檔案管理存在的問題及對策分析
——昆明市市級機關檔案業務指導工作實踐

■馬金鵬

機關檔案是對機關工作管理、服務客觀性的記錄，它具有十分重要的指導作用、參考作用以及服務民生的作用，它為今后政策制定、工作方法指明了方向。因此機關檔案管理工作在機關工作中起到了舉足輕重的作用，為機關各項事業的發展打下了堅實的基礎。然而，機關檔案管理工作隨著信息技術的迅猛發展,成熟的信息及電子技術被迅速應用到檔案管理中，一些新的問題又凸顯出來。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案保管條件急需完善

目前昆明市市級機關普遍存在檔案庫房不夠用的問題，特別是市級機關集中遷入市級行政中心辦公后，由于辦公用房緊張，檔案庫房更不能滿足檔案快速增長的需求，個別單位甚至都未設置檔案庫房，檔案直接放在會議室中。而且，不動產登記檔案、醫保檔案等民生檔案近些年來增量巨大，出現了四處租用庫房的現象，導致檔案保管條件不達標，安全防范措施不到位，根本無法保障檔案的安全。即使是昆明市檔案館、昆明市城建檔案館保管檔案的專業機構也面臨著庫存接近飽和的局面。

（二）檔案管理崗位人員缺乏穩定性、專業性

檔案管理工作需要具有一定的專業性、技術性、連續性，所以對其崗位人員要求要相對穩定、專業。目前，除少數機關設置了專職檔案管理崗位，絕大多數機關都只有兼職檔案管理員，調動頻繁，檔案工作無法深入持續開展。現有的檔案管理人員基本上沒有接受過系統、專業的學習，不具備專業的知識結構和相應的業務技能，特別是對網絡安全、計算機技術、數據庫技術等相關知識幾乎一片空白，面對電子檔案管理的需要顯得難以適應、無所適從，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用。

（三）檔案業務培訓效果不佳

檔案業務培訓是一種提高檔案管理人員業務知識和業務技能的有效手段，但是目前檔案業務培訓存在一定問題，嚴重影響培訓質量，進而對開展檔案管理工作帶來諸多不利因素。首先，培訓內容不合理，造成學非所用的現象。檔案業務培訓沒有充分考慮參訓檔案管理人員的需求，忽視按需培訓、分類培訓，導致檔案業務培訓針對性不強，培訓與實踐相脫節，造成學非所用的現象；其次，培訓方式單一，質量不高。檔案業務培訓采用上大課的方式，教學過程中缺少實踐操作，難以提高參訓檔案管理人員的興趣，學習效果不佳；最后，參訓檔案管理人員對檔案業務培訓的重要性認識不足，而且忽視新形勢下檔案工作的特點、難點，導致參訓熱情不高，積極性欠缺，使培訓流于形式。

（四）辦公自動化與電子檔案管理不能無縫銜接

在新的辦公模式下，辦公自動化慢慢占主導地位，機關單位每天處理的電子公文數量急劇增加，但文件的歸檔仍以紙質文件為主。主要有以下三方面原因：一是由于設計和開發人員手段不統一，使得部分檔案管理系統和辦公自動化系統不能無縫結合，電子文件不能直接導入檔案管理系統；二是市級機關現有檔案管理系統不具備電子文件元數據著錄功能，不能保證歸檔后電子文件的準確性、真實性；三是部分檔案管理人員不熟悉電子檔案管理，不能正確操作檔案管理系統，無法將電子文件直接歸入檔案管理系統。

這也就使得機關單位電子文件歸檔，先要將電子文件打印成紙質文件，再將紙質文件數字化轉化后導入檔案管理系統，不但增加了檔案管理的工作量，還造成了人力、物力、財力的浪費。

（五）檔案信息資源共享渠道不暢

檔案信息資源共享是信息技術與現代管理體制的融合，其本質是以網絡為工具，以用戶為中心，以開放檔案信息資源為公眾提供實用的信息服務為目的的檔案管理模式。但是當前機關單位受一些自我封閉、觀念保守、重藏輕用、本位主義等傳統思想觀念的束縛，過分強調檔案的政治性和保密性，極大地制約了檔案信息資源的共享。加之信息技術還不是很先進，網上安全漏洞較多，檔案經費投入不足等問題，致使我市尚未構建網上檔案信息資源共享渠道。甚至線下檔案資源共享也做得不到位，2010年我市出臺《昆明市檔案條例》要求“建立電子檔案管理制度，并實行實體檔案和電子檔案雙套管理”，已移交市檔案館的由市檔案館進行數字化轉化，但市檔案館未將電子檔案向立檔單位返還，使得立檔單位使用到這部分檔案時，還需要到市檔案館進行查閱。

（六）過渡依賴檔案中介服務機構

檔案中介服務機構，是隨著改革開放而產生的一項新興的產業，承接單位檔案整理、數字化、咨詢、修復、寄存等業務。機關單位檔案整理、數字化等業務對外承包，確實給單位檔案部門帶來了便利，精簡了人員，減少了繁瑣勞動。但目前昆明市市級機關存在過度依賴檔案中介服務機構的問題，大約有70%的機關單位購買檔案中介服務，這也就帶來了新的問題。一是檔案中介服務機構以效益求生存，以盈利為目的，往往采取粗放型、快速型、原始型的模式去完成檔案整理、數字化工作任務，在作業質量和規范方面有一定的欠缺，不同檔案中介服務機構的服務質量更是參差不齊；二是整理、數字化后的檔案無驗收標準、無監管單位，檔案行政主管部門沒有精力組織各個機關單位的檔案中介服務成果驗收，而購買服務的機關單位沒有能力組織驗收，這就更無法保障作業質量；三是各個機關單位重復地通過政府采購方式購買檔案中介服務，既增加了政府采購部門的工作壓力，也造成了市級財政的浪費。

二、解決檔案工作中存在問題的對策

（一）構建“大檔案”工作格局

“大檔案”是與大經濟、大科技、大文化相適應的新名詞，主要表現為檔案工作的社會化、多元化、開放性和先進性，是檔案部門履行“為黨管檔，為國守史，為民服務”的重要手段。

1.建設大型綜合檔案館

由市檔案館牽頭，聯合公安局、檢察院、法院、醫保局、不動產登記管理中心等檔案數量巨大且有建館需求的單位，共同建設市級大型綜合檔案館。既解決了以上單位對檔案存儲空間的需求，保障了檔案的安全，又避免重復建設浪費土地、人力、物力及財力的問題，同時還可以節約后期安保、消防等所需資源。

2.提前接收機關單位檔案進館

根據《中華人民共和國檔案法》《云南省檔案條例》《昆明市檔案條例》等有關法律法規的要求，市級機關單位所形成的具有永久、長期保存價值的檔案，自案卷形成之日起10年向市檔案館移交，而機關單位考慮到利用需求，一般是保管滿十年才向市檔案館移交，這勢必對機關單位的檔案存儲空間提出了較高的要求。“大型綜合檔案館”建成后，可要求機關單位將上一年度歸檔文件（含電子文件）整理立卷后即可移交，本單位不再保管檔案實體，而且不再要求進行紙質檔案數字化轉換。既減輕了機關單位檔案庫存壓力，同時減少了檔案管理人員工作量，也變相降低了對檔案管理人員的業務知識及技能的要求。

3.聯合信息科技公司開發檔案管理系統

由“大型綜合檔案館”牽頭，代表整個市級機關檔案系統與信息技術公司進行合作，根據現實需求共同開發新的檔案管理系統，既要能與辦公自動化系統進行無縫銜接，又能著錄電子文件元數據，保障電子檔案的真實性、準確性。然后在整個市級機關檔案部門推廣應用，為后期檔案信息資源共享打下堅實的基礎。

4.統一購買檔案中介服務

“大型綜合檔案館”建成后，機關單位的檔案基本集中在檔案館進行管理，可以由“大型綜合檔案館”統一購買數字化檔案中介服務。既可以保障檔案中介服務機構的服務標準、規范統一，又可以組建專家組對檔案中介服務機構提供的服務進行專項成果驗收，保障服務質量，還可以減少各機關單位重復購買檔案中介服務造成的市級財政的浪費。

（二）規范檔案業務培訓

一是根據檔案管理人員不同工作性質和行業特點形成的不同培訓需求，采取小班教學的方式，進行有針對性的培訓，努力做到培訓與使用相一致，不斷提高檔案管理人員的工作能力；二是建設“大型綜合檔案館”的同時建設檔案培訓、實習基地，配套檔案培訓及實習所需的設備設施，逐步建立完善的檔案培訓體系，增強檔案管理人員的實際動手能力；三是建立健全培訓效果評價機制，既要采取有效的方式方法對參訓檔案管理人員所學的知識、技能進行測驗衡量，還要通過問卷等方式對培訓教師進行評價，以便提高培訓教師的教學質量。

（三）逐步推進檔案信息資源共享

第一步，實現線下檔案信息資源共享，“大型綜合檔案館”通過購買檔案中介服務的方式，將立檔單位移交的檔案進行數字化轉換之后，應向立檔單位進行返還，以方便立檔單位利用；第二步，通過建立專用局域網，實現市、縣（市）區兩級綜合檔案館之間的檔案信息資源共享，提供一站式服務，方便社會公眾就近查檔；第三步，通過多媒體技術、數據庫技術、海量存儲技術、數字通訊技術、數據加密技術、智能檢索技術等現代化信息技術實現各級檔案館館存可開放檔案信息資源向全社會共享。

總之，智能社會給檔案工作帶來了諸多新的挑戰，檔案工作要適應未來的工作環境，迎接新技術、新生事物的挑戰，必須從現在開始加強對檔案工作存在問題的研究和解決，并盡快掌握現代化管理的有關知識和技術，構建“大檔案”格局，以適應未來對檔案事業的發展要求。