戶籍檔案規范化管理芻議

陳小青/永康市公安局

戶籍檔案是戶口登記機關在戶籍管理活動中直接形成的有保存價值的歷史記錄，事關群眾切身利益，且一旦損毀或丟失就很難有彌補，因此有必要進行規范化管理。戶籍檔案管理由戶口登記機關負責，2002年開始永康市要求將所有戶籍業務移交市公安機關辦理，各鄉鎮不再單獨辦理戶口管理事項，全市戶籍檔案管理逐步走向規范化。筆者以永康市為例，介紹如何實現戶籍檔案規范化管理。

1 戶籍檔案管理存在的問題

一是檔案保管隨意性較大。2002年以前，有些單位由于人力、財力的限制，沒有安排專人保管檔案，致使檔案遺失現象較為嚴重，如在提供檔案查閱利用后，查閱利用人缺乏主動歸還意識，而單位又沒有檔案工作人員督促歸還，導致檔案遺失。此外檔案保管環境堪憂，如有些單位檔案室達不到“八防”要求，不能提供恒溫恒濕的環境，年代較久的檔案極易毀損；有些單位檔案室設在一樓，而且沒有設置防潮設備，檔案受潮發霉現象非常嚴重，若遇內澇會被水淹、若遇洪災甚至被洪水沖走。2016年市公安局對各派出所戶籍檔案保管現狀進行調查摸底，發現1956年至1993年間形成的100多卷戶籍檔案因保管不善破損嚴重。

二是檔案管理信息化水平不高。目前戶籍檔案管理仍以紙質檔案管理為主，提供查閱利用時只能提供原件，檔案極易被人為毀損，如2014年永康市政府出臺政策為精簡下放人員每月補貼500元人民幣，但需當事人提供身份和遷移證明，一段時期原城區江南派出所戶籍檔案查詢量急劇上升，每天提供檔案查閱達百余人（次），在工作人員不注意的情況下，有的檔案被寫上字、有的甚至被撕毀。另外檔案分別保存在市公安局檔案室、市檔案館、各派出所和辦證中心，無法實現資源共享，更無法建立全市統一的戶籍檔案管理平臺，群眾查檔極為不便。

2 規范戶籍檔案管理的若干舉措

2.1 增強檔案保管的規范性。一要安排專門工作人員負責檔案工作、制定或完善“檔案工作人員工作職責”“檔案庫房管理制度”“檔案查借閱制度”“查檔服務規范”等規章制度，要求工作人員嚴格按照制度要求開展工作；加強對檔案人員的思想教育、提高其責任心，并制定嚴格的工作考核制度；工作人員如發生變動必須做好交接工作，避免檔案在交接過程中遺失或損毀。二要規范戶籍檔案歸檔方法，按照《浙江省公安派出所檔案管理辦法實施細則》中戶籍檔案分類要求，結合辦證中心的業務實際，統一辦證中心及各派出所的歸檔方式，不規范的要求予以整改達標。三要加強檔案庫房建設，使其符合“八防”要求并定期開展安全檢查，同時及時配備、升級或更換相關設施設備。

2.2 完善檔案信息并修復破損檔案。首先是完善檔案信息，要做好戶口清理整頓、開展戶口核對工作，解決戶口登記管理中存在的“錯、重、假、漏”等問題，確保公民戶籍檔案的準確性。在此基礎上，針對內容不全、信息丟失或錯誤的存量戶籍檔案，要通過查閱在其他地方已經記錄的相關信息和調取機構原先的紙質檔案補對補全，也可以走訪當事人了解真實信息并及時補錄。此外，如遇戶籍資料變動或需增補的應及時更新檔案內容，并確保紙質檔案與網上檔案同步進行，保證戶籍檔案信息的同時更新。其次是修復破損檔案，要開展戶籍檔案質量檢查，對已損壞或各種原因被污染的檔案材料采取去污、去酸、加固、字跡顯示與恢復、修裱等處理措施，恢復其原來面貌。如，江南派出所保管的原城關派出所700余卷戶籍檔案，較完整的保存了1956年至1993年永康城區實有人口居住及變更情況，由于檔案形成年代久遠、利用頻繁，加之派出所保管不善，其中100多卷檔案破損嚴重。2016年10月市公安局聘請專業古籍修復師，采用點補、襯補、鑲補、單面補、雙面補等多種修復方式進行修復，歷時三個月完成修復工作。

2.3 提升檔案管理信息化水平。及時對存量紙質戶籍檔案進行數字化加工，提供查閱利用服務時不再提供原件，而是利用浙江公安檔案信息查詢系統提供掃描件查閱；并做好新增紙質檔案的數字化加工，確保戶籍信息處于最新狀態。在此基礎上要實現全市戶籍檔案資源共享，可開發專門的管理軟件、建立全市戶籍檔案查詢的專用平臺，將存放在市公安局檔案室、市檔案館、各派出所和辦證中心公安窗口的戶籍檔案實現共享，并制定戶籍檔案共享與利用知度，如戶籍檔案數據安全保密制度、戶籍檔案數據網上查詢利用制度等。