創新機關檔案工作 服務機關工作大局全力推動省級機關檔案工作新發展
——在省直機關檔案工作會議上的講話（2018年7月26日）

■省檔案局黨組書記、局長 黃鳳平

同志們：

本次會議的主要任務是：以習近平新時代中國特色社會主義思想為引領，深入學習貫徹黨的十九大精神，進一步落實中辦國辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》和我省的實施意見，總結2013年以來省級機關檔案工作成績，交流經驗，研究部署今后一段時間的省級機關檔案工作任務，推動省級機關檔案工作新發展。

剛才，省政府辦公廳、省公安廳、省林業廳、省監獄管理局和云南大學分別從依法履行歸檔文件全程監管、強化公務禮品檔案的收集整理，加強系統檔案管理和專業檔案管理等方面作了交流發言，會后希望大家結合實際，學習借鑒他們好的經驗和做法，推動本單位檔案工作。

下面，我講兩個方面的意見：

一、開拓進取，服務中心，省級機關檔案工作取得新進展

近年來，在省委省政府的正確領導下，各省級機關和單位貫徹落實中央和省關于加強和改進新時期檔案工作的意見，進一步健全檔案工作的領導和工作機制，完善機關檔案工作機構，配齊配強檔案工作人員，建立齊全完備的機關檔案管理網絡，保障和加大檔案工作投入，分管領導甚至主要領導經常研究檔案工作、組織開展檔案檢查和督查，協調解決機關檔案工作中的實際困難，關心關注機關檔案工作的制度建設、人員培訓和業務建設，檔案保管條件和檔案信息化建設等省級機關、單位長期存在的短板問題逐步得到解決，檔案保管條件明顯改善，檔案工作水平明顯提高。

（一）機關檔案工作環境不斷優化

時任省委常委、省紀委書記、省監委主任的陸俊華就加強機關檔案資料數據安全作出批示；省委辦公廳領導班子多次召開廳務會專題會議聽取檔案工作情況匯報，研究檔案工作，并召開廳檔案工作會議；省委副秘書長、省委辦公廳主任劉立志召開協調會，對做好檔案工作，發揮檔案工作資政輔政作用提出明確要求；省政府秘書長楊杰在任省政府辦公廳主任期間，多次聽取辦公廳檔案工作匯報，組織研究辦公廳檔案工作，2017年12月楊杰秘書長親自主持召開全廳檔案工作會議，并到會講話對辦公廳檔案工作提出工作要求；省公安廳廳長任軍號、省環保廳廳長張紀華調研機關檔案工作；省國際博覽事務局局長劉琪琳親自部署第4屆南亞博覽會檔案工作；省監獄局、省移民局、省煤礦安全監察局、省紅十字會、云南財經大學等單位將檔案工作列為單位年度綜合考核內容；省審計廳將審計檔案歸檔情況列為審計機關優秀項目評選重要參考依據；云南農業大學升格檔案機構成立處級建制的檔案館；省社會保障廳、林業廳、移民局分別與省檔案局組成檢查組聯合開展社保、國有林場改革、移民檔案工作檢查；云南藝術學院分別于2015、2017年表彰檔案工作人員；省公安廳安排400余萬元建設數字檔案管理系統；省監獄系統投入500余萬元配備檔案設施設備，安排檔案工作經費共計447萬元；省財政廳投入100多萬元對檔案庫房進行改造，重新配備裝具、自動報警、防盜報警和視頻監控系統等設施設備。

目前，省級機關和單位都落實有檔案庫房，配備有必要的檔案設施設備，絕大多數單位實現了檔案人員辦公、檔案庫房、檔案查閱的“三分開”，80%的省級單位安裝了檔案密集架，70%的單位安裝了空調、除濕機、消防滅火器和溫濕度測量記錄等設備。

（二）機關檔案工作法治建設不斷完善

省級機關和單位認真貫徹《檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規，貫徹落實監察部、人社部和國家檔案局第30號令《檔案管理違法違紀行為處分規定》，增強依法治檔的意識，搭建和完善檔案管理網絡，不斷加強機關檔案制度建設，制定相關業務規范，明確管理責任，確定檔案種類及其歸檔范圍，制定檔案分類方案和整理規范，統一檔案工作流程和整理標準，強化對新領域、新行業、新門類檔案特別是與民生有關憑證類檔案的管理。五年來，圍繞保障和服務民生，針對精準扶貧、農村土地確權頒證登記、集體林權制度改革和集體林場改革、高等學校學籍、社會保險、婚姻登記、新型農村合作醫療、移民等涉及民生專業檔案的管理工作，省扶貧辦、農業廳、林業廳、教育廳、民政廳、社會局、移民局等行業主管部門先后與省檔案局聯合制發機關專業檔案業務規范30余個。省環保廳制發檔案管理辦法；省財政廳檔案涵蓋了基建、項目、人事、會計、資產評估、產權登記等諸多門類；省監獄局制發了學習貫徹落實加強和改進新形勢下檔案工作實施意見的文件；云南省藝術學校結合實際，制發《特色檔案建設方案》，強化對名人檔案、照片檔案的收集整理。省級機關和單位基本完成了《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的制訂和審批，初步搭建了包含機關檔案工作機制、規定，涵蓋文書、電子、照片、會計、實物等不同檔案門類型，涉及立卷歸檔、檔案保管、鑒定統計、查閱利用、工作職責、安全管理、應急處置等諸多業務建設，以及工作規范、業務流程、質量要求等方面的機關檔案制度體系框架，省級機關和單位檔案工作的法治化、制度化管理不斷推進。

（三）機關檔案資源建設不斷強化

省級機關和單位已形成了以國家檔案局8號令《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》為主干，各單位具體規定為枝葉的機關歸檔制度體系，為積累和豐富國家檔案資源奠定了堅實基礎。各省級機關和單位嚴格按照檔案法律法規的規定，及時開展機關檔案收集、歸檔和整理工作，170余個單位中，近140個單位完成了2017年度文件材料的整理歸檔工作。同時，根據機關工作全面發展，機關檔案門類不斷增加的實際，在做好文書檔案的同時，及時拓展機關檔案工作的領域，豐富機關檔案工作的內容，將反映機關職能活動和行政管理事務的其他載體形式的檔案一并收集歸檔，確保檔案的齊全完整。2013至2015年，按照省委辦公廳省政府辦公廳印發的《云南省檔案館收集檔案范圍細則》，共有79個省級機關和單位向省檔案館移交文書檔案10259卷、432187件，專業、科技檔案320740卷，音像檔案353盤，實物檔案623件。

（四）機關檔案規范管理不斷加強

自2012年始開展檔案工作規范化管理示范認定或復查工作以來，各省級機關和單位突出檔案管理的規范化，注重檔案干部的責任意識和創新精神，強調檔案工作的主動性和積極性，著力從完善工作制度、整合檔案資源、加強安全管理、加快信息化步伐、強化工作責任意識、增強工作主動性等方面規范開展機關檔案工作，截至2017年底，共有77個省級機關和單位通過檔案工作規范化管理示范認定或復查，有力促進了省級機關檔案工作的規范化管理水平，強化了省級機關和單位檔案特別是憑證類檔案的制度化管理。

（五）機關檔案信息化建設不斷推進

各省級機關和單位緊緊抓住檔案數字化這一戰略方向，按照省檔案局制定的規范標準體系、檔案數字化工作流程和質量安全控制體系，全力推進檔案信息化建設。省政府辦公廳已完成2013年以前正式印發公文檔案和2002年以來辦結文書檔案的數字化加工，建立與紙質檔案相對應的檔案數據，實現文書檔案的網上查詢利用；審計署昆明特派辦已建成全省第一個數字化檔案室，實現了檔案工作的數字化管理，已擁有目錄數據4.6萬條，數字化副本93.1萬畫幅，電子檔案3.8萬件；省公安廳啟動建設云南公安數字檔案管理系統，檔案數據達210萬畫幅；省監獄局系統已初步構建了全系統數字檔案體系的基本框架，擁有案卷級目錄24.6萬條，文件級目錄195.5萬條，數字化檔案達3.1萬卷18.9萬件；省新聞出版廣電局已數字化加工檔案32萬頁，錄入機讀目錄11萬條，并全部移交省檔案館；云南藝術學院實現20萬頁重要檔案的數字化保存。截至目前，省級機關、單位絕大多數安裝了省數字檔案館檔案管理系統功能模塊，實現了電子文件歸檔管理和及時接收的全面覆蓋。

（六）機關檔案服務能力得到提升

各省級機關和單位積極開展檔案利用工作，編輯各種檔案匯編，發揮資政輔政作用，服務機關工作和職能履行，為機關制定政策、人事管理、行政后勤、財務管理、工作總結、編史修志以及年度考核、紀檢巡視等工作提供了大量的憑據性材料，有力促進了機關的科學管理和高效運行。據不完全統計，近五年來部分省級機關和單位共提供檔案查閱利用服務近6萬余人次，僅省監獄局系統各單位就接待查閱2.5萬余人次，提供檔案5.5萬卷次、11.1萬件次，編輯組織沿革、大事記、文件匯編等共617種1700余萬字。

近年來，省級機關檔案工作取得了長足進步，值得肯定。但也要清醒地看到，省級機關檔案工作與新時代中國特色社會主義建設的要求還不能完全適應，與云南“三個戰略定位”的要求還不能完全適應，與云南經濟社會發展的需求還不能完全適應，依然存在著社會對機關檔案工作的要求與檔案工作發展不平衡不充分的問題，表現在：少數單位對檔案工作認識不到位，未將檔案工作納入議事日程，缺乏人員和經費保障，檔案管理設施設備不足，保管條件差，檔案安全隱患突出；檔案人員變動頻繁，新手多、兼職多，檔案管理業務能力不強，重紙質輕電子檔案、重管輕用的情況廣泛存在，難以適應新時代檔案工作需要；一些單位檔案法治意識不強，對待檔案整理歸檔純屬任務觀念，尚未形成自覺行為。

二、提高站位，創新工作，全力推進省級機關檔案工作新發展

當前和今后一個時期省級機關檔案工作的總體要求是：以習近平新時代中國特色社會主義思想為引領，深入貫徹中辦15號和云辦18號文件精神，貫徹創新、協調、綠色、開放、共享發展理念，服務全面建成小康社會、全面深化改革、全面依法治國、全面從嚴治黨戰略布局，持續推進檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設，充分發揮檔案工作服務機關各項工作的作用，以及省級機關檔案工作在全省機關檔案工作中的引領作用。

（一）著力把牢機關檔案工作的政治方向

習近平總書記曾指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，因為檔案工作是一項基礎性工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。在全面建設小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要。”2017年，習近平總書記瞻仰中共一大會址和嘉興南湖紅船并查看歷史檔案時指出：我們是為了不忘初心，堅持真理而來，我們的初心、真理就蘊含在這些檔案之中?！?/p>

機關檔案作為機關人、財、物、事的真實記錄，是機關治理的工具，是協調機關各項事務和各方面利益的憑據，是領導決策、工作查考、單位和職工維權的依據，是行使和發揮本機關職能的重要幫手，是國家檔案資源的最重要來源和組成。做好機關檔案工作首先要站穩政治立場、把牢政治方向，分清大是大非，始終堅持機關檔案工作的政治屬性，始終堅持“檔案工作姓黨”，始終堅持“為黨管檔、為國守史、為民服務”，筑牢對黨絕對忠誠這一機關檔案工作的政治基礎，在機關檔案工作中始終將政治紀律、政治規矩挺在前面，嚴格涉密檔案的安全管理，始終做政治上的明白人，紀律上的規矩人。

（二）全面貫徹落實中辦15號和云辦18號文件精神

中辦15號和云辦18號文是當前和今后一個時期加強和改進檔案工作、推動我省檔案事業科學發展實現新跨越的綱領性文件，兩個文件適應我省全面深化改革的新需要和檔案工作發展的新變化，對檔案和檔案工作的重要性作出了新概括，對各級黨委政府和各地區各部門各單位如何重視、支持檔案工作提出了新要求，對如何進一步完善檔案工作體制、健全三個體系，加大支持保障力度提出了一系列明確而具體的措施。各省級機關和單位要加深對機關檔案工作的理解和認識，正確界定檔案工作在機關工作的定位，切實履行國家調整檔案事務的法定義務，深入學習貫徹落實中辦15號和云辦18號文件精神，切實將檔案工作納入機關的議事日程，將檔案工作有機融合于機關職能活動和行政管事各項工作中，同部署、同落實、同檢查、同考核，在積累和豐富國家檔案資源的同時，充分發揮機關檔案工作在提升機關行政效能和治理水平，開展信息公開、提高行政透明度，完善自我監督、推行依法行政等方面的作用。

（三）全面強化機關檔案資源建設

省級機關和單位要根據信息技術發展的新形勢和各方面對檔案利用的新需求，繼續適時修改和完善本單位文件歸檔范圍和保管期限表，進一步擴大歸檔范圍和延長保管期限。要根據專業檔案具有種類繁多、數量巨大、管理復雜，與業務工作聯系密切的特點，本著盡可能地擴大歸檔范圍和延長保管期限的原則，盡快明確各種專業檔案的歸檔范圍和保管期限表，確定其流向，將專業檔案納入機關檔案工作管理范疇，實施有效管理。管理專業檔案時，要按照專業領域獨有、管理方式迥異的原則去確定專業檔案范圍，既不能不合理縮減，也不能無限擴張。要突出重點，優先抓緊抓好關系國計民生和群眾利益的專業檔案，要注重新的專業內容或新型載體、新形態檔案的形成和管理。在此重申，不管什么專業檔案，除了國家法律另有規定的以外，都應該納入機關檔案部門的監管，都應該由檔案部門集中統一管理，如條件限制，不能實現集中統一管理，機關檔案部門也要參與監督和管理，確保其完整齊全，真實準確，安全保密，規范好用。機關檔案工作中，要特別注意收集、歸檔、管理住房檔案、住房公積金檔案、人事檔案、職工工資表等涉及機關職工個人權益的檔案。機關網站、政務微博、政務微信等新興發布平臺，是機關內部管理和對外聯系的新平臺，是履行機關職能的新手段。各省級機關和單位要充分認識網站信息的檔案屬性，探索建立工作機制，將機關網站等中反映機關職能活動、與機關職工利益及人民群眾利益密切相關、具有保存價值的欄目、內容納入歸檔范圍，納入機關檔案工作范疇，實施有效的歸檔、管理。

（四）全力確保機關檔案實體信息安全

檔案安全是檔案工作的生命線和高壓線，也是檔案工作永恒的主題，任何時候都只能加強，不能削弱。各省級機關和單位要嚴格按照國家規范和標準確定機關檔案庫房，提高機關檔案庫房的安全防災標準。檔案庫房要與檔案存量及年增長量相匹配，至少應滿足未來10年檔案存放需要。檔案庫房不宜設置在地下室，不宜鄰近衛生間，朝向盡量避免南向和西曬，使用密集架時的樓面活荷載不應小于12kN／m2。檔案庫房、閱覽室、辦公室要分別設置，避免交叉。實施檔案數字化加工中，要切實落實檔案管理主體責任，健全數字化加工管理的制度與措施，著力加強檔案業務外包風險防控和安全管理。特別要加強對數據存儲和加工現場的安全管理，杜絕檔案信息外流和失泄密等各類安全隱患。

（五）全面推進檔案規范化管理示范認定

檔案工作實現規范化管理是各單位提高規范化和科學化管理水平，確保單位各項管理活動保持連續性、穩定性和嚴肅性的基本前提，是全面依法治國背景下實行檔案依法行政、加強檔案科學管理、確保檔案資源安全的必然要求，同時也是云辦18號文件和全省檔案事業發展“十三五”規劃明確的工作目標。各省級機關和單位要提高對認定復查工作重要性的認識，主動積極而為，已認定的單位，認定到期后要主動申請復查；尚未認定的，要積極向單位領導匯報，對照標準，認真梳理，查缺補漏，主動申請認定。各單位要通過檔案管理規范化示范認定和復查，不斷推進省級機關檔案工作在制度建設、資源建設、安全管理和信息化建設等方面實現新的突破，推動全省檔案工作的規范化管理上一個新的臺階。

（六）大力推進機關檔案信息化建設

信息化的機關檔案工作就是未來機關檔案工作的基本形式。省級機關和單位要對此高度重視，高位推動。

一要加強整體規劃。要積極爭取讓領導把檔案信息化工作納入本機關信息化建設整體規劃，統一部署、同步實施，確保檔案信息化與機關信息化協調發展。要精確掌握機關檔案資源現狀和發展趨勢、經費投入情況和技術支撐條件，精準定位功能需求，科學制定長期目標和階段任務，統籌合理地安排和使用財力、人力、物力，協調行動，確保其規劃科學、合理和可行；實施過程中，要特別注重解決資金合理分配、安全防范體系建設和增量電子檔案管理機制等問題，確保數字檔案室建設科學、安全、有序開展，避免失誤、浪費和低水平建設，力爭15年左右時間，省級機關和單位基本建成數字檔案室。

二要規范數字化工作。目前，一些單位存在辦公自動化系統與電子檔案管理系統兩張皮的現象，這是機關信息化與機關檔案信息化不同步造成的，將會嚴重影響電子文件的順利歸檔，造成后序工作的不必要浪費。要嚴格按照檔案數字加工的規范標準大力推進傳統載體檔案數字化工作，做到流程規范、格式統一、字段完整，符合安全保密要求，數字化時要以需求為導向、以必要為原則，確定數字化對象，做好規劃，分清主次，把需要永久保管或者利用率特別高的檔案優先數字化，以提高利用效率。數字化過程中，要高度重視數字化成果的真實性問題，保證依法依規確定數字化對象，對數字化成果的處理要保持原貌，并把數字化過程的元數據收集齊全。

三要著手開展數字檔案室建設。國家檔案局發布了《數字檔案室建設指南》，這將是今后一段時間機關檔案工作的重要內容和發展方向，希望省級機關和單位予以重視、關注，按照《數字檔案室建設指南》要求，積極推進本機關數字檔案室建設，做到“基礎設施夠用、管理系統好用、檔案資源適用”?！盎A設施夠用”就是基礎設施能夠滿足基本要求，又留有足夠冗余，能夠承擔文書、照片、聲像、專業檔案以及數字化成果的管理需要。鼓勵依托機關信息化基礎設施進行相關建設，已經具備基本條件的，要按照數字檔案室建設要求進行適當調整?！肮芾硐到y好用”就是要按照《電子文件管理系統通用功能要求》規定做好管理系統的需求設計、開發工作，做到功能齊全、便于擴展、方便易用。管理系統建設要充分兼顧當前需要和未來發展趨勢，既要有利于提高檔案管理效率，又要有利于檔案信息長期保存和安全保密。“檔案資源適用”就是要求檔案資源命名統一規范、文件格式和品質符合標準要求、元數據齊全完整。要特別注意文書類電子文件紅頭紅章等樣式要求和正本、定稿、公文處理單的版式要求。對一時無法達到這些要求的電子文件，各單位檔案部門也要應收盡收、應管盡管，為以后的數字檔案室建設積累檔案信息資源。

（七）嚴格依法移交到期檔案

定期向省檔案館移交檔案是省級機關和單位的法定職責。各單位要按照移交計劃繼續做好檔案進館準備工作，做到“進館范圍不縮減、進館要求不降低、進館時間不拖延”。進館范圍不縮減，是要求不但文書檔案要進館，而且照片、聲像以及印章等實物檔案也要進館；不但傳統載體檔案要進館，而且電子檔案和檔案數字化成果也要進館。特別要指出的是，禮品檔案作為國家公職人員因公務活動接受境內外的組織或者個人贈送的實物檔案，字畫檔案作為重要歷史事件的佐證憑據，對于豐富國家檔案資源的構成，多角度反映歷史事件具有重要意義。省政府規章《云南省國家檔案館管理辦法》規定，各級機關和單位應建立公務禮品檔案管理制度，按照規定向同級綜合檔案館移交公務禮品檔案。希望省級機關和單位在建立公務禮品檔案和書畫檔案管理制度并及時移交公務禮品檔案和書畫檔案方面作表率。進館要求不降低，就是要抓好進館檔案質量，注意把日常業務工作與檔案進館協調起來。不能平時不歸檔、不整理，臨時抱佛腳，突擊歸檔整理，不僅導致檔案案卷質量得不到保證，而且會出現有些應歸檔文件材料散失的情況，造成國家檔案資源的損失。進館時間不拖延，就是要按時移交檔案。《云南省檔案條例》規定，檔案形成10年內須向同級綜合檔案館移交。各省級機關和單位必須按照計劃，在規定時限內完成移交，移交時限最遲不得超過10年，是法律規定，必須不折不扣地嚴格執行。

（八）切實加強機構改革檔案的管理

深化黨和國家機構改革是推進國家治理體系和治理能力現代化的一場深刻變革，是新時代堅持和發展中國特色社會主義的必然要求，是加強黨的長期執政能力建設的必然要求，是社會主義制度自我完善和發展的必然要求，是實現“兩個一百年”奮斗目標、建設社會主義現代化國家、實現中華民族偉大復興的必然要求。改革涉及的省級機關和單位要高度重視這次機構改革中檔案的管理和處置工作，將檔案管理和處置工作納入機構改革工作的總體部署，科學制定檔案管理和處置工作方案。檔案管理與處置工作方案應包括檔案工作負責和人員安排，檔案收集、整理要求，檔案清點、交接程序以及日常保管、保用要求等，方案需經省檔案局同意后方可實施。新組建、職責優化、部分職責發生變化等改革涉及的部門和單位應及時明確檔案管理機構和檔案管理人員，建立健全檔案管理工作制度，并應按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》要求和重新確定的單位職能，重新編制本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，報省檔案局審查同意后執行。在機構改革中優化職責或部分職責發生變化的，沿用原檔案全宗，部分職責劃入其他機構的，劃入前履行該職責形成的檔案仍屬原檔案全宗。更名、調整領導管理體制的部門和單位可繼續沿用原有的檔案全宗和文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限。不再保留、撤銷建制部門和單位，要明確專門的機構和人員負責檔案的處置，檔案實行封口管理，規范整理后連同單位的重要資料一同及時移交省檔案館，任何單位和個人都不得私自帶走、留存、涂改、轉移檔案和重要資料，檔案處置不到位的，機構和人員不能散；丟失和銷毀檔案，按《檔案法》和《檔案管理違法違紀行為處分規定》追究有關單位和個人的責任。

（九）加大對機關檔案工作的支持保障

根據云辦發15號文件，各機關必須有領導分管檔案工作。分管領導要定期聽取檔案部門工作匯報，為檔案工作順利開展提供人力、財力、物力等方面的保障，真正研究并協調解決檔案工作中的重大問題，切實擔負起領導責任。各省級機關和單位要切實加強對機關檔案工作的領導，建立完善機關檔案機制，健全檔案工作網絡，把檔案工作納入本單位年度工作計劃，科學合理核定檔案工作經費，將檔案部門在文件收集、鑒定、整理、保管、安全保密、提供利用、編纂等方面的經費列入單位預算。特別要保障檔案數字化、檔案信息化建設以及設施設備運行維護的費用，為機關檔案工作的開展提供足夠支持。希望各省級機關和單位進一步關心檔案干部成長，把檔案干部培訓、交流、使用列入干部培養和選拔任用規劃，為檔案干部學習培訓、掛職鍛煉、交流任職等創造條件，培養一批有信息知識、懂檔案業務、會知識管理的復合型高素質檔案人才。

同志們，省級機關檔案工作直接為省級機關工作服務，做好省級機關檔案工作責任重大、使命光榮。讓我們緊密團結在以習近平同志為總書記的黨中央周圍，以新時代中國特色社會主義思想為引領，銳意進取、開拓創新、真抓實干，齊心協力推動省級機關檔案工作的新發展。