英國國家檔案館戰略定位研究：基于對Archives Inspire戰略的分析

李思藝/中國人民大學信息資源管理學院

英國國家檔案館（The National Archives of U.K.）Archives Inspire戰略是英國檔案館2015年至2019年工作整體規劃中的重要環節，該戰略為英國國家檔案館的發展制定了戰略框架，包括面向國內的戰略布局和立足全球的戰略愿景兩部分。目前國內對英國國家檔案館的研究多集中于對某一主題或某一功能進行探索，針對英國國家檔案館整體布局和戰略規劃的系統性研究較少。筆者試通過對該戰略進行分析，從宏觀層面反映英國國家檔案館的工作規劃，增進對英國檔案工作情況的了解。

1 立足國家：Archives Inspire戰略

Archives Inspire戰略旨在通過不同的組織方式和思考方式改變公眾對檔案館的固有認識，以滿足不同類型用戶的需求，從容應對數字化挑戰[1]。它針對不同的受眾設置了多樣化的戰略定位，并且明確了每一個戰略定位的具體目標。

1.1 幫助建立可信的政府

英國國家檔案館具有向政府提供專業的意見和定期的指導以確保政府records[2]及信息得到良好維護的責任。因此它既是公共records的管控者，也是管理、保存和使用政府信息的專家，可以憑借其領域內的專業知識為包括政府機構在內的公共機構提供值得信賴的獨立咨詢和服務。對于政府機構，英國國家檔案館倡導各部門之間加強合作，促進經驗和專業知識共享，提升政府的透明度和可問責性，有助于建立可信政府，同時為政府和立法機構提供有效幫助。具體目標包括微觀和宏觀兩個層面：前者主要指政府records管控及檔案管理方面的具體目標，包括積極探索信息管理中創新共享服務的路徑和良好實踐，嘗試制定并完善數字records移交方案；為政府機構內負責records和信息管理的人員提供交流和分享經驗的平臺，并組織相關培訓以更新他們的知識、提高他們的技能；指導政府機構對records管控活動進行記錄，確保管控活動的合規性和可問責性。后者層面主要指records管控和檔案管理活動對政府及國家民主制度的支持，包括幫助政府實現更高的透明度，通過創新方式促進數據共享和開放；幫助英國議會完善立法平臺的建設并提供優質的服務。

1.2 激發公眾興趣

滿足公眾對館藏的需求是檔案館面向社會提供服務的第一步，英國國家檔案館的館藏向公眾免費開放，試圖通過體驗和利用館藏的新方式激發公眾的興趣，建立并密切檔案館與公眾的聯系。盡管用戶的背景各不相同且擁有廣泛的興趣，檔案館會盡可能地提供專業服務，幫助用戶更高效地理解館藏資源并進行合理利用。因此，國家檔案館提出要提升工作效率特別是提高服務效率，吸引更多用戶了解館藏資源。其具體目標主要是圍繞拓展用戶群和轉變服務方式兩方面：拓展用戶群方面包括激發公眾對國家檔案館的好奇心并鼓勵他們挖掘珍貴館藏；通過建立與新用戶的聯系來拓展檔案館的受眾。轉變服務方式方面包括開發創新性的公共項目，利用技術提高日常服務的效率；兼顧線上和線下聯合的館藏體驗活動，使檔案館網站成為一個充滿活力和激情的學習平臺。

1.3 指導檔案部門履職并開展合作

英國國家檔案館每份館藏檔案都有自己的歷史背景和故事，這些檔案是很多機構（包括地方當局、家庭、企業、宗教團體和慈善機構）與個人精心管理的成果。英國國家檔案館負有領導其他檔案部門積極履行歷史手稿委員會有關私人records管控的職能，因此英國國家檔案館是檔案部門有效的領導者和合作伙伴，共同致力于維護和發展國家館藏，將檔案作為國家遺產的重要組成部分，確保每一份檔案都能得到有效的保管和維護。英國國家檔案館處于國家整個檔案工作網絡的核心位置，旨在通過指導和支持各檔案部門開展豐富的檔案管理相關活動的方式反映英國檔案管理的多樣性。同時國家檔案館還會幫助其他檔案部門發現新的融資機會和改進工作方式，其主要目標包括：幫助檔案部門提升對檔案重要性和檔案潛力的認識；參與并與檔案部門合作以維持豐富的館藏和優質的服務；發展檔案部門吸納資金和投資能力以確保其有足夠的財力支撐機構持續運作；提升檔案機構的創新能力，鼓勵其深化工作實踐并通過規劃、調查、指南等方式記錄并傳播其有益經驗和最佳實踐案例。

1.4 促進知識傳播

國家檔案館收藏了世界上最有價值的學術研究資源，英國國家檔案館網站提供了眾多線上資源，可供公眾或相關機構開展檔案學研究與歷史研究。英國國家檔案館作為英國學術界的資源寶庫，與學術界有著緊密的聯系，不僅為學術研究提供資源，自身也開展專業領域的研究工作，其員工參與眾多的學術研究項目，如紙質records和數字records的長期保存研究項目、歷史和數據科學領域的合作項目等。因此英國國家檔案館試圖通過其示范性的學術聯絡能力和杰出的跨學科研究來推動知識傳播，同時它在研究和解決檔案部門所面臨的棘手問題的討論中也處于核心位置。為了凸顯學術研究性定位，英國國家檔案館提出：根據檔案館作為獨立研究機構的地位，擴大在學術界和檔案管理領域的國內和國際聲譽；提高當前的研究聲譽以吸納資金并成功開展世界級數字研究計劃；建立一個著名的研究中心來規劃和布局長期研究計劃；提升應對不斷變化的學術和研究部門需求的能力。

1.5 提升數字化創新能力

數字技術的出現和發展沖擊了傳統檔案館存在的意義，英國國家檔案館試圖通過向數字檔案館轉型來應對這一沖擊。首先，英國國家檔案館創建了第一個全面的國家在線目錄，館藏資源以目錄為索引提供線上獲取途徑。其次，它構建了數字records基礎設施以保存未來產生的政府數字records。此外，在學術研究方面，它與其他機構合作進行數字records研究并取得突破性進展。目前，英國國家檔案館已經可以面向全球在線提供數百萬件records。為滿足主要受眾的需求并保證國家檔案館在數字環境下可持續發展，英國國家檔案館提出下一步要在思維方式和工作方式上做出重大改變，并要求將轉變與數字化技術結合起來，激發創新動力。具體目標包括：引領數字records從最初生成到最終呈現的管控方式的轉變；建立更廣泛的合作伙伴關系，包括商業合作；為用戶提供創新的在線服務；通過完善“發現（Discovery）”功能幫助其他檔案館豐富在線館藏以滿足數字環境中不斷變化的客戶需求。

2 全球視野：Archives Inspire the World

英國國家檔案館實行Archives Inspire the World項目旨在通過全球化視野展望檔案館的未來[3]，該項目顯示了英國國家檔案館希望與世界各地的政府機構、檔案館、文化和遺產組織、學術機構和企業進行合作，在全球范圍內推動檔案館的發展，共同開創檔案館的未來。英國國家檔案館希望通過更廣泛的合作創新提供服務的內容和方式，改變人們認識檔案館的方式，打破人們對檔案館的固有認知。英國國家檔案館認為在世界范圍內開展合作，各個檔案館可以探索挖掘檔案館館藏價值和深化開放的途徑，提升數字環境下工作人員的專業知識和技能，并確保公眾對政府信息的獲取等。同時，英國國家檔案館也提出了若建立合作關系它能提供的有利條件，如幫助改進數字保存。2001年英國國家檔案館開發了PRONOM以支持電子records的接收和長期保存，PRONOM是一個用于存儲數據文檔格式的在線信息系統，它能幫助檔案部門制定正確的保存策略，確保這些數字文檔能夠長期訪問。隨著PRONOM的不斷完善，其使用主體現已不僅限于檔案館，在大英圖書館、新西蘭國家圖書館和明尼阿波利斯沃克藝術中心等眾多國際機構的推廣下PRONOM成為了一種廣泛使用的數字資源長期保存工具；如幫助機構更容易獲取歐盟及其成員國的法律。英國國家檔案館與歐盟電子法法律工作組聯合制定了歐盟法律標識符（ELI，European Legislation Identifier），這是一套在線法律records的網頁鏈接和元數據標準格式，使用ELI能夠以一致的方式管理并展現整個歐盟及其成員國的法律法規數據。當歐盟的每個國家都在自己的法律體系內運作并使用不同的技術在線存儲和在線展示法律法規時，這套標準可以幫助人們更快、更容易地獲取所需信息。

3 Archives Inspire戰略分析

3.1 服務對象多元：從面向政府機構到面向社會

英國國家檔案館的服務對象具有多元化特點。英國國家檔案館面對不同類型的服務對象提供多樣化的服務，承擔不同的角色：對于政府，它是公共records的守護者，是檔案信息管理、保存、使用方面的權威機構；對于公眾，它提供免費獲取英國一千多年歷史資料的途徑；對于其他檔案部門，它提供指導和支持，幫助其他檔案部門具備維護國家檔案遺產所需的能力；對于學術界，它在更廣泛的領域提供合作和參與專業領域研究的機會。

3.2 服務理念轉變：從被動提供服務到主動啟發式服務

對于英國國家檔案館來講，被動式服務并不會激發用戶對檔案館館藏進行利用體驗和深度探索的興趣，反而會造成用戶與檔案館更深的隔閡；主動提供服務可以吸引更多用戶走進檔案館深度開發館藏檔案資源，挖掘檔案信息價值。隨著公民意識的不斷增強，英國國家檔案館逐漸轉變服務理念，提高主動服務的意識，利用檔案館獨特的優勢資源吸引更多用戶對館藏資源進行開發利用。可見英國國家檔案館并不是僅僅變被動為主動，而是主動從提供服務的角度出發思考如何讓用戶有所得、甚至得到的比原本想要了解的還多，由此打破養護對檔案和檔案館的固有認識。

3.3 服務方式創新：兼顧技術與合作

數字技術的出現和發展對人們工作和生活產生了不可忽視的影響，也在逐漸改變機構提供服務的方式。數字環境下檔案館也需要做出轉變，積極應對信息技術對傳統檔案館帶來的沖擊。英國國家檔案館將提升數字化創新能力列入Archives Inspire戰略，創建了英國第一個涵蓋館藏records的全面的國家在線目錄“Discovery”、建立了數字records基礎設施、開展了數字records相關研究并取得了突破性進展。目前，英國國家檔案館已經可以向全球在線提供數百萬件records。

國家檔案館作為統領全國檔案工作的主體，其戰略規劃和戰略目標所體現出的明確指向性是推動國家檔案事業不斷發展的動力和導向。英國Archives Inspire戰略對其國家檔案館的定位基于不同類型的服務對象，從檔案館提供服務角度出發提出具體的戰略目標。這凸顯了英國國家檔案館基于多元的服務對象、啟發式服務理念、創新的服務方式等方面的服務型定位。