環節可能發生的突發情況預先考慮，同時計算出完成整個搬遷流程所需時間，進一步完善搬遷方案和應急預案，力爭使搬遷各環節都能按照預定方案進行，確保搬遷安全順利。

（五）正式實施搬遷

搬遷啟動后，按照確定的搬遷流程實施搬遷，每輛檔案運輸車都要簽車輛運輸交接單，交接單包括日期、車牌號、類別、檔案數量、出庫發單組簽名、安全押運組簽名、入庫驗單組簽名等內容。檔案運輸交接單在搬遷的出庫、運輸、入庫等環節分別由出庫發單組、安全押運組、入庫驗單組對搬運檔案的類別、數量清點統計核對后簽名，確保檔案搬遷整個流程不出錯。搬運當天，出庫組將前期已下架的200余箱檔案按序出庫、裝車，裝箱人員繼續下架裝箱，按序排放，等待出庫，出庫檔案運至新館后，入庫組則做好檔案的入庫、上架。搬運后第一天，出庫組繼續下架裝箱，入庫組將搬運當天沒有上架的檔案上架，進行清點登記，同時做好周轉箱的收集整理，為第二天的搬遷作準備。每隔一天，集中搬運一天檔案，搬運前一天為搬運做好充分準備，搬遷過程中每個環節都能充分調度起來，如某環節需增加人手，搬遷領導小組再進行調配，確保安全、有序搬遷到位。

2017年11月25日，我館搬遷工作正式啟動，12月17日圓滿完成搬遷任務，館藏212個全宗，91066卷、71453件檔案，4.6萬余冊資料及辦公桌椅、櫥柜等設施設備順利、安全搬入新館。

三、搬遷后續工作

檔案全部搬至新館后，還需做好排架檔案的清點統計整序，新館空調、除濕機等設備的運行調試，舊館密集架的拆卸、安裝等后續工作。

（一）排架檔案的清點統計整序

隨著檔案搬遷至新館，入庫上架后，要及時進行清點統計，由于時間緊張，搬遷期間的清點難免會出差錯，因而搬遷結束后，有必要對所有排架檔案進行一次全面清點統計，與舊館館藏檔案情況進行認真核對，對發現的亂序問題，及時做好整序；對發現的缺卷問題，查明原因，做好缺卷情況記錄。同時，根據新館檔案排架變動，對應調整檔案排架標識，以便查找。

（二）館庫智能化設施設備的運行調試

新館庫房智能化設備通過驗收，為搬遷打下基礎。檔案搬至新館后，仍需做好防火、防盜、除濕、殺毒等智能化設備的運行調試，要定期檢測庫房溫濕度及防火、防盜、殺毒等設備運行情況，并做好溫濕度等記錄數據的統計與分析，針對設備運行過程中出現的問題，及時協調設備維修方，做好設備的維修及調試，確保庫房檔案保管安全。

（三）密集架等設備的拆卸與安裝

檔案搬至新館后，首先集中力量做好新館檔案排架整序、清點登記及服務器、計算機、網絡設施設備調試等工作，為新館開放做好準備。待新館對外開放后，在做好接待查檔工作同時，要著手進行舊館密集架、電子監控設備的拆卸，在新館數字化加工室安裝，保證可用設備繼續使用，不浪費資源。

四、搬遷過程中需注意的問題

在搬遷工作領導小組的指揮調度下，各工作組服從指揮，認真履責，團結協作，順利完成了搬遷任務，但在搬遷過程中也發現一些問題與不足。初始搬遷時，僅在箱體一面標識（未進行多面標識），不易查找，未按標識順序卸車入庫，以致檔案入庫后，不能盡快找到需上架的檔案，影響搬遷效率；沒有設立出庫周轉間，庫房可存放裝箱檔案的空間有限，搬運過程中，會出現空車等待檔案下架裝箱的情況，造成搬遷時間后延；對舊館檔案排架長度測量不精確，確定新館對應標識有偏差，檔案上架前，還需對個別檔案標識進行動態調整；搬遷過程中，檔案下架、編號、出庫、上車、安全押運、下車、入庫、上架、清點等多個環節同時進行，搬遷中各環節工作協調性有待完善。希望今后有檔案館搬遷任務的同行，能認真考慮我館搬遷中存在的問題，制定更加科學合理的搬遷方案，從而為新館搬遷做好充分準備。