提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

文·梁慧

事業單位檔案管理工作是保證單位順利發展的一項重要工作。隨著社會的進步和經濟的發展，事業單位需要歸檔的材料逐漸增多，管理檔案體量逐漸增加，傳統的檔案管理模式已不能適應工作發展的需要。因此，更新換代檔案管理軟硬件設施設備，加速事業單位檔案管理信息化建設進程，成為檔案工作滿足未來發展需求的必經之路。

一、事業單位檔案管理信息化建設的優點

（一）方便檔案的永久保存

相比于紙質檔案保存起來占地面積大，需要溫濕度管控條件高，丟失難以彌補、損壞不易修復以及備份困難等諸多缺點，信息化條件下的檔案管理模式，可以將檔案資料轉化成電子數據儲存在電腦或者硬盤中。這樣不僅節省了檔案保存空間，規避開周圍環境的影響，而且可以隨時備份異地保存，從根本上杜絕檔案原件丟失、損毀等弊端，讓檔案信息可以借助于現代化的設施設備永久地保存下去。

（二）方便信息的快捷查詢

傳統的檔案管理方法，歸檔流程繁瑣，調取步驟復雜，檢索準確率偏低，且同一份檔案一人使用眾人等候。而實現檔案管理信息化之后，需要查詢檔案時，只需要輸入相關的關鍵詞就可以查出想要的檔案信息。這種檢索方法不僅將檔案查詢步驟大大減縮，使檔案利用程序變得簡單便捷，而且在條件允許的情況下可以實現檔案信息的遠程調閱，使查檔不再受空間地域的局限。

（三）方便檔案信息的縱向分析和橫向比較

傳統的檔案信息數據搜集、整理、計算和分析，一般是將統計所取得的各項數字資料及有關文字資料，以統計表、統計年鑒、統計資料匯編和統計分析報告等形式體現出來，這種傳統的統計分析方式工作量巨大，耗費時間長久，獲取的數據準確度低，且不易進行縱向分析和橫向比較。檔案信息化之后，借助于現代化的設施設備，可以讓檔案現象的數量表現、現象之間的數量關系和質量互變的數量界限等統計、分析、相互對比變得異常簡單，使檔案數據的采集、處理、傳輸、貯存和提供不再是阻礙檔案工作發展的瓶頸。

二、提升事業單位檔案信息化建設的途徑

（一）引進先進信息設備

很多事業單位的檔案資料都具有機密性和專業性。由于這些資料需要永久或長期儲存，就必須保證檔案在保存過程中不被損壞、萬無一失，這就需要依靠先進的辦公設備和現代化的保護設施，以滿足對事業單位檔案信息進行處理和儲存的需求。因此，事業單位要摒棄“檔案可有可無”“檔案用時重要，不用不要”等錯誤觀念，端正檔案工作態度，并舍得投入人力、物力和精力，引進先進的檔案信息化管理設備，加大檔案信息化管理平臺建設力度，以推進檔案信息化管理的進程。

（二）充分利用先進的信息技術

近年來，我國互聯網發展和治理不斷開創新局面，事業單位檔案管理工作也逐步更新換代，由傳統的紙質檔案轉換為適應互聯網技術的電子檔案。在電子檔案中可以添加圖畫、圖形、錄音、錄像等內容，使檔案記載的信息更為詳細和多樣，為檔案的收集、統計和利用提供更加便捷、準確、快速的途徑。因此，事業單位要充分利用先進的信息技術、設備和手段，對檔案進行現代化管理，促進事業單位檔案工作信息技術的大潮中迅猛發展。

（三）借鑒國外的先進經驗

事業單位檔案管理工作雖說在中國推行較早，但是相比較而言，該行業在國外的發展更為成熟。所以，我們可以適當地借鑒國外的先進管理模式。只是在學習其先進經驗的過程中，要充分考慮到因社會性質不同而導致檔案工作方式方法的不同，堅持實事求是杜絕生搬硬套，使選定的工作模式適應我們的實際情況。

（四）將傳統的管理模式同信息化的管理模式有效結合

現階段，我國很多地區的事業單位仍然采用傳統的檔案管理方式，由于地域、經濟、觀念的局限，這些部門如果想在短時間內完成檔案管理信息化的建設難度很大。針對這種情況，國家檔案局提出的“雙套制”思路依然是行之有效的解決方案。因此，檔案管理工作人員要因地制宜，在不全盤放棄傳統檔案信息管理模式的同時，合理選用適合自己情況的新型檔案管理模式，并努力將新舊模式進行有機結合，有節奏、有步驟地推進檔案管理信息化建設。

（五）保障檔案管理信息化的同時也要保證檔案信息的安全

信息化建設是檔案管理的前進方向，也是事業單位為之不懈努力的目標之一。但在檔案信息化建設進程中，檔案信息的安全性和知識產權的歸屬性也需要得到優先保證。首先，事業單位的檔案資料庫要確保絕對安全。這就要求庫房的基礎設施、現代化設備必須達到國家標準，相關的通訊設備必須進行加密設置，電腦等電子設備和儲存設備也應采取加密、訪問控制等防控手段，建造有效的防火墻。其次，按照“三員”管理的原則指派專人負責檔案信息化管理，并定期對這些人員進行培訓，并且讓這些人之間形成相互監督的工作關系。

（六）健全相關管理制度

制度是一個單位和行業發展的基本依據，制度的確立要由管理者和領導者根據實際情況具體而定。因此，事業單位的領導和具體從事檔案工作的人員，要強化檔案工作意識，充分了解本部門檔案工作的實際情況，制定符合檔案工作現代化建設需要的規章制度，以確保檔案管理信息化的合理合規性，為檔案信息化建設保駕護航。