淺談學(xué)校檔案信息化建設(shè)

文·張淑春 魯娜

當(dāng)今世界已邁入信息時代，信息化給人們的生產(chǎn)、生活、思維、學(xué)習(xí)都帶來了巨大影響。新技術(shù)與教育的融合不斷深入，教育事業(yè)發(fā)展已離不開信息化的道路。學(xué)校檔案信息化建設(shè)既是順應(yīng)時代潮流、應(yīng)對時代挑戰(zhàn)的必然，也是破解自身教育發(fā)展問題的迫切需要。

一、學(xué)校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作

學(xué)校檔案信息化建設(shè)是教育信息化的一個重要組成部分。要把學(xué)校的教育、教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動中形成的、反映學(xué)校歷史面貌的、對學(xué)校和社會具有保存、利用價值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄形式發(fā)展為信息化的方式，學(xué)校檔案的信息化建設(shè)是教育信息化的前提和基礎(chǔ)。

在中學(xué)的檔案主要有黨政檔案、教學(xué)檔案和學(xué)生檔案三大類。

一是學(xué)校黨政檔案。學(xué)校政治工作、思想教育、行政管理財(cái)務(wù)會計(jì)等工作中形成的文件材料都可納入黨政檔案的范圍。黨政檔案是檢查學(xué)校執(zhí)行黨的路線，特別是執(zhí)行教育方針、政策情況的依據(jù)，是了解學(xué)校基本情況的第一手材料。

二是教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是記載和反映本校教育工作、教學(xué)實(shí)踐、科技研究、課外活動和實(shí)驗(yàn)設(shè)備等方面的真實(shí)情況，具有保存價值的的文件材料。

三是學(xué)生檔案。學(xué)生檔案是中學(xué)生在校學(xué)習(xí)過程中形成的，能夠反映學(xué)生成長情況的材料，都?xì)w入學(xué)生檔案。學(xué)生檔案是學(xué)校對學(xué)生進(jìn)行了解、培養(yǎng)、管理的記錄和依據(jù)。

教育信息化需要有學(xué)校電子政務(wù)為支點(diǎn)，學(xué)校建立了統(tǒng)一的電子政務(wù)平臺，有了統(tǒng)一的學(xué)校政務(wù)內(nèi)網(wǎng)和政務(wù)外網(wǎng)，才能實(shí)現(xiàn)學(xué)校黨政檔案、教學(xué)檔案和學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的共享，從而實(shí)現(xiàn)我國教育事業(yè)的信息化。

二、當(dāng)前學(xué)校檔案信息化建設(shè)的任務(wù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國普及應(yīng)用已經(jīng)30多年了，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)在各項(xiàng)工作中得到廣泛應(yīng)用。學(xué)校各個部門建起了各自的應(yīng)用系統(tǒng)，有辦公系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理應(yīng)用系統(tǒng)、人事檔案管理系統(tǒng)、黨務(wù)工作系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、食堂管理應(yīng)用系統(tǒng)等等，形成了校園的各種信息管理。這些系統(tǒng)（或功能）是隨著各部門工作需要，各自在不同時期建設(shè)的。建設(shè)時由于沒有的統(tǒng)一管理和電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)，形成的電子（檔案）數(shù)據(jù)無法有序共享。為了加快教育信息化的步伐，學(xué)校檔案信息化就需要進(jìn)行下列建設(shè)。

一是明確工作目標(biāo)，建立統(tǒng)一的學(xué)校政務(wù)內(nèi)網(wǎng)和政務(wù)外網(wǎng)，建設(shè)完善統(tǒng)一的學(xué)校電子檔案管理。整合 、清理 、規(guī)范各應(yīng)用系統(tǒng)（或功能），完成學(xué)校內(nèi)部信息系統(tǒng)整合清理，初步建立學(xué)校信息資源目錄體系，初步實(shí)現(xiàn)學(xué)校各部門原信息系統(tǒng)（或功能）的互聯(lián)互通。

二是“審”“清”結(jié)合，清除消除校內(nèi)“僵尸”信息系統(tǒng)。通過信息系統(tǒng)審計(jì)，掌握各部門信息系統(tǒng)數(shù)量、名稱、功能、使用范圍、使用頻度、審批部門、審批時間、經(jīng)費(fèi)來源等。完成對系統(tǒng)使用與實(shí)際業(yè)務(wù)流程長期脫節(jié)、功能可被其他系統(tǒng)替代、所占用資源長期處于空閑狀態(tài)、運(yùn)行維護(hù)停止更新服務(wù)，以及使用范圍小、頻度低的“僵尸”信息系統(tǒng)的清理工作。

三是推進(jìn)整合，加快學(xué)校部門內(nèi)部信息系統(tǒng)整合，共享學(xué)校電子檔案。推動分散隔離的信息系統(tǒng)加快進(jìn)行整合。整合后按要求分別接入學(xué)校電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)或國家電子政務(wù)外網(wǎng)的數(shù)據(jù)共享交換平臺。將分散的、獨(dú)立的信息系統(tǒng)整合為一個互聯(lián)互通、業(yè)務(wù)協(xié)同、信息共享的“大系統(tǒng)”。實(shí)現(xiàn)各部門政務(wù)數(shù)據(jù)基于本校信息共享網(wǎng)站的共享服務(wù)。

四是設(shè)施共建，提升學(xué)校統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)支撐能力。完善學(xué)校的政務(wù)內(nèi)網(wǎng)和政務(wù)外網(wǎng)，健全管理體制機(jī)制，繼續(xù)推進(jìn)學(xué)校網(wǎng)建設(shè)，拓展網(wǎng)絡(luò)覆蓋范圍，逐步滿足業(yè)務(wù)量大、實(shí)時性高的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用需求。加快推進(jìn)教育信息化的任務(wù)落實(shí)。

五是構(gòu)建目錄，開展學(xué)校政務(wù)信息資源目錄編制和已存電子檔案信息數(shù)據(jù)大普查。逐步構(gòu)建全校統(tǒng)一、動態(tài)更新、共享校核、權(quán)威發(fā)布的學(xué)校政務(wù)信息資源目錄體系。

六是完善標(biāo)準(zhǔn)，加快構(gòu)建學(xué)校政務(wù)信息共享標(biāo)準(zhǔn)體系。依托國家電子政務(wù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系，建立健全學(xué)校政務(wù)信息資源數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)質(zhì)量、目錄分類與管理、共享交換接口、共享交換服務(wù)、多級共享平臺對接、平臺運(yùn)行管理、網(wǎng)絡(luò)安全保障等方面的標(biāo)準(zhǔn)，推動標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用工作。