淺析高校秘書人員職業培訓的重要性

陳雯

【摘要】隨著我國高校從精英教育到大眾化階段的跨越，高校管理模式也在不斷革新，其中高校秘書工作日益成為高等學校教育教學中一個不可或缺的工作。目前相當一部分高校的秘書隊伍建設亟待加強，職業培訓在提高高校秘書職業技能和素養方面有著重要的現實意義，而且有較強的可操作性。加強高校秘書培訓，實現高校秘書培訓機制常態化、正規化。高校應高度重視秘書人員的培訓教育，充分認識到加強秘書人員培訓教育的重要性和必要性。

【關鍵詞】高校秘書 培訓教育 重要性

隨著全國高等教育從精英教育到大眾化階段的跨越，高等教育規模不斷擴大，高等教育行政管理模式也在不斷革新。高校秘書人員隨著工作重要性的不斷增顯，對自己的職業發展提出了新的要求，高校秘書工作是高等學校教育教學中一個不可或缺的工作，在學校日常工作的各個方面起著承上起下的作用。在新的歷史條件下，加強高校秘書人員的職業培訓應擺上高校人事培訓日程。

一、高校秘書的工作特點及重要性

1.高校秘書是高校中一個獨特的群體，作為高校管理隊伍中的基層管理者，肩負著管理和服務的雙重任務。他們既要“參與政務”，又要“管理事務”：既做領導的“助手”、學校的“管家”，又要做聯系師生的“橋梁”，工作任務重，責任大。

2.高校的三要素包括行政管理、教學和科研，高校秘書作為高校管理隊伍中的一支重要隊伍，承擔大量的日常工作，包括各方面事務的執行、聯絡、溝通、傳達等。他們的工作是為教學和科研服務的，并在一定程度上影響高校教學和科研水平，關系著高校的發展水平和質量，從而關系社會和經濟的發展。

3.伴隨著高校改革的不斷進行，高校發展的自主性增強，管理權限增強。如何招攬學生，如何培養人才，如何保持永續發展，不僅需要教學管理工作的運籌，更需要行政管理工作的運作，而高校秘書是行政管理工作的先行者和執行者，起著不容忽視的作用。

二、高校秘書人員職業培訓的重要意義

1、職業培訓是提升高校秘書工作技能、保證高校日常工作正常進行的有效手段。高校秘書工作具有時間緊、任務重且雜亂等特點，這就對高校秘書提出了很高的要求。如何在較短的時間內較好地完成學校

交待的工作，成為高校秘書必須面對的一個問題。通過職業能力方面的培訓，系統地掌握從事高校學秘書工作所需要的必備知識和一些技巧，能夠在實際工作中起到事半功倍的效果。高校秘書工作涉及到管理學、行政學、教育學、心理學等多種學科的專業知識，如果沒有經過專門的培養和鍛煉，很難在實際工作中發揮出應有的作用。而且隨著學分制在高校的普遍推廣以及學校管理工作的電子化，管理工作的范圍比過去更為寬泛，復雜度也大為增加。同時，學校管理工作的周期性強，工作的時效性明顯。這就要求高校秘書在工作伊始就要具備熟練的工作技能和技巧而當前高校秘書普遍缺乏職業培訓，尤其是崗前培訓。這使得新上任的高校秘書工作壓力特別大，而且抓不住工作重點，影響學校正常日常管理秩序。不僅是新任秘書存在工作技能嚴重不足的問題，工作經驗豐富的老秘書也可能遇到類似問題。隨著高校管理電子化的日益深入，秘書需要掌握越來越多的電子系統操作技能這就使得秘書的日常培訓也顯得非常重要。因此，培訓機制的常態化、正規化，是保證高校管理質量、提高高校辦學效益的重要保障。

2、職業培訓是提高高校秘書人文素養，提升職業道德水平，提高管理服務意識的重要途徑。高校管理工作并非單純的行政工作，更不是純粹的操作性工作，它是一項包含著豐富文化、科學內涵的管理工作。特別是在高校管理大力倡導人性化管理的今天，高校秘書的人文素養訓練，職業道德養成就顯得更為重要。高校秘書的日常工作千頭萬緒，紛繁復雜，而良好的職業素養、服務意識正是保證工作質量的強大精神支柱：另外，職業素養、服務意識的養成，對于協調日常管理中的各種關系、提升高校管理質量、實現以人為本管理的目標也有很好的指導作用。由此可見，職業素養對于高校秘書而言，具有非同尋常的意義。而職業素養的養成，并不是單靠秘書自身就可以完成的。職業培訓，特別是人文素養、職業道德培訓在其中起著重要作用。

三、高校秘書人員職業培訓的實現途徑

1、建立和完善新任秘書崗前培訓機制

一個優秀的高校秘書，對于學校日常工作的正常運行起著舉足輕重的作用。高校秘書崗位人員流動性較大，新學期開始前經常有新任秘書上崗。由于新上任的高校秘書對業務比較陌生，而高校秘書工作

時效性強、責任重大，因此新任秘書的崗前培訓就顯得非常重要。高校可利用新學期開始前的假期，用一到兩周的時間，組織學校秘書統一培訓。培訓內容應包括：學校管理的各項規章制度；先進的管理理念；秘書的具體職責分工；各項工作的操作技能；責任意識和服務精神；溝通協調能力等。

2、建立健全切實有效的職業培訓保障機制。

學校領導和辦公室領導要高度重視秘書人員的職業培訓，充分認識到職業培訓對提升秘書隊伍的整體素質，提高高校整體管理水平和工作能力的重要性，要把秘書人員的培訓教育工作列入學校的整體培訓教育計劃中，與師資培訓、其他管理人員培訓一樣納入學校專門的領導機構中統一管理、統一安排。同時，應當改革傳統的保守的教育思想，樹立勇于開拓，大膽創新，適應經濟時代的新思想，用知識經濟時代的新觀念指導秘書人員的培訓教育。建立科學、完善的培訓教育管理機制。用機制規范培訓教育工作，并以制度的形式固定下來，保證高校秘書培訓教育的經常化、制度化，不流于形式。學校要列出培訓教育計劃，創造條件，按年度或階段開展培訓工作或派出培訓。同時要建立培訓教育激勵機制，把其作為秘書人員考核、提拔晉職、評聘職稱的條件之一。高校應加大秘書人員培訓教育的資金投入，并可采取建立培訓教育基金，多渠道籌集資金的形式來保證培訓教育經費。同時做到專款專用，使有限的培訓經費發揮最大的效能。

2、完善學校內部的日常培訓機制

高校秘書工作是一項熟能生巧的工作，但同時也是一項常做常新的工作。隨著高校管理的系統化和正規化，管理工作經常出現新情況和新問題。因此，學校內部的日常培訓機制也是不可或缺的。各高校一般會定期組織秘書會議，利用高校秘書會議的時間和場地，對于近期工作中出現的問題進行統一培訓指導，即是一種不錯的選擇。另外，學校也可以抽出專門的時間，定期或不定期地組織培訓班，根據日常學校管理工作中出現的情況和問題，對秘書人員進行有針對性的培訓，以提高秘書人員工作技能，提升其管理水平和服務意識。

3、靈活運用講座、報告、競賽等多種培訓方式

高校也可以通過組織管理講座，舉行先進事跡和先進經驗報告會，進行學校管理知識競賽、操作技能競賽等，提升秘書人員的職業素養和技能水平。通過這些形式多樣的培訓，引導秘書人員樹立嚴格按規章制度辦事的意識，并與自己的工作實際相結合，同時幫助秘書人員樹立為人師表、熱愛學生、愛崗敬業、不計個人得失、兢兢業業的服務意識。要通過講座報告等，激發秘書人員的工作熱情和積極性，督促其提升自身的人文素養和實際工作水平，進而促進學校管理工作的提升。

4、適當開展高校間交流學習及外出進修

目前，各地高校普遍設在大學城里，周圍高校云集。因此，學校管理的培訓也可以充分利用高校集聚效應，組織本校秘書人員參觀學習兄弟院校的先進做法和經驗，通過參觀學習，了解自身的差距與不足，從而更有利于學校管理工作的開展。另外，學校應提供專門的資金，以保障高校秘書獲得外出進修學習的機會。每年中央有關部委以及相應的一些培訓機構都會組織秘書人員參加職業能力等方面的知識培訓。高校可以每年選派一定數量的教學秘書，參加這些方面的各種中短期培訓班，學習先進的管理理念和管理技能，一方面能夠接觸到更新的知識和理念，另一方面能夠開闊視野，了解其他高校在秘書工作方面的經驗。

四、結語

綜上所述，高校秘書人員在高校日學管理工作中發揮著不可替代的作用。高校秘書只有明確自身的工作職能，不斷培養和提高自身專業素養，更新工作觀念和方法，才能真正發揮好自身的作用。而抓好職業培訓，則是幫助高校秘書人員提升職業素質、保證秘書工作正常進行的有效途徑。endprint