醫院人事檔案管理績效評價的理論探討

文·陳康

醫院是具有高度專業技術性、知識密集型的單位，人才建設是醫院發展的重要推動力。醫院人事檔案是醫院職工個人成長經歷和參與社會實踐活動的原始記載，是對職工品行、能力、業績、獎懲等各方面情況的集中反映，是醫院選人用人、盤活人才資源所依據的重要信息資源[1]。醫院人事檔案管理水平的高低，直接影響著醫院人才工作的開展，制約著醫院總體發展戰略目標的實現。醫療衛生事業的不斷發展，也給醫院人事檔案管理提出了更高更具體的要求，醫院人事檔案管理的實際效果如何，是否滿足了檔案服務對象的需求，發揮了應有的效能，亟需對檔案管理的效果進行評估和判斷，并形成反饋機制。績效評價作為一種有效的激勵約束機制，已成為醫院人事檔案管理的重要環節。

一、醫院人事檔案管理績效評價的意義

科學高效的人事檔案管理，是醫院進行人力資源開發、實施人才戰略的基礎和前提。醫院人事檔案管理的績效評價意味著評價主體從檔案管理的根本目標和具體實踐出發，運用科學、規范的評價方法，遵循績效的內在原則和統一標準，對人事檔案管理的過程及其取得的成效進行全面、客觀、公正的測量和評判[2]。將績效評價納入到醫院人事檔案管理中，對人事檔案管理的優劣進行評估、判斷，發現其存在的問題，為以后人事檔案管理工作的完善提供方向。

（一）發揮績效考核的工作導向作用

績效評價是對任務執行情況的監督檢查，評價方法的制定和實施實際上是將“目標分解、責任落實”的過程，具有很強的導向性和行為預期性。評價結果的反饋，將直接影響后續檔案管理工作的行為以及價值取向[3]。績效評價作為一種績效控制的手段，進一步明確檔案管理工作的工作目標和工作標準，以評價標準規范檔案管理工作行為，從而提高檔案管理的質量和水平。

（二）全面提升醫院人事檔案的服務水平

檔案管理的終極目標就是為利用者提供優質的服務，醫院人事檔案管理部門肩負著向全院職工、領導部門甚至社會提供檔案利用與服務的職責。將評價結果及時反饋可以促進檔案工作人員改進工作方法，提高工作效率，從而使檔案資料得到合理開發和利用，更好地發揮人事檔案的作用。

（三）增強人事檔案管理人員的積極性和創造性

人事檔案管理績效評價的目的是更好地產生工作激勵，最大限度地激發檔案管理人員的積極性和能動性。一方面，通過對檔案管理人員工作業績的認可，可以增強他們的工作成就感和獲得感；另一方面，通過科學、系統的方法來評估檔案管理人員的工作行為和效果，可以使他們充分認識到工作中取得的進步與存在的不足，找出與管理目標的差距，從而增強他們的責任感，更好地激發他們的潛能和主動性，促使他們主動學習，增強專業技能。

二、醫院人事檔案管理績效評價的主體設置

結合醫院人事檔案具有較高專業性的特點，評價主體的設置應多元化，由專家團隊、檔案工作人員和檔案利用者共同組成，凝聚各方優勢[4]。

（一）專家團隊

專家評價法是一種應用較為廣泛的評價方法，專家團隊以其掌握的專業科學知識，用專業的視角來評價檔案管理的效果，評價結果更具有針對性和說服力。

（二）檔案工作人員

醫院人事檔案工作人員直接參與人事檔案的開發和管控，作為檔案管理的執行者，最了解人事檔案的管理情況和利用、開發價值。

（三）檔案利用者

檔案利用者作為人事檔案的最終服務對象，其對人事檔案管理效果做出的評價最具有發言權。在全院范圍內形成檔案利用者參與績效評價的風氣，可以提高效率，形成監管合力。

各評價主體在績效評價的過程中能充分發揮自身的優勢，但也存在一些不足，比如檔案工作人員參與績效評價可能帶有一定的主觀因素，因此需要各方協同參與，共同配合。

三、醫院人事檔案管理績效評價應遵循的原則

在設計醫院人事檔案管理績效評價的指標體系時，除了應遵循科學性、系統性和規范性的基本原則外，還應結合醫院人事檔案的特點遵循以下原則。

（一）結果導向與過程管控相結合的原則

對醫院人事檔案管理的目標完成情況進行評估固然重要，但是，檔案管理工作并不是檔案管理部門的“獨角戲”，而是需要各部門交叉協作來完成。在實際工作中，一些考核者或材料形成部門對工作中形成的人事檔案材料不負責、不按程序辦事、不按時報送，甚至不清楚相關材料應交由檔案管理部門歸檔，影響了檔案收集工作的完成效果。這就要求在對醫院人事檔案管理工作進行績效評價時要堅持目標管理與過程控制并重的原則。

（二）多維度評價的原則

醫院人事檔案管理的目標體現出與醫院發展戰略目標相一致的特點，人事檔案管理工作不僅包含人、財、物等基本要素，還與檔案管理部門的機構設置、管理條件、部門職能、管理基礎工作及對內對外的關系有關。因此，績效評價的內容不僅包括檔案管理任務方面，還要包括管理者自主選擇行為。注重“執行者行為”因素,不僅要評估檔案管理目標任務的完成情況，而且要重視關系績效的考核，同時也要考慮檔案管理人員的合理需求和利益表達。

（三）平時考核與定期考核相結合的原則

績效評價貫穿于人事檔案管理的整個過程中，為了更好地發揮評價的作用，對醫院人事檔案管理效果的評估要落實到平時的實際工作中，與日常檔案管理相結合，同時，平時考核為年度考核奠定基礎。

四、醫院人事檔案管理績效評價指標體系的構建

作為評判的主要依據和標準，評價指標體系的構建顯得尤為重要。我們利用關鍵指標考核法（KPI）來選取評價指標，然后根據各指標的重要程度來確定權重系數，一般，利用層次分析法（AHP）來確定評價指標的權重[2]。

（一）人事檔案的安全性和形成的及時性

醫院人事檔案是醫院職工個人履歷及檔案形成部門在工作中所形成的原始記錄材料，人事檔案的安全性和形成的及時性是檔案服務功能得以實現的基礎和前提，這就要求人事檔案管理人員對檔案進行妥善保管，被考核者或者人事檔案形成部門及時將符合歸檔要求的材料移交檔案管理部門。對人事檔案的安全性和形成及時性進行評價主要涉及到檔案泄密次數、檔案的歸檔率、檔案的按期歸檔率等。

（二）人事檔案材料的完整性和歸檔有序性

人事檔案的完整性和有序性主要是指檔案材料的完整齊全、檔案實體的有序性和檔案內容的有序性。要求人事檔案編制目錄規范，卷內排序井然有序、清晰條理。人事檔案在醫院各相關部門形成以后在制度規范的控制下匯集到人事檔案管理部門，分門別類形成有序體系，在這一環節中，容易出現錯送、錯放檔案甚至未送、丟失檔案的現象。主要涉及的考核指標有檔案的損壞率、檔案的丟失率、分類組合正確率、檔案材料的錯歸次數等[5]。

（三）人事檔案的服務效用

檔案管理是一項服務性工作，為利用者提供優質的服務是檔案管理的終極目標。完整的人事檔案體系不僅要包含覆蓋職工的檔案資源體系、檔案安全體系，還應包含方便職工的檔案查詢與利用體系等。績效評價指標體系中能反映人事檔案服務效用的有檔案管理系統的利用率、檔案的利用率、查找檔案所需的時間、檔案服務對象的滿意度等。

通過對人事檔案服務效用的測評，一方面有利于檔案管理部門正確對待“保管”和“利用”的關系，從過去 “重保管輕利用”，轉向更重視檔案的開發和利用，為醫院的人力資源管理服務，充分發揮檔案的服務價值；另一方面有利于打造方便利用者查閱、利用人事檔案的渠道，優化檔案的服務路徑。

（四）人事檔案管理效能

不僅要關注檔案管理任務方面的績效，也要涉及檔案管理者自主選擇的行為。檔案管理效能主要是指檔案管理者在管理檔案過程中的行為表現，包含檔案管理人員的業務能力和專業素養等，如人事檔案管理系統的基礎設施建設，管理人員的專業素質、職業奉獻精神、職業道德，人才創新及學習能力。

作為一種監督手段和激勵手段，績效評價在人事檔案管理工作中的作用日益凸顯。但是目前所采用的評價方法仍以定性為主，可量化的指標較少，加之績效評價是一項動態的、系統性的工程，醫院人事檔案管理的績效評價體系建設還需要不斷完善和探索。結合醫院發展戰略目標，優化績效評價體系，同時形成有效的反饋機制，真正發揮績效評價的監督和導向作用，適應醫院人事檔案管理發展的新趨勢。