電子檔案管理在高職學校檔案管理中的實踐探索

游 洋

(鹽城生物工程高等職業技術學校，江蘇 鹽城 224051)

在信息時代下，計算機技術和信息技術在教育領域中的應用更加廣泛和深入，在檔案管理中，很多高校都已經摒棄了以往的紙質模式，通過電子文件的形式，開展科研、教學、管理以及招生等工作，但是在電子檔案管理中卻存在一些問題，難以為高職學校各項工作的有序開展提供支撐和輔助作用。因此，為了滿足時代的發展和教育事業的需求，高職學校需要結合自身特點，積極探索電子檔案管理的新途徑和新方法，為高校的正常運行夯實基礎。

一、電子檔案的主要特點

電子檔案是指具有利用和參考價值的電子文件，其具有以下特點：第一，其以信息技術為支撐，利用現代設備進行利用和閱讀；第二，其可以通過計算機、智能手機等設備完成快速共享，擺脫時間和空間的束縛；第三，其保存不需要寬闊的空間，但是對磁性、濕度和溫度具有較高要求。

二、電子檔案管理的應用價值

(一)提升傳遞速度

電子檔案與紙質檔案相比較，在傳遞和查閱方面要更加便利，使用者利用信息設備，不需要到現場就可以完成檔案閱覽，突破了時間和空間的制約，在提升傳遞速度的同時，還可以保證檔案信息的完整性和安全性。

(二)降低管理成本

電子檔案不需要較大的空間進行信息保存，其以計算機和儲存設備為載體，可以減少對紙張和物理儲存空間的使用，起到環保節約的作用。同時，電子檔案還可以抵御生態災害帶來的威脅，保證檔案儲存的穩定性和長期性。

(三)提升共享程度

電子檔案更加便于查閱和使用，通過信息技術和計算機技術，可以提升檔案的共享程度，讓教職員工在使用檔案中，更加精確和快速的找到檔案。

三、優化高職學校電子檔案管理的相關策略分析

(一)完善管理機制

檔案管理工作對實現高職學校的穩定發展具有積極意義和關鍵作用，想要切實做好電子檔案管理工作，高職學校需要以電子檔案的特點為基礎，制定科學的監控機制，保證其管理效率和質量。首先，學校需要定期開展電子檔案的歸檔以及質量檢驗工作，如果發現異常情況需要及時處理，保證檔案歸檔的即時性；其次，學校要加強管理人員對電子檔案的認知，制定規范的操作流程和管理制度，實現檔案歸檔、鑒別以及整理等工作程序化；最后，學校需要對電子檔案編號分類進行嚴格監督，降低人為失誤的概率，為電子檔案管理實現有序化創設條件。

(二)優化管理團隊

人員是電子檔案管理的主體，管理人員的知識基礎、綜合素質和專業能力決定了檔案管理的效率和質量，因此，高職學校需要對現有的管理團隊進行優化，提升團隊的專業技能，為檔案管理工作更好的開展奠定人才基礎。首先，學校在選擇管理人員過程中，需要綜合考慮其專業能力、思想品質、職業素養和學習能力，保證其素質和能力符合信息化管理的要求；其次，學校要對管理人員開展定期技能和道德培訓，促使其掌握信息技術和計算機技術，具備良好的政治素養、職業操守和道德素養，防止出現信息隨意買賣、外泄等情況，為學校安全管理埋下隱患；最后，高職學校還要積極從社會中吸納相關方面的人才，不斷充實和優化電子檔案管理團隊，實現管理人員的知識結構、年齡結構最優化。

(三)加強安全管理

互聯網具有較強的開放性，以信息技術和互聯網為支撐的電子檔案管理，容易受到來自網絡病毒和黑客的威脅，因此，高職學校需要做好電子檔案的安全管理工作，保證檔案信息的安全性以及可靠性。首先，在建設電子檔案中，需要檢查計算機設備，保證其沒有病毒或者木馬，處于完全安全的狀態；其次，學校要購買正版的殺毒軟件，定期做好軟件和硬件的升級和更新工作，避免給檔案管理帶來質量影響；最后，為了防止電子檔案出現遺失或者盜取等情況，學校需要對檔案進行定期備份，安裝和開啟防火墻，防止病毒和黑客的入侵。

(四)提升職員認知

在信息時代下，電子檔案將成為檔案管理的必然發展趨勢，高職學校作為人才和知識的匯聚地，需要從發展的角度對全體教職員工開展教育和宣傳，提升其對電子檔案的認知，積極配合學校完成相關管理工作、首先，高職學校的領導需要發揮帶頭作用，轉變對電子檔案管理的認識，積極參與各種培訓，提升對檔案管理的重視程度；其次，高職院校要加強內部宣傳，促使廣大教職員工轉變對電子檔案的態度，以認真的態度配合相關部門做好檔案管理工作，提升其工作效率和質量。

四、結語

總而言之，隨著我國科學技術和信息技術的蓬勃發展，高職院校也要轉變對電子檔案的認知，積極探索電子檔案管理在檔案管理中的應用和實踐，用電子檔案逐漸取代紙質檔案，為學校的正常運行提供保障，推動高職教育向信息化以及現代化方向發展。