博物館陳列展檔案分類與管理

■ 鹿繼敏

近年來，隨著博物館事業的蓬勃發展，博物館陳列展覽也深受公眾的廣泛關注，陳列展覽是博物館直接服務民眾的重要手段，是實現博物館文化價值和核心功能的基本方式。博物館在陳列展覽過程中積累了內容豐富、形式多樣的原始檔案，客觀詳實的展覽檔案是陳列展覽工作的真實寫照，是博物館發展的歷史見證。然而博物館陳列展覽檔案管理工作并未受到足夠的重視，其規范和完備程度遠遠不及藏品檔案。如何管理好陳列展覽檔案并挖掘其利用價值，充分發揮它在博物館公共文化服務和博物館建設中的重要作用，是博物館檔案工作者面臨的一個重要課題。

1 博物館陳列展覽檔案的內涵及作用

1.1 陳列展覽檔案的內涵

陳列展覽檔案是指博物館在從事展覽過程中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，有條理地加以系列化整理，并按照科學方法保管起來的檔案材料。展覽檔案主要包括展覽前、展覽中、展覽后形成的歷史記錄，真實地反映了一個展覽的選題意義、設計水平、主題思想、社會反響等情況。

1.2 博物館陳列展覽檔案的作用

1.2.1 為陳列展覽工作提供參考資料。展覽檔案既是對過去工作的經驗總結，也是今后工作的寶貴資源。舉辦一個影響力較高、觀眾反響較好的陳列展覽，不僅需要選題的把握、策劃藝術的創新，更需要成功經驗的借鑒。展覽檔案真實反映了陳列展覽的舉辦情況，既記錄舉辦陳列展覽的成功和亮點，也記錄了其不足和缺陷，通過多年陳列展覽檔案材料的研究對比，不僅可供借鑒，盡快地提高陳列水平，少走彎路。尤其在舉辦形式、內容與之相近的展覽時，辦展人員可以在以往舉辦的陳列展覽基礎上加以創新和提升，同時完善之前的不足和缺陷，促使展覽水平不斷地提升。

1.2.2 為宣傳教育提供重要素材。陳列展覽是博物館宣傳教育的重要窗口，是公眾的第二課堂。陳列展覽檔案中的展品信息是宣傳教育的第一手教材，豐富的展品檔案信息蘊含的鮮為人知的“故事”，通科技手段對展品檔案資料加工、整理，讓生硬的展品資料“活起來”，只有展品資料豐富，“故事”才能講得生動，宣傳教育才會更有感染力，把展品信息傳輸給觀眾，觀眾在感受、欣賞、傾聽展品的“故事”時，也受到了鼓舞和教育。

1.2.3 為編研工作提供第一手資料。展覽檔案具有重要的歷史價值、藝術價值，其開發利用是歷史文化研究和檔案館文化工作的重要延伸。展覽檔案的信息是編輯史料、陳列文物研究的第一手資料。通過對文物信息的研究，深入挖掘文物蘊含的歷史故事、歷史文化。如利用展覽檔案編輯史料、專題資料匯編、研究專著等。

2 陳列展覽檔案的分類與內容

博物館陳列展覽檔案的內容包括從起草大綱、策劃設計、布置等舉辦展覽全過程的有關資料，為了使檔案材料能如實地反映出陳列展覽各項工作的全過程。應做到完備、詳盡、系統。可分成文書、圖表、聲像和實物等四大類，現分述如下:

2.1 文書檔案

文書檔案在陳列展覽活動中所形成具有保存價值的文字記錄。主要包括：1、陳列展覽的規章制度、計劃、方案、大綱、要求和總結；2、舉辦陳列展覽的請示、報告、批復等文件資料；3、由陳列草案、修改意見、專題會議紀要、專家意見、可行性報告等陳列展覽選題的過程材料；4、聯合舉辦展覽的意向書、協議書（合同）等；5、文物和輔助展品的清單，包括文物的名稱、時代、出土地、件數、完殘程度、用途等，還有展品的譯文資料；6、通過媒體、展板、報紙等方式對外宣傳的文字材料；7、講解詞文稿；8、觀眾留言、領導名人題詞或題字，以及觀眾發表的觀感文章；9、陳列展覽經費的預算、收支票據和憑證、決算等財務資料；10、其他有關的文字記錄資料。

2.2 圖表檔案

圖表檔案指在陳列展覽活動中所形成具有保存價值的圖表資料。1、陳列布局圖和設計圖，主要包括：展出的總平面布局圖、參觀路線圖，平面及空間展品布置圖、部分單元的立體圖、陳列設計的立體效果圖、側視的結構以及展出中使用的電路圖等。2、經費預算報告和成套表格，包括初表、修改表、定表等。

2.3 聲像檔案

聲像檔案主要以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式、記錄在政治陳列展覽活動中直接形成的、具有保存價值的包括照片、錄音帶、錄像帶、影視片等專門載體的歷史記錄。它是全宗檔案的重要組成部分。主要內容包括：1、展品及翻拍資料的影像資料、錄音資料。2、展覽現場拍攝的全部展覽資料的影像資料、錄音資料。3、在本館或外館展出時舉行的開幕式、座談會、聯誼會、觀眾參觀和講解員現場解說場面的影像資料、錄音資料。4、主要領導、著名專家學者、重要外賓參觀時的影像資料、錄音資料。5、新聞單位進行宣傳報道及宣傳廣告所用的影像資料、錄音資料。6、其他有關影像資料、錄音資料。

2.4 實物檔案

實物檔案即具有檔案屬性的實物，通過收集整理而轉化成的檔案。主要包括陳列展覽活動中獲得的獎杯、獎狀、獎牌、獎章、錦旗、榮譽證書等；上級領導知名人士的題詞字畫等;展覽相關徽章、手提袋、紀念品、紀念冊等實物。

3 加強陳列展覽檔案管理的措施

3.1 增強陳列展覽檔案意識。陳列展覽檔案是陳列展覽過程形成各類信息的匯總，通過陳列展覽檔案才能夠對陳列展覽情況、存在問題、社會反響有個較為全面和深入的認識，對再次舉辦陳列展覽具有極為重要的指導意義。首先，提高博物館領導的陳列展覽檔案意識，將陳列展覽檔案管理作為陳列展覽的重要內容來抓，與陳列展覽有機融合到一起，與陳列展覽工作同安排、同布置，做到有領導分管，有部署、有檢查、有獎懲，通過有力的獎懲措施使參與陳列展覽的人員都能牢固樹立檔案管理的理念和意識。其次，增強陳列展覽人員的檔案意識，陳列展覽工作人員是整個陳列展覽工作的實施者，各種陳列展覽檔案材料都是直接產生或交至他們手中，負責陳列展覽檔案管理人員嚴格按照陳列展覽檔案的分類方法做好各項零散資料的收集、整理與歸檔工作，明確歸檔責任人職責以保證陳列展覽檔案如期、完整地移交、歸檔。

3.2 注重陳列展覽檔案的收集整理。陳列展覽信息收集是陳列展覽檔案管理的基礎，陳列展覽檔案收集工作應貫穿于展前、展中、展后，與陳列展覽的策劃、籌備等工作同布置同安排。檔案工作人員應積極關注博物館舉辦的各種展覽活動，主動參與陳列展覽檔案的收集和整理工作中，并指導監督參與陳列展覽的工作人員做好檔案的收集、整理和歸檔工作。展覽檔案不同于其它業務檔案，點多、面廣，較分散，收集起來比較困難。檔案在實施展覽過程中直接形成的，往往分散在各個業務部門甚至個人手中，有些與其他博物館合作辦展的，還需要跨館收集，陳列展覽檔案收集涉及面較廣，難度較大，因此收集歸檔工作需要參與陳列展覽工作人員共同參與，齊心協力，才能確保陳列展覽檔案的完整性、原始性。在收集整理的過程中，既要區別載體，又要保持各類載體文件的有機聯系，使得不同載體檔案能相互參照，以保證所有展覽檔案的有序管理。

3.3 建立健全陳列展覽檔案管理制度。目前，國家對博物館陳列展覽檔案管理沒有統一的建檔標準和嚴格管理制度，由各館陳列部門根據工作需要自己制定建檔標準和管理辦法，還有的博物館參照藝術類檔案管理辦法生搬硬套，各自為政，隨意性較大，導致陳列展覽檔案管理混亂。因此，制定統一的展覽檔案建檔標準是博物館的當務之急，也是展覽檔案適應博物館的快速發展之需。因此，結合本館實際，從檔案的收集、整理、分類、鑒定、編目、保存管理、利用等各個環節都建立科學、合理的管理辦法，使檔案在管理過程中有章可循，有法可依，同時還應制定獎懲制度，提高檔案工作人員的積極性。真正做到編目詳明、制度健全、保管妥善的總體要求。

3.4 加快展覽檔案的信息化轉變。

博物館陳列展覽檔案管理應盡快從實體管理向網絡化、信息化管理轉變。許多展覽設計工作都通過計算機開展，設計文本都是電子格式，加強信息化管理是展覽檔案的一個發展趨勢。一是要加快展覽檔案的數字化。電子檔案雖在逐年增多，但紙質檔案仍然是陳列展覽檔案的主要載體，借助掃描儀，將原始的陳列展覽檔案材料轉化為數字檔案，建立全文數據庫，為展覽檔案的利用研究，提供快捷、方便的方式，提高其利用率。二是建立展覽檔案管理系統，針對博物館陳列展覽檔案的特性開發一個管理系統，或者在博物館檔案系統內設置展覽檔案管理模塊，與館內的其他檔案實現共同開發，設備共享。做好展覽檔案信息化，既實現展覽檔案的數字化掃描、查詢、著錄、利用等功能，也實現了不同載體展覽檔案文件的傳輸、保存，又要能更好地實現信息資源共享。

3.5 做好展覽檔案的開發利用工作。

展覽檔案具有很強的研究價值、利用價值，其開發利用是歷史文化研究的重要延伸，充分挖掘利用展覽檔案信息，使其社會價值、文化價值得到充分體現。如何做好展覽檔案的開發利用：一是將展覽檔案轉化為編研成果。根據檔案資料編寫可供參考的史料從書，如編輯史料、制作展品圖錄、專題資料匯編、撰寫有關文章和著作等，讓展覽檔案由“幕后”走向“臺前”。二是可以將展覽檔案化為展覽元素，可以進行展覽檔案信息的深層次加工，讓展覽檔案成為展品，也可以為網上展覽提供素材，實現展覽檔案信息的網絡再現，多方位地進行展覽信息傳播，更好地發揮展覽檔案的文化功能，讓展覽檔案“活起來”。

總之，陳列展覽檔案在博物館不是可有可無的，而是有著舉足輕重的作用，建好陳列展覽檔案，對提升博物館陳列展覽水平，擴大博物館的社會影響有著重要意義。因此，樹立正確的陳列展覽檔案管理理念、提高陳列展覽檔案管理人員的業務素質，建立完善的管理制度及充分利用現代化信息技術及設備是做好陳列展覽檔案管理工作的必要條件。

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