“互聯網+”形勢下的職業衛生檔案管理探析

文·吳靜 陳艷芹 秦占霞

進入21世紀以來，我國互聯網的發展速度已超出預期，基于此各行各業發生了翻天覆地的變化，互聯網已成為生產建設、經濟貿易、科技創新、公共服務、文化娛樂及生活的新平臺，誰利用并更好地掌握互聯網技術，誰就能在競爭中占據主動權。伴隨著“互聯網+”時代的到來，網絡技術和信息技術得到普及和發展，數字化、信息化、網絡化逐漸成為引領這個時代的潮流。作為一名職業衛生檔案管理員，筆者認為“互聯網+”形勢下的職業衛生檔案建設問題也值得我們探討。

一、職業衛生檔案的定義及內容

職業衛生檔案，是指職業衛生監督執法、職業衛生技術服務、職業衛生防治、管理以及職業衛生科學研究活動中形成的，具有保存價值的文字、材料、圖紙、照片、報表、錄音帶、錄相、影視、計算機數據等文件材料。它是職業病防治過程的真實記錄和反映，也是衛生行政執法的重要參考依據。根據《職業衛生檔案管理辦法》的要求，職業衛生行政及監督機構、職業衛生技術服務機構、承擔職業健康監護和職業病診斷的醫療衛生機構、用人單位都應當建立職業衛生檔案，并指定專（兼）職人員負責。

二、傳統職業衛生檔案管理模式

（一）傳統職業衛生檔案的歸檔時間與方式

傳統職業衛生檔案的歸檔，要求在所有檔案資料辦理完結后，由檔案工作人員或兼職檔案工作人員進行統一完整的收集，行政類文件一般為第二年上半年歸檔，科技類文件項目結束后即可歸檔，歸檔周期較長。傳統職業衛生檔案的歸檔，要求全面、系統、完整，在歸檔的時候注重整體性和完整性；歸檔的所有案卷，都要依照一定的次序進行系統排列，并保持卷與卷之間的歷史聯系；歸檔的檔案材料，都必須有完備的歸檔手續。傳統的文件歸檔方式都是采用繁瑣的人工手工勞動，不僅浪費時間和人力，而且工作效率十分低下。

（二）傳統職業衛生檔案的保管和利用方式

傳統職業衛生檔案的保管主要包括職業衛生檔案庫房的管理，由庫房選址布局、庫房溫濕度控制、檔案裝具要求、檔案的防塵防光防有害氣體等方面構成；職業衛生檔案在流動過程中的保護，如檔案在管理和利用過程中可能發生各種損毀因素的安全防護等。傳統職業衛生檔案的保管需要大量人力物力，且以上投入是持續性的。傳統職業衛生檔案的利用方式 傳統職業衛生檔案在查詢利用時以人工編制的檢索工具為主，如卡片式檢索工具、書本式檢索工具等，傳統職業衛生檔案由于物理限制， 查詢翻找某份檔案的工作量大， 且一份檔案只能被當時借閱的人瀏覽。

三、傳統職業衛生檔案管理面臨的問題

（一）對職業衛生檔案重要性認識不足

傳統檔案管理工作的主要內容是對職業衛生檔案實施收集、整理、保管、編研、查詢利用等，具有明顯的重藏輕用的觀念，很多資源都不能發揮其價值，導致了嚴重的資源浪費。而且這種管理方式重點依靠管理人員的經驗，沒有重視科學系統的檔案管理。

（二）職業衛生檔案管理人員專業水平有限

職業衛生檔案作為一種專業檔案，在職業病防治機構長期保管。職業病防治機構主要負責職業衛生科學研究、職業病診斷、職業健康監護、職業衛生檢測評價等工作，這就造成職業病防治機構的專業技術人員承擔著繁重的專業任務，而職業衛生檔案管理人員多為兼職，兼職檔案員既缺乏職業衛生專業知識，同時又缺乏檔案管理專業知識，使得職業衛生檔案管理工作質量降低。

（三）傳統紙質檔案不便查閱

目前大多數企事業單位的職業衛生檔案的物質載體都是紙張，在查閱過程中，職業衛生檔案保管人員要來回抽取、翻閱檔案資料，這個過程會導致檔案紙張破損，縮短檔案的壽命。

（四）職業衛生檔案信息未實現共享機制

企事業單位的職業衛生檔案在實際歸檔過程中由多個部門或科室進行管理，每個部門或者科室都有自己的檔案管理體制和管理方法，造成信息化程度和執行方式存在不同，不能實現部門和科室之間的信息互通和共享，使得檔案信息的應用受到局限，使用效率低下，在很大程度上限制了職業衛生檔案信息在職業病防治過程中的作用。

四、職業衛生檔案管理的建議

檔案管理信息化要求我們能夠充分利用現代計算機技術、互聯網技術、多媒體技術對檔案信息進行收集、整理，“互聯網 +”形式下進行職業衛生檔案管理是大勢所趨，針對傳統職業衛生檔案管理模式存在的問題，提出以下建議：

（一）加大對職業衛生檔案管理人員的培訓力度，提高專業素養

單位職業衛生檔案管理人員是檔案規范化管理的具體實施者，其專業素養直接關系到職業衛生檔案管理質量，相關部門應建立檔案管理人員培訓機制， 使培訓常態化、持續化， 確保檔案信息化工作的持續發展。在實際工作中，既要對職業衛生檔案管理人員進行檔案管理信息化的知識培訓，如怎樣由傳統的“文獻保管”向“知識管理”轉變，信息化檔案的收集、提取、分析等知識，也要針對職業衛生檔案管理具體工作，進行一定的職業衛生專業知識培訓，如職業衛生法律法規、標準等檔案信息，不斷提高專業人員的信息技術水平，增強其對職業衛生檔案規范管理的意識，在“互聯網+”形式下做好職業衛生檔案的信息化、規范化管理，使職業衛生檔案內容廣泛性、專業性與計算機的標準化有機結合，更加精確地開展職業衛生檔案管理工作。

（二）加快職業衛生檔案信息化建設，保護紙質檔案

《全國檔案信息化建設實施綱要》要求要加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，《全國檔案信息化建設實施綱要》的頒布說明信息化是現代社會發展的重要標志之一。檔案建設的重心發生轉移， 要求我們改變傳統手工編寫的模式， 向信息化、現代化發展。檔案管理信息化建設，是檔案管理工作適應新形勢發展的必然要求。 在“互聯網+”形式下應加快建設職業衛生檔案信息化、數字化，能夠有效減少人為查閱的機械損傷，降低原始材料的利用率和受損速度，對紙質檔案起到良好的保護作用。

（三）建立職業衛生檔案信息資源平臺，實現信息共享

傳統的職業衛生檔案管理主要是通過單一體系的管理，由檔案室負責管理檔案資料，各個科室、部門甚至各個職業衛生防治機構之間缺乏有效的聯系，從而導致檔案信息資料的共享在某種程度上受到了阻塞，難以滿足職業衛生信息使用者對信息資料的需求。建議各職業衛生防治機構共同協作，建設開放的職業衛生檔案信息資源平臺，在互聯網及信息技術的引導下，整合職業衛生資源，真正將互聯網與職業衛生檔案融合，不斷完善“互聯網+”的職業衛生資源建設，使職業衛生信息使用者能夠隨時了解檔案數據，積極推進職業衛生檔案信息資源共享，提高檔案利用率。