如何做好辦公室文員工作

石志華

【摘要】信息化飛速發展的時代，辦公室文員工作越來越重要。做好辦公室文員工作需要有終身學習的意識。終身學習具有終身性、全民性、廣泛性等特點。終身學習啟示我們樹立終身教育思想，使學生學會學習，更重要的是培養學生養成主動的、不斷探索的、自我更新的、學以致用的和優化知識的良好習慣。要有上進心，懂得不斷地提高自己。

【關鍵詞】文職工作 終身學習 良好的心態 能力

1.辦公室文員工作概述

1.1簡述檔案管理

檔案管理主要是記錄以往存檔的文件，合同，協議等。按照時間的順序進行整理存檔。公司的人員來蓋公章，一定看是不是走了OA的系統程序或者是不是有加蓋公章的申請單，才可以加蓋公章。如果有人來借閱文件或合同，都要登記記錄。有時候因為工作需要會跟財務部出差。

1.2熟練掌握辦公軟件的操作

辦公自動化方面操作熟練，很重要的一點就是讓領導感覺到你是一個認真細心的員工，文職工作最需要的就是這個，以后的工作可能都是一些比較繁瑣的事情，細心和耐心都是一個文員必不可少的基本素質。

熟練掌握EXCEL、WORD的運用。要會用些現代化的辦公工具，像打印機、復印機、傳真機等，要會保養和維護，做好檔案的分類管理，和會議記錄.還有辦公文具的發放記錄和文件的發放記錄，簽收記錄。做好會議記錄的工作，開會的時候做好筆記，整理好做成會議記錄，做好辦公室的清潔工作，開會用的資料，整理好檢查需要的文件。

每天打掃好自己的衛生區，打開電腦，登錄郵箱看有沒有重要的通知，電子文件等，統計數據，整理文件，查閱資料。打印文件做會議記錄，做定期的培訓工作。

2.文職工作職責

1.接聽電話。

2.做好檔案管理工作，嚴格按照程序借檔。

3.負責老總辦公室以及自我工作范圍內的清潔衛生。

4.要做好會議紀要。

5.做好辦公室檔案收集、整理工作。

6.協調各部門的行政工作。

7.統計每月考勤并交財務做帳，留底。

8.做好日常信息、資料處理，并做好摘要匯總，以便上級領導查閱。

9.匯編各種管理制度，執行各類行政獎罰。

10.接受其他臨時工作。

3.做好文職工作注意以下幾點

3.1做好本職工作

文員首先要做好自己的本職工作，不管是向別人學習還是現學都要在領導規定的范圍內完成工作。工作中要有強烈的責任感。責任感是一個人的思想素質、精神境界、職業道德的綜合反映。一個人有責任感，就有積極主動的態度，深入扎實的作風、認真負責的精神；就有不甘落后的志氣、百折不撓的勇氣和奮力開拓的銳氣；就會有信心、有決心、有恒心；就可以出思路、出辦法、出成績。

3.2懂得感恩做工作

保持良好的心態至關重要。正確的心態使人積極向上，感到工作愉悅。一個人的心態不好的話，就會在順利時得意忘形，在逆境時怨天尤人，就會容易患得患失；因此，人要不斷學會懷著感激的心態對待生活、工作。生活就像一面鏡子，你對它什么樣它呈現給你的就是什么樣。感恩的對待別人，別人就會也會這樣對你。

3.3時刻保持清醒做工作

實踐經驗表明，只有始終保持頭腦清醒的人，才能不斷取得成績、獲得成功，才能順利成長、日臻成熟。時刻清醒的認識到：在個人與組織的關系上，一個人的成長和進步離不開組織的培養和造就；在職務與能力的關系上，一個人的工作能力不是隨著職務的提升而自然提高，官大了不等于本事大了，地位高了不等于水平也高了；在工作與成效的關系上，一個人肯干事是態度、想干事是熱情、會干事是能力、干成事才是本事，這種本事靠上級封不出來，靠權力壓不出來、靠自己吹不出來，只有靠實實在在做人、認認真真做事，才能逐步得到提高。

3.4帶著笑容做工作

“贈人玫瑰，手有余香”當我們微笑的面對我們身邊的人的時候收獲的也是微笑。微笑表示對別人的尊敬，是建立良好人際關系的開始。時刻保持微笑，保持良好的心態，才會很好的投入到工作當中去。

3.5做工作要理清頭緒

辦公室工作相對于其他部門的工作是較為繁瑣的。需要我們遇到事請要從容、淡定、冷靜的去處理問題，做事情要分清楚輕重緩急，一天中會有很多的工作，先處理重要的，緊急的。要和直接領導搞好關系，因為他掌握著你在這個單位的命運，升遷、加薪、請假等都要通過他，他能為你美言一句，勝過你干一年的。最重要的是要了解上司的脾氣，投其所好，這樣你的工作就容易了。相反，如果給你說一句壞話，你怎么努力也不會有好結果。分清事情的主次、輕重，理清頭緒再做，這樣可以保證我在有限的工作時間內完成更多的工作。

3.6認真做好文件檔案管理

對各種文件及時收發、登記、歸檔，保證上傳下達；把工作中的材料進行整理、分類、歸檔，做到資料齊全、目錄清楚、裝訂規范、保管有序。

4.結論

企業要發展，離不開精益求精的管理。一些卓有成效的管理者，都是善于處理小問題的人，忽略每一個細小的問題，就意味著整體的放棄。從某種意義上說，管理者的管理能力就是處理細小問題的執行能力，問題無大小，工作無小事。

做好文職工作首先應該充分理解自己的崗位職責，以及如何做好自己的工作。其次保持微笑，提高人際交往的能力，才能身心愉悅的去工作，保持清醒頭腦，時刻懂得自己什么時間該做什么樣的事情。熟練掌握辦公軟件。最后遇事不要慌，不要自亂陣腳，冷靜的處理。努力做好本職工作，改正自身的不足之處，提高自己。endprint