提升辦公室信息化管理的思考

仝西磊

【摘要】本文對(duì)大屯公司辦公室信息化管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行了研究，就完善辦公室信息化流程、持續(xù)提升企業(yè)辦公室信息化管理水平進(jìn)行了思考。

【關(guān)鍵詞】辦公信息化 信息化管理

一、大屯公司辦公室信息化管理工作的現(xiàn)狀及難點(diǎn)

大屯公司是中煤集團(tuán)下屬控股子公司，經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展目前已經(jīng)建立了較為完善的信息化管理應(yīng)用流程，建立了公司自己的內(nèi)、外部網(wǎng)站，并推行使用了OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)。

1.目前已取得的成績(jī)有：

一是系統(tǒng)應(yīng)用以組織機(jī)構(gòu)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了工作和權(quán)限的分配。“部門一崗位一人員”管理模式貼近現(xiàn)實(shí)，人事變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整應(yīng)變自如，保證了系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全和完整。

二是建立了完整的表單開(kāi)發(fā)應(yīng)用環(huán)境。如圖2所示，可定制、設(shè)計(jì)、增強(qiáng)適合各種需要的表單應(yīng)用，自定義各種業(yè)務(wù)表單，根據(jù)個(gè)人權(quán)限、業(yè)務(wù)確定流程。工作流程支持多種歸檔、辦理方式，支持多個(gè)辦理人及辦理權(quán)限選擇和控制。

三是實(shí)現(xiàn)了通用的全文檢索功能，提供關(guān)鍵字快速定位查詢應(yīng)用，提供系統(tǒng)范圍內(nèi)的跨模塊查詢及統(tǒng)計(jì)，支持精確匹配與模糊查詢。實(shí)現(xiàn)查詢及統(tǒng)計(jì)條件公式化應(yīng)用，一次定義重復(fù)使用，并可授權(quán)給不同人員使用指定的查詢及統(tǒng)計(jì)條件，確保數(shù)據(jù)安全；支持統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)表輸出。

四是實(shí)現(xiàn)了痕跡保留、系統(tǒng)日志和版本控制功能，修改人及修改日期時(shí)間記錄并自動(dòng)顯示。公文流轉(zhuǎn)及流程處理以及各類文件的操作過(guò)程具有日志記錄功能，為系統(tǒng)的安全管理及維護(hù)提供科學(xué)的保障和依據(jù)。

五是采用多級(jí)安全保障措施，按部門-崗位-人員不同級(jí)別進(jìn)行工作分配和操作權(quán)限設(shè)置，確保所有工作和各類文件的完整與安全。另外大屯公司設(shè)有信息中心專業(yè)技術(shù)部門和人員，可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，為信息化辦公安全提供了又一道保障。

2.存在的問(wèn)題：

一是信息化應(yīng)用總體水平較低，程序通用化的被動(dòng)接受阻礙了企業(yè)文化的發(fā)展。一方面一些模塊功能大量閑置，辦公人員只對(duì)日常工作涉及的功能熟悉。另一方面辦公室還存在的一些手工臺(tái)賬，占用了大量的人力資源和辦公資源。特定工作還需要人工辦理，例如會(huì)議提醒等，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)桌面化、可視化；通用化的程序模塊不能體現(xiàn)企業(yè)文化底蘊(yùn)，激發(fā)企業(yè)活力要求辦公系統(tǒng)的差異化和個(gè)性化。

二是存在信息孤島，公司知識(shí)共享平臺(tái)尚未充分利用起來(lái)，數(shù)據(jù)得不到充分利用與分享。目前大屯公司的檔案管理還沒(méi)有和OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)完全對(duì)接，檔案歸檔、立卷等大量工作還需要人工處理，檔案資源還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，檔案借閱、調(diào)用等還停留在人工管理階段。

三是OA系統(tǒng)許多功能還沒(méi)有開(kāi)發(fā)利用，絕大多數(shù)應(yīng)用停留在操作級(jí)效率的提升方面，系統(tǒng)的使用、操作人員缺乏對(duì)系統(tǒng)功能的開(kāi)發(fā)利用能力。企業(yè)管理缺乏利用信息技術(shù)提高管理再造的能力、意識(shí)和實(shí)際效果。

二、提升國(guó)有企業(yè)辦公室信息化管理的幾點(diǎn)思考

1.提高工作人員信息化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用能力，融入企業(yè)文化特色，以辦公系統(tǒng)的差異化和個(gè)性化，提升企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率。開(kāi)展信息化軟件應(yīng)用、管理培訓(xùn)，消除工作人員對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的抵觸情緒，持續(xù)提升軟件使用人員的應(yīng)用能力。實(shí)現(xiàn)工作人員由系統(tǒng)軟件的操作層級(jí)向開(kāi)發(fā)利用層級(jí)轉(zhuǎn)變，提升辦公系統(tǒng)的使用效率和辦公效率。

2.充分利用現(xiàn)有OA系統(tǒng)功能，發(fā)揮現(xiàn)有投入的效益最大化。目前辦公系統(tǒng)各模塊功能的有效利用率仍較低，這就要求我們要利用辦公系統(tǒng)現(xiàn)有資源，開(kāi)發(fā)利用相關(guān)模塊，逐步減少手工臺(tái)賬，快速響應(yīng)業(yè)務(wù)辦公需求，降低企業(yè)投資成本和提高辦公效率。

3.推進(jìn)辦公系統(tǒng)的差異化和個(gè)性化管理，突出企業(yè)管理理念。以企業(yè)文化為背景設(shè)計(jì)靈活的流程和顯示方式，實(shí)現(xiàn)人性化管理。完善可視化流程配置，實(shí)現(xiàn)更加直觀的桌面化任務(wù)管理、圖形化管理、圖形化流程監(jiān)控；以更加人性化的管理、豐富的醒目顏色應(yīng)用和必要的人文關(guān)懷，提升企業(yè)凝聚力。

4.利用辦公室信息化辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)流出再造，提升企業(yè)績(jī)效。目前國(guó)有企業(yè)大部分的管理模式采用的是金字塔式職能型管理模式，管理層級(jí)多、成本高。在企業(yè)管理信息化的過(guò)程中，必定伴隨著組織架構(gòu)的重組和流程的重新設(shè)計(jì)。分析和重新設(shè)計(jì)原有流程，將分散在各個(gè)部門的流程整合成單一流程，刪除流程中不合理的環(huán)節(jié)，盡量縮短流程的運(yùn)行環(huán)節(jié)，最后將優(yōu)化的流程固化在信息系統(tǒng)中。如圖3所示。通過(guò)信息系統(tǒng)，以固化的流程將企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)資源集成，使其協(xié)調(diào)發(fā)揮功能，從而實(shí)現(xiàn)整體的工作績(jī)效提升。

5.消除企業(yè)信息孤島，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)接。當(dāng)前在大屯公司檔案管理還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接，檔案管理獨(dú)立與辦公會(huì)辦公系統(tǒng)之外，成為信息孤島。每年各部門、單位需要進(jìn)行人工立卷、歸檔等，工作量巨大。通過(guò)檔案信息化管理將提供分布式的文檔管理體系，伸縮性強(qiáng)，建立企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的檔案信息庫(kù)，可自由生成多種類的文件庫(kù)，實(shí)現(xiàn)一庫(kù)多應(yīng)用及一庫(kù)多級(jí)文件夾功能，設(shè)置規(guī)范的流程和權(quán)限，滿足各類資料信息的管理和利用，能方便接收各類歸檔文件，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)對(duì)各二級(jí)單位檔案管理工作實(shí)施網(wǎng)上監(jiān)控，檔案資料借閱、歸還一鍵辦理，接受上級(jí)部門監(jiān)管實(shí)時(shí)同步，可為企業(yè)規(guī)范檔案管理、實(shí)施檔案監(jiān)管以及在節(jié)約人工成本、辦公成本等方面發(fā)揮巨大作用，同時(shí)大幅提高企業(yè)效率。如圖4所示。

三、結(jié)語(yǔ)

國(guó)有企業(yè)信息化管理作為國(guó)家戰(zhàn)略，正在國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位持續(xù)推進(jìn)。雖然當(dāng)前在各單位信息化管理工作中存在著一些問(wèn)題，但隨著國(guó)家和各企業(yè)單位的持續(xù)重視，未來(lái)幾年企業(yè)信息化管理工作將為企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略提供必要支撐。endprint