重大活動檔案管理的實踐與思考
——以世界互聯網大會檔案工作為例

慈 波 沈 煒/嘉興市檔案局

加強重大活動檔案管理，確保重大活動檔案完整、安全，充分發揮重大活動檔案存史資政育人作用，意義重大。近年來，嘉興市各級檔案部門牢牢把握檔案工作“走向法治、走向開放、走向現代化”的根本遵循，緊緊圍繞“留存最完整、最齊全、最系統的重大活動檔案”的工作目標，始終堅持“統一協調、各負其責、完整收集、集中管理、有效利用”的工作原則，結合嘉興工作實際，主動出擊、積極作為，突出重點、強化落實，注重載體、精準服務，取得了明顯成效。如，2014年至今開展的世界互聯網大會建檔工作，得到國家網信辦、省檔案局和嘉興市領導的充分肯定和社會各界的高度評價；“世界互聯網大會（烏鎮）檔案全過程監督”還被省檔案局列為全省20起檔案行政執法案例之一。

1 重大活動檔案管理的實踐分析

一是建章立制系統化。近年來，嘉興市先后印發了《嘉興市重大活動檔案管理辦法》（市政府令第32號）、《嘉興市檔案接收征集辦法》（市政府令第43號）、《嘉興市重要聲像檔案管理辦法》等規范性文件，為依法加強重大活動檔案管理、推進檔案資源建設奠定了扎實基礎。嘉興市檔案局積極響應，聯合相關部門先后制定了一系列有針對性的檔案管理辦法，如，聯合制定了《關于做好黨的群眾路線教育實踐活動文件材料收集歸檔工作的通知》《嘉興市大型運動會檔案管理辦法》等。此外，針對具體的重大活動制定具體的規章制度，如，為服務保障好世界互聯網大會檔案工作，嘉興市委辦印發了《關于認真做好G20杭州峰會、世界互聯網大會烏鎮峰會檔案資料管理工作的通知》，嘉興市檔案局與市網信辦聯合下發《關于做好全市世界互聯網大會檔案工作的通知》《世界互聯網大會檔案歸檔范圍和保管期限》《世界互聯網大會檔案文獻史料征集范圍和要求》，對大會形成檔案的組織管理、整理歸檔、利用、移交等作出具體規定，特別是明確了380多種文件材料、照片、音視頻、實物等歸檔范圍和保管期限，確保檔案管理有章可循、有規可依。

二是業務指導全程化。全市各級檔案部門借助嘉興市檔案史志QQ群、嘉興市檔案史志網站、“嘉興檔案”微信公眾平臺開設的“業務咨詢”“即時咨詢”“檔案講堂”等版塊，開展業務培訓和實時指導，督促做好重大活動檔案的收集、移交等工作。如，在服務世界互聯網大會檔案管理工作中，會議所在地的桐鄉市檔案局組建了檔案工作團隊，選派一名業務骨干全程參與指導大會檔案工作，在首屆大會籌備期間就通過QQ群、微信群把《浙江省重大活動檔案管理辦法》《世界互聯網大會檔案材料收集范圍和收集要求》等文件發放給各個工作組，督促相關人員主動收集和移交檔案材料，進一步提升相關人員的檔案意識、業務素質和專業技能。

三是監督管理規范化。健全完善“三同步”的重大活動檔案工作機制，即檔案工作小組和重大活動領導小組同步建立、檔案工作與重大活動各項工作同步開展、檔案管理經費預算與重大活動經費預算同步到位。以世界互聯網大會檔案工作為例，2014年10月，桐鄉市在組建首屆世界互聯網大會籌備組時，就將桐鄉市檔案局列為籌備組成員單位；嘉興市檔案局還與世界互聯網大會嘉興市保障服務協調小組辦公室聯合建立檔案工作小組，負責互聯網大會檔案工作的統一領導和管理，督促指導屬地世界互聯網大會檔案的收集、移交工作。此外，嘉興市檔案局開展年度歸檔整理和檔案數字化“一對一”評查、市縣聯動的“審計式、交叉式、全覆蓋式”檔案行政執法“雙隨機”檢查以及重點領域、重點部門檔案工作巡查等多種形式的監督檢查，確保歸檔材料齊全完整、整理規范、保管安全。2017年，嘉興市開展檔案法治層級監督規范化試點工作，建立健全市、縣（市、區）檔案部門層層監管、層層負責的工作機制，進一步提升各級檔案部門依法履職的規范化水平，取得了可借鑒、可復制、可推廣的“嘉興經驗”。嘉興市檔案局還被省檔案局評為全省法治檔案建設示范單位。

四是檔案征集精細化。根據《嘉興市重大活動檔案管理辦法》的規定，重大活動過程中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件、標志性實物等不同形式的歷史記錄，都應該收集。以世界互聯網大會為例，按照屬地管理原則，形成了以桐鄉主會場檔案為核心，嘉興市及其他各縣（市、區）分散形成的檔案為補充，全方位、多層次、精細化的世界互聯網大會檔案收集工作格局。為提高重大活動檔案收集的及時性、常態化，桐鄉市檔案局探索建立了固定機制，實現各類信息資料24小時“日歸檔”“不斷檔”；探索建立了與大會攝影師團隊對接與共享機制，實現照片、視頻等資料隨時收集、及時歸檔。目前共收集到前三屆世界互聯網大會領導講話、題詞留言、書畫作品等紙質檔案5580件，紀念章、通行證、志愿者服裝等實物資料179件，以及照片檔案25卷2250張、視頻檔案時長近2萬分鐘。同時，積極收集各類新聞媒體的宣傳報道，完善檔案結構。桐鄉市檔案局還依托室藏檔案綜合管理系統，開展世界互聯網大會電子檔案在線接收，將53GB檔案數據和7556條電子目錄接收進館，進一步豐富了館藏數字檔案資源。

五是檔案利用社會化。做好重大活動檔案規范整理、定期移交、安全保管等工作，及時開展紙質材料、照片、音視頻、實物材料整理及數字化工作并建設專題數據庫，按照相關規定做好檔案鑒定、開放等工作，為人民群眾查閱利用相關檔案資料提供規范、優質服務。嘉興市各級檔案部門按照“存量數字化、增量電子化”的工作要求，加快重大活動檔案的數字化轉換，并以數字化帶動檔案信息資源整合，為信息資源共享利用提供了信息支撐和數據保障。截至目前，前三屆世界互聯網大會檔案均已完成數字化轉換工作。此外，還依托收集齊全、保管科學的檔案資源，積極拓寬檔案信息資源的開發利用渠道。2017年，嘉興市檔案局利用與市地方志辦公室合署辦公的優勢，指導并參與《烏鎮志》編纂工作，積極提供相關照片及文字素材?！稙蹑傊尽繁涣袨椤吨袊傊疚幕こ獭分攸c項目，作為第四屆世界互聯網大會重要參閱資料分發與會人員，成為烏鎮對外交往的名片。

近年來，嘉興市重大活動檔案管理取得了一定的成績,但也存在一些問題。一是檔案收集難度較大。重大活動類型多、涉及領域廣，形成的檔案數量較大、類別繁多、載體多樣，單憑檔案部門或承辦單位的力量難以完整收集。特別是特殊載體檔案收集不完整的問題比較突出，這是因為部分單位對檔案的認識停留在紙質檔案層面，不重視實物、音視頻等其他門類和載體檔案的收集，造成部分珍貴的音視頻檔案、臨時機構印章等實物資料缺失或遺失，留下永久遺憾。二是部分單位檔案意識比較薄弱。有的單位認為重大活動檔案僅僅針對活動本身，對服務保障重大活動開展相關工作中形成的系列檔案資料重視程度不夠；有些單位認為檔案材料移交之后利用不便，不愿及時移交給屬地檔案部門；部分單位檔案員變動頻繁，檔案工作交接不及時、不到位。

2 加強檔案管理的若干思考

2.1 進一步增強檔案意識，形成工作合力

各級檔案行政管理部門要積極探索與相關部門（單位）構建重大活動檔案工作雙向互動對接機制，形成工作合力、優化資源整合、提升工作效能，為黨委、政府中心工作提供更加精準的檔案服務；要搭建重大活動檔案全過程跟蹤指導服務體系，開通檔案工作綠色通道，督促相關部門（單位）按照要求做好重大活動檔案管理工作，確保重大活動精彩全記錄。

2.2 進一步強化業務監管，確保檔案安全

各級黨委、政府要堅持以總體國家安全觀為指導，從維護國家安全的高度認識和推進重大活動檔案安全工作。各級各部門要把強化檔案資源建設作為檔案安全的起點，確保重大活動文件材料收集歸檔時“應收盡收”“應歸盡歸”、檔案移交接收時“應交盡交”“應接盡接”。各級檔案行政管理部門要實現檔案安全監督檢查常態化，大力推進檔案數字化、異地異質登記備份等工作，加強實體檔案與數字檔案的安全管理，確保檔案絕對安全。

2.3 進一步推動開放共享，展示檔案風采

各級檔案館要嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《各級國家檔案館開放檔案辦法》《中華人民共和國政府信息公開條例》等法律法規規定，做好重大活動檔案的鑒定開放、社會公開、共享利用等工作。各級檔案行政管理部門和檔案館要聯合相關部門（單位）通過出版專題匯編、舉辦展覽等多種形式，用檔案成果為重大活動增添亮色，為重大活動的順利舉辦提供檔案智慧、奉獻檔案力量、作出檔案貢獻。

[1]張國華.重大活動檔案收集工作的思考——以G20杭州峰會檔案收集工作為例.中國檔案[J].2017(8):41.

[2]盛春梅,王秋菊.浙江省重大活動檔案依法管理的實踐探索.浙江檔案[J].2013(10):56—57.

[3]俞桂忠.加強重大活動檔案收集工作的實踐要務.浙江檔案[J].2016(10):58.

[4]寧宇龍.用“洪荒之力”留住所有精彩——浙江省桐鄉市檔案局館收集世界互聯網大會檔案資料掠影.中國檔案報[N].2016—11—14(01).

[5]錢娟明.精彩全紀錄——首屆世界互聯網大會檔案工作側記.浙江檔案[J].2014(12):37—39.

[6]計晶,鐘琴.小城檔案部門的“大行動”——浙江省桐鄉市全力做好世界互聯網大會檔案工作側記.中國檔案報[N].2018—02—05(03).