檔案工作高質量發展的新動能與步驟初探

文·吳海亭 李林 侯建玲

習近平總書記在黨的十九大報告中指出：“我國經濟已由高速增長階段轉向高質量發展階段，正處在轉變發展方式、優化經濟結構、轉換增長動力的攻關期”。這是對我國經濟發展階段變化和現在所處關口作出的一個重大判斷，為今后我國經濟發展指明方向、提出任務，具有重大現實意義和深遠歷史意義。在全面深化改革和實施新舊動能轉換重大工程的今天，檔案工作作為基礎性、支撐性工作，必須適應各項事業高質量發展的需要。基層單位檔案機構要積極主動采取措施，加強各類檔案集中統一管理、擴大檔案收集范圍、強化數據采集手段，不斷豐富新舊動能轉換“新增長要素”資源，全面推進檔案管理與服務轉型升級。

一、新舊動能轉換“新增長要素”資源收集整合的途徑

（一）圍繞中心服務大局，全面整合“知識”資源

人才振興與科技、制度、方法創新是各單位完成中心任務的核心競爭力，而要吸引人才、促進人才智慧成果順利完成，實現科技、制度、方法創新目標任務，必須通過及時收集采購，圍繞行業發展新政策、新技術、新材料、新產品、新工藝、新方法等，逐步建立起相關的圖書、報刊、課件、視頻、專利、標準、制度、工藝、技術等知識資源。基層檔案機構職能可以向圖書、資料、情報、信息化、智庫工作領域延伸，將有保存利用和參考價值的信息集中統一管理，形成各類各載體信息的儲備中心。

（二）圍繞科技創新工程，全面挖掘“科技”資源

通過對新產品開發、科學技術成果、建設項目、設備儀器以及人力資源管理檔案智慧資源的內容分析和價值挖掘，推動本行業科技創新的順利開展。比如結合外部知識庫信息和自身科技檔案智慧資源，將互聯網企業研發的網絡產品和物聯網技術，與自身研發的智能生態庫房建設相結合，就能形成安全、低耗、高效、優質的智能生態庫房研發成果，滿足各級各部門檔案庫房改造市場的綜合需求。

（三）圍繞優質品牌建設，全面規范“記錄”資源

新時代各項事業高質量發展，打造優質品牌產業，就必須根據自身實際情況，按照安全生產和全面質量管理的標準、規范要求，做好檔案工作，確保客戶反饋、關鍵崗位、工藝、材料、檢測、考核等形成的原始記錄（數據）完整、齊全、真實、合法、有效，發現質量瑕疵或安全事故，可以及時、精準的進行責任追溯。

（四）圍繞文檔管控網絡服務，全面開發“數據”資源

檔案工作未來研究和管理的重點將從紙質檔案轉向電子檔案，服務方式將由專項數據向大數據、區域智慧數據、人工智能服務方向發展，各級檔案機構將把檔案智慧資源管理與服務的重點向區域電子文檔管理與服務軟件、網站數據（微信群、APP、QQ群）、專業大數據、云儲存、縮微膠片、智能庫房與人工智能等領域轉變。

二、基層組織檔案管理與服務的短板

（一）各類檔案、資料管理缺位，信息孤島屬于常態

長期以來，受傳統管理模式的影響，一些檔案管理水平較好的基層單位也僅僅是對文書、會計、科技、聲像、實物檔案進行有效管控。而對圖書、資料、和電子檔案的管理仍然停留在各自為政、管理與服務缺失的局面。

（二）檔案工作制度與各項制度缺乏融合

目前，檔案工作與財務、基建、設備、技術、人力資源、物資采購等業務管理制度存在內容脫節、相互矛盾等問題。與其他制度相比，檔案業務制度嚴重缺位，比如歸檔范圍、保管期限、分類編號方案、各類檔案整理指南等與近期頒布的法規、政策、標準不符，存在內容缺失和制度盲區等現象，電子檔案管理有時也存在與信息化部門要求相互抵觸的現象。

（三）檔案服務方法陳舊、效果不佳

檔案工作者由于歷史原因和崗位設定要求（多數是文書崗位），主要精力放在了文書檔案的具體整理中，對文檔形成質量的驗收、對豐富檔案智慧資源的核心考核措施、對主動及時提供全面服務的模式、對各類檔案價值的深度研究等都沒有到位。在新時代高質量發展的形勢下，目前檔案智慧資源家底十分匱乏，嚴重影響服務的質量和服務方法的創新。

三、唱響彌補檔案智慧管理與服務的“六步曲”

（一）明確檔案智慧管理功能定位

首先，需要進一步強化全員檔案意識，特別是領導的檔案法治意識，明確檔案管理與文書崗位的區別與聯系，在檔案崗位頂層設計上，樹立正確的智慧信息治理與服務的思想觀念。

其次，需要明確檔案機構和檔案管理與服務系統的功能，要從安全戰略層面明確檔案管理與服務系統是智慧信息的儲備系統，是反映歷史真實面貌的再現系統，是領導科學決策的情報系統，是人才進行成果研究的資料系統，是維護合法利益的司法憑證系統，是各項管理的重要工具系統，是推進現代化進程的數據系統。

第三，需要依法依規設置檔案機構崗位（管理利用崗位、業務監督崗位、數據技術管理崗位）和選拔符合高質量發展信息管理與服務的檔案主管。

（二）檔案工作制度科學全面

堅持科學建章立制原則，將檔案工作制度創新分三個層面進行科學的設計、規劃和內容、條款的起草、修訂。

首先是文檔質量管控制度設定。認真貫徹落實《檔案法》《檔案管理違法違紀處分規定》等檔案法規、政策、標準，將行文規范、內容精準、完整齊全、合法可用、歸檔達標等文檔質量要求納入單位質量定額考核、業務管理流程、崗位工作標準和合同條款中，檔案機構與人力資源部門、綜合考核部門聯合檢查考核，發現檔案管理違法違紀行為嚴格處理。

其次是檔案核心業務管理制度設定。按照近期國家、省、行業制定的檔案業務規范、標準要求，結合實際，起草制定《歸檔范圍及保管期限表》《分類編號方案》《各專業、門類檔案整理規范（指南）》等。

第三是檔案內部制度設定。根據現代化建設要求，在制定移交驗收、保密審批、庫房管理、借閱復印、鑒定銷毀、統計數據等內部檔案管理制度時，一定要接地氣，不能脫離實際，也不能十幾年不變。

（三）文檔管理與服務考核有力

檔案工作在一些單位得不到領導和職能部門負責人的認可，關鍵原因是檔案工作質量缺乏科學的考核。推進檔案工作高質量發展，必須建立雙向考核機制：一方面檔案機構對文檔形成部門在歸檔率、完整率、準確率、歸檔達標率進行抽查考核；另一方面利用文檔部門對檔案機構在查全率、查準率、建議采納率和滿意率進行抽查考核。

（四）檔案管理安全生態節能

檔案實體和信息利用的絕對安全是衡量檔案工作科學化管理的核心條款，發生檔案安全事故不僅一票否決，還要依法追究當事人的法律責任。安全生態存儲管理要達到以下功能：庫房內不放置強電設備，溫濕度控制通過管道換風實現，檔案主管可通過智能手機遠程控制，在家或其他地方觀看庫房情況，控制溫濕度、凈化換風、臭氧消毒、防塵隔熱、深冷殺蟲等功能。

（五）超前跟進數據服務

“數據跑路，一次辦成”是中央、省委改善營商環境、深化“放管服”改革，為民辦實事的目標要求。檔案部門作為各單位信息集散地，需要超前跟進，積極主動融入改革大潮中。一方面抓緊時間開發電子文檔管理與服務平臺軟件，將檔案開放、共享、審批、脫機備份等要求元素融入到電子文件管理中，實現電子檔案管理與服務有機結合；另一方面在紙質數字化加工時，應對公開共享的檔案信息進行標注，便于遠程網絡服務。

（六）打造檔案特色品牌文化

確立“特色品牌文化 共建共享”的理念。檔案特色品牌文化打造需要經歷一個相當漫長的過程，它不僅需要一代又一代檔案人的辛勤耕耘，更需要全員的共同參與和社會大眾的認同。比如，鼓勵申請發明專利、獻金點子，，可以以職工名字命名專利和標準，增強職工榮譽感，還可以建立名人檔案，通過陳列、圖片展等方式，弘揚單位的特色品牌文化。